L’IRC recrute un Assistant Administratif.

Descriptif du poste

L’Assistant.e Administratif.ve facilite le fonctionnement efficace du service administration en effectuant une variété des tâches administratives.

Principales responsabilités

• Accueillir et orienter les visiteurs et les clients.
• Répondre et transférer les appels téléphoniques, envoyer des fax, numérise des documents.
• Enregistrer, suivre et archiver toute la correspondance physique entrante et sortante.
• Assister le Manager Department dans l’organisation des déplacements, réservations de salles de confé-rence, organisation de réunions, demande de visa, réservations d’hébergement pour le personnel et les visiteurs.
• Maintenir un système d’enregistrement des dépenses et de l’utilisation de la petite caisse.
• Assurer le maintien et la mise à jour des dossiers d’inventaire (fournitures et actifs).
• S’assurer que toutes les installations fonctionnent bien, y compris l’entretien ménager, les fournitures de bureau, l’électricité, l’entretien et les réparations, Internet et d’autres fonctions de communication au bureau
• Veiller à ce que toutes les factures soient payées à temps : loyers des bureaux, eau, électricité, communication, internet, loyers des maisons, frais de scolarité pour le personnel expatrié, et assurer la liaison avec les prestataires de services.
• Faire le suivi des visas d’expatriés et des permis de travail et demander systématiquement les renouvellements.
• Accompagner les expatriés pour les réservations de vols (R&R, congés annuels, congés dans les foyers), réservations d’hôtels, hébergements, déménagements…
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par le superviseur.

Exigences du poste

• Études universitaires/études supérieures en administration publique, en administration des affaires ou tout autre cours connexe.
• Au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire de préférence dans une organisation internationale.
• Experience en administration de bureau
• Capacité à développer et à entretenir de bonnes relations de travail dans un environnement diversifié et multiculturel.
• Approche axée sur les résultats pour planifier et hiérarchiser les activités administratives.
• Souci du détail, organisé et capable de gérer plusieurs tâches à la fois
• Solides compétences interpersonnelles, capacité à interagir efficacement avec les partenaires, les parties prenantes concernées et le personnel associé au bureau régional.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite en français et en anglais
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Capacité à assumer des responsabilités de manière autonome avec un soutien technique minimal.

Date limite : 11 Novembre 2021.