Le VIS recrute 01 Responsable Administratif Sénégal

Le VIS – Volontariat International pour le Développement, a décidé d’ouvrir ses opérations au Sénégal au cours de l’année 2014. En cohérence avec la Planification Stratégique Régionale de l’Afrique de l’Ouest et la Planification Stratégique 2018-2020, le VIS a défini dans le domaine « Migration et Développement » et « Formation et insertion socioprofessionnelle » son positionnement dans le pays. En investissant en partenariat avec les Centres de Formation Professionnelle gérés par la Congrégation des Salésiens de Don Bosco (notamment à Tambacounda) et avec les acteurs publics responsables de ces deux secteurs : le Ministère des Affaires Etrangères et des Sénégalais de l’Extérieur et le Ministère de la Formation Professionnelle , apprentissage et artisanat;

• Rôle : Responsable administratif local (RAL)
• Pays : Sénégal
• Localisation : Kaolack, avec des missions fréquentes sur les chantiers, Tambacounda et Dakar (Sénégal)
• Date de départ : DÈS QUE POSSIBLE
• Durée : 12 mois (renouvelable)
• Personnes de contact : Le Coordonnateur Régional de Planification et de Contrôle (CRPC) de l’Afrique de l’Ouest sera le contact fonctionnel et le Représentant Pays (RPL) sera la personne de contact hiérarchique dans le pays.

But

Le Responsable Administratif a pour mission de :

• garantir une gestion administrative-comptable correcte, transparente et efficace des projets au Sénégal
• garantir l’organisation efficace des bureaux locaux du point de vue logistique, gestion administrative et personnel local.

Activités à réaliser 

Le responsable administratif sera responsable des activités suivantes :

• Élaborer le plan financier des projets, en collaboration avec le Coordonnateur régional de planification et de contrôle (CRPC) et le Représentant local du pays (RPL), recueillir les estimations et les évaluations sur place.
• Contribuer à la formulation des demandes envoyées par le Représentant local du pays (RPL).
• Assurer la bonne gestion des documents administratifs et comptables des projets, y compris ceux requis par les auditeurs et le bailleur de fonds ;
• Assurer la bonne gestion des caisses enregistreuses, des comptes courants bancaires et des rapprochements y afférents sur une base mensuelle ;
• Mettre à jour et vérifier le PN local, via le système de gestion (GIVE) et envoyer au CRPC les extraits c/c/b&casse, rapprochement.
• Assurer une bonne gestion administrative du personnel national (salaires, contrats, congés, autorisations…) ;
• Assurer la gestion directe et la formation du personnel administratif national.
• En collaboration avec le RPL / Project Manager, suivre la performance économico-financière des projets, en élaborant des plans financiers, des plans d’achat et en signalant tout écart par rapport au budget approuvé.
• Préparer la documentation nécessaire à la mise en place des procédures d’achats et de travaux (devis, appels d’offres, lignes de crédit, etc…).
• Elaborer les rapports financiers intermédiaires et finaux, sous la supervision du CRPC et en collaboration avec RPL/PM. Dans le cas d’un bailleur sur site, gestion des relations avec les auditeurs, présentation du rapport et envoi des compléments et modifications demandés par le bailleur en accord avec RPL/PM et CRPC.
• Tenir à jour l’inventaire de tous les actifs détenus par le VIS et éventuellement gérer les stocks dans un entrepôt approprié, en évitant d’endommager les marchandises stockées.
• Tenir constamment à jour la liste des fournisseurs locaux fiables et les contrats stipulés avec les fournisseurs, à utiliser lors du processus d’achat de biens et de services.
• Tenir à jour en permanence la liste des contacts du personnel expatrié et local de la Mission, pour toutes les bases du pays, et la transmettre aux Ressources Humaines à chaque mise à jour.

Conditions

Connaissance:

• Diplôme en économie ou dans des disciplines connexes
• Bonne connaissance d’Excel et des applications comptables
• Excellente connaissance du français écrit et parlé
• Connaissance de l’anglais « préférable »

Compétences:

• Expérience antérieure en gestion administrative-comptable de projets de coopération au développement d’au moins 2 ans;
• Expérience antérieure dans le reporting financier de projets financés par des bailleurs de fonds institutionnels.
• Connaissance des procédures d’achat des principaux bailleurs institutionnels (AICS, UE).

Capacité

• Capacité d’encadrement et vision globale des aspects économico-financiers
• Capacité à coordonner et superviser le personnel local conformément aux lois en vigueur dans le pays ;
• Capacité à former le personnel local par l’apprentissage par la pratique (formation sur le tas)
• Capacité à réagir à des événements inattendus;

Dimension psycho-aptitude :

• Fort esprit d’adaptation
• Bonne capacité à gérer les événements inattendus et aptitude à résoudre des problèmes
• Capacité à collaborer avec des homologues religieux
• Fiabilité et rigueur

Pour envoyer la candidature, remplissez le formulaire en précisant le rôle : Responsable administratif Sénégal 913.

CV, lettre de motivation et références sont requis (au moins 2 contacts).

Date limite de candidature : 21 septembre 2021

Seuls les profils répondant aux exigences requises seront contactés.Postuler