International Staffing Company recrute un Assistant de direction.

Notre client est spécialisé dans l’importation et la distribution des véhicules. L’assistant(e) de direction assiste un responsable (cadre dirigeant, directeur général…) afin d’optimiser la gestion de son activité.

Activités principales

Organisation

• Fixe les rendez-vous et les confirme.
• Organise les déplacements (réservations billets, hôtels et locations de véhicules).
• Organise les réunions : convocations, réservation de salles.
• Réceptionne, saisit et expédie les courriers (papier et électronique).
• Peut gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau : établit les commandes et vérifie la conformité des livraisons.
• Peut venir en appui aux autres directions en cas de besoin, sous la coordination du chef de service concerné

Gestion/suivi de dossiers

• Classe et prépare les pièces comptables liées à son responsable (factures, justificatifs de déplacement, etc.).
• Tenue d’une caisse
• Prépare les dossiers pour les réunions (y assiste éventuellement pour en établir le compte-rendu);
• Archive et classe les documents, les dossiers…
• Conçoit et rédige des courriers, notes, rapports ou comptes-rendus de réunions.
• Effectue la frappe de certains documents.
• Sur certains postes, peut vérifier l’état d’avancement des dossiers (clients internes/externes, fournisseurs…) et prépare des éléments de réponses.
• Peut éventuellement suivre les conditions d’exécution de contrats de maintenance.

Circulation/traitement de l’information

• Transmet au responsable et à ses équipes un certain nombre d’informations professionnelles.
• Joue un rôle d’interface entre le service et les interlocuteurs extérieurs.
• Coordonne et facilite la circulation d’informations entre la Direction générale et les autres services de l’entreprise.
• Toutes autres missions diverses qui pourraient lui être confiées par la hiérarchie

Profil de compétences

• Comportements et savoir-faire attendus
• Qualités d’organisation
• Esprit de synthèse
• Rigueur, discrétion
• Autonomie
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Maîtrise de soi, sang froid, résistance aux pressions
• Sens des priorités
• Sens de l’accueil
• Très bon relationnel
• Capacité d’adaptation
• Compétences transversales
• Bonne connaissance de l’organisation interne de l’entreprise (services, interlocuteurs…) et de ses partenaires extérieurs
• Savoir gérer les priorités et les urgences
• Savoir réagir de façon adaptée aux situations imprévues

Compétences techniques/professionnelles

• Techniques de secrétariat
• Méthodes de classement et d’archivage
• Techniques de gestion administrative
• Bonne maîtrise des fonctionnalités du téléphone (renvoi d’appel, mise en attente, etc) et du fax
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Cette description de fonction est évolutive et non exhaustive. Elle sera donc revue régulièrement.

Date limite : 9 Novembre 2021.