Universal recruitment recrute 01 Assistant administratif et comptable (interprète)

Lieu : Diamniadio , Dakar, Sénégal

Durée du contrat : 1 an et 11 mois (provisoire)

Cadre organisationnel

Ce poste sera situé au Secrétariat Général du Ministère du Développement des Compétences, de l’Apprentissage et de l’Intégration (MFPAI) du Sénégal à Diamniadio, Dakar. Le secrétariat travaille en étroite collaboration avec d’autres départements du ministère et au-delà pour mettre en œuvre des politiques de développement des compétences. L’Agence japonaise de coopération internationale (JICA) a dépêché un conseiller en développement des compétences au secrétariat pour soutenir techniquement le ministère et améliorer ses fonctions et sa structure organisationnelle.

Relations de travail

Ce poste travaillera sous la supervision du conseiller en développement des compétences. Les contacts internes se feront avec le personnel et les responsables des autres unités du MFPAI, notamment ceux du Centre de Développement des Compétences Techniques Sénégal-Japon (CFPT) et de la JICA, afin d’apporter un appui administratif dans le respect des normes applicables. Ces contacts comprendront la coordination des activités pour la prestation des services. Les contacts externes se feront principalement avec des prestataires de services, des banques et d’autres organisations, dans le but de coordonner et de suivre les questions en suspens.

Tâches et responsabilités clés

Ce poste épaulera le conseiller en développement des compétences dans diverses tâches liées à plusieurs types de réunions/séminaires et de déplacements ainsi qu’à toutes sortes de contrats. Les principales tâches et responsabilités du poste sont les suivantes :

Entreprendre des démarches administratives.

• Fournir un soutien administratif et de secrétariat général pour les réunions, séminaires et autres événements internes et externes (en personne/hybride/en ligne), y compris la préparation et la distribution des lettres d’invitation, des ordres du jour et d’autres documents ; organiser les installations et l’équipement de réunion ; prendre les dispositions de voyage et d’hébergement pour les participants et les conférenciers ; traiter la correspondance connexe ; préparer des estimations de coûts; et fournir un soutien et des informations aux participants.
• Prendre des rendez-vous avec le conseiller en développement des compétences et recevoir des visiteurs.
• Préparer les pièces justificatives.
• Participer aux réunions internes pour fournir des informations sur les questions administratives si nécessaire.
• Recueillir des informations provenant de plusieurs sources et fournir des contributions pour la préparation des rapports d’avancement et d’autres documents.
• Rédiger les contrats des collaborateurs externes.
• Effectuer d’autres tâches administratives générales, telles que l’entretien de la papeterie et d’autres fournitures de base et la gestion des stocks de documents et de publications si nécessaire.
• Effectuer le suivi des actions administratives auprès des services externes si nécessaire.
• Assurer la liaison avec les différents services et unités techniques du MFPAI.
• Tenir le conseiller en développement des compétences informé de l’avancement des activités administratives et proposer des actions si nécessaire.
• Assurer un soutien comptable et d’autres fonctions liées aux finances.
• Développer et maintenir une variété de budgets et autres registres et documents comptables pour garantir que les transactions sont appariées et complétées.
• Effectuer le suivi des questions pertinentes en suspens, notamment en contactant les banques pour clarifier les problèmes liés aux relevés de compte.
• Recueillir des informations provenant de sources multiples et fournir des contributions à la préparation des rapports budgétaires.
• Préparer des estimations de coûts et participer à l’analyse et aux projections budgétaires, selon les besoins.
• Soutenir les processus et procédures d’approvisionnement, y compris la rédaction de documents d’appel d’offres pour l’achat de biens et de services.
• Surveiller et fournir des informations sur l’utilisation des ressources pour les rapports de la JICA.
• Tenir le conseiller en développement des compétences informé de l’avancement des activités financières et proposer des actions si nécessaire.
• Assurer la traduction, l’interprétation et le soutien connexe.
• Traduire des rapports ou réviser les traductions d’articles pour publication si nécessaire, y compris la relecture ; mise en page; et vérifier l’orthographe, la grammaire, la ponctuation et le respect d’un style d’édition.
• Assurer la liaison avec des traducteurs ou des éditeurs si nécessaire.
• Soutenir la communication en interprétant de l’anglais vers le français et vice versa ainsi que de l’anglais vers une langue nationale et vice versa.
• Effectuer d’autres tâches connexes assignées par le conseiller en développement des compétences.

Exigences minimales

Éducation

Achèvement des études secondaires. Une formation de base en comptabilité ou en finance serait un atout.

Expérience

Au moins deux années d’expérience professionnelle en soutien opérationnel ou administratif, y compris la fourniture de services de soutien financier ou comptable. Une expérience de travail avec la JICA et/ou le MFPAI, y compris le CFPT, serait un atout majeur.

Langues

Excellente maîtrise de l’anglais et du français. La connaissance du wolof ou de toute autre langue nationale du Sénégal serait un atout.

Connaissances et compétences

• Bonne maîtrise des procédures administratives et des principes comptables.
• Bonne connaissance des techniques comptables et des méthodes bancaires.
• Capacité à utiliser Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook), Microsoft Teams et Zoom.
• Capacité à préparer des rapports de base, avec une connaissance de base de certaines règles internes pour la préparation de documents.
• Capacité à rechercher des informations provenant de différentes sources.
• Possibilité d’obtenir des services pour l’accomplissement de tâches auprès d’autres unités de travail à l’intérieur ou à l’extérieur du ministère.
• Capacité à conserver des dossiers et des fichiers.
• Une connaissance des activités de la JICA et/ou du MFPAI serait un atout.
• Bonnes compétences rédactionnelles et de communication au moins en français et en anglais ; capacité à mener des correspondances de manière appropriée ;
• Bonnes compétences interpersonnelles.
• Précision et souci du détail; capacité à travailler avec précision avec des données administratives.
• Respect de la diversité ; capacité à travailler dans un environnement multiculturel avec des attitudes et des comportements non discriminatoires et sensibles au genre.
• Bonnes compétences en gestion du temps; capacité à organiser son propre travail et à prioriser les tâches.
• Intégrité et transparence.
• Assumer la responsabilité de sa propre performance.
• Orientation qualité.
• Attitude collaborative.
• Capacité à travailler discrètement et en toute confidentialité.

Pour postuler, envoyez votre candidature à l’adresse suivante: [email protected]