Administration Assistant
United Nations Development Programme (UNDP)
Dakar (Senegal)
Grade: NB2, Unspecified
Occupations: General Support
Closing soon: 31 Jul 2021

JOB DESCRIPTION

BACKGROUND
Sous la supervision directe du Représentant Résident Adjoint/Opérations, l’Assistant(e) Administratif(ve) assure le fonctionnement efficace du Bureau du RRA/O, la pleine confidentialité dans tous les aspects de ses attributions, le respect des procédures, la gestion des flux d’information et le suivi des dossiers et des engagements pris.
L’Assistant(e) Administratif(ve) occupe une position charnière au sein du bureau des opérations et de l’OMT. La discrétion et la loyauté sont des qualités essentielles pour accomplir les tâches décrites ci-dessous.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Résumé des Fonctions Clés:
• Fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant Résident Adjoint /Opérations
• Mise en œuvre des stratégies opérationnelles
• Support effectif à la communication et travail administratif du Bureau
• Assurer le renforcement et le partage des connaissances
• Administration de la gestion de l’actif

Assurer un appui à la gestion administrative et logistique des différents services et activités fournis par le Bureau du Représentant Résident Adjoint/Opérations pour l’atteinte des résultats suivants :
• Assurer un appui administratif et logistique à la gestion quotidienne du Bureau du RRA/O, en particulier pour la rédaction des courriers et messages officiels et internes du RRA/O, et de toute autre tâche administrative sur demande ;
• Gestion et organisation de l’agenda du RRA/O, tenant constamment à jour les engagements pris par le RRA/O sur l’agenda partagée dans Outlook. Rappel à temps et, si nécessaire, organisation du transport;
• Gestion efficace et discrète de l’organisation des réunions : Rédaction et préparation de documents d’information de haute qualité pour les rendez-vous les réunions et missions du RRA/O (avis de réunion, ordre de jour et résumé des actions à prendre pour un suivi efficace; et rédaction des procès verbaux) ;
• Suivi des dossiers et rappel des engagements du personnel ciblé, des dates butoirs des actions surtout lors des différentes sessions de clôtures financières, et recommandations des réunions. Classement des dossiers en assurant la confidentialité des documents;
• Traiter les requêtes de rental subsidy à soumettre au RRA/O en s’assurant de la conformité des seuils fixés ;

Mise en œuvre des stratégies opérationnelles
• Appui administratif et logistique au RRAO qui assure la Vice-Présidence du groupe OMT ;
• Assurer la gestion électronique de l’inventaire dans Atlas ;
• Coordination et suivi des activités et des recommandations du Groupe des Opérations du Système des Nations Unies pour le compte du Représentant Résident Adjoint ;
• Gestion des grandes enquêtes administratives périodiques auprès du personnel international et local ainsi que les enquêtes générales demandées par ICSC : distribution et collecte des informations, compilation et analyse des données sur les diverses activités opérationnelles et assurer leur consolidation.
• Coordination et suivi des plans d’action et rapports d’activité des opérations ;
• Mise à jour et transmission régulière du répertoire du personnel des Nations Unies.
• Toutes autres tâches administratives dans le cadre de la mise en oeuvre d’IPSAS.

Support efficace aux communications et assistance administrative pour l’atteinte des résultats suivants :
• Coordination de la diffusion de l’information entre les membres de l’équipe des opérations, du programme et des projets si nécessaire;
• Assurer une communication continue entre le management et le staff. Partage de l’information avec les autres services du bureau si nécessaire;

Appui à la gestion des actifs en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
• Établissement des procédures de gestion de l’actif du Bureau ;
• Etiquetage de tout meuble ou équipement dès leur réception de chez le fournisseur. Mise à jour des données sur les stocks de biens durables et suivi des mouvements de mobilier ;
• Saisie des données dans la base de données de gestion de l’actif (ATLAS) ;
• Appui à la gestion de la mise à disposition des biens matériels.
• Établissement d’un inventaire annuel des biens matériels afin d’assurer l’exactitude des inscriptions sur les livres et de localiser les biens. Obtention de l’approbation par les gestionnaires du décompte physique et de l’exactitude de la base de données de gestion de l’inventaire ;
• Préparation, certification et soumission en temps voulu des rapports d’inventaire.

Assurer la facilitation du renforcement et du partage des connaissances en se fixant pour objectifs les résultats suivants :
• Facilitation des connaissances pour le staff nouvellement recruté par l’organisation de formation dans les domaines suivants : présentation du courrier selon les normes du PNUD, protocole, maintien et savoir-faire et savoir-vivre.

Impact des résultats
Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité du bureau du Représentant Résident Adjoint et de l’OMT. L’analyse précise et la présentation d’informations renforce la capacité du bureau de pays et du Hub Régional et favorise l’image du PNUD en tant que contribuant efficace au développement du pays. La propre initiative du fonctionnaire est décisive dans les résultats du travail d’équipe.

COMPETENCIES

Compétences pertinentes pour l’organisation :
• Manifeste un engagement envers la mission du PNUD, sa vision et ses valeurs
• Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité et d’âge

Capacités fonctionnelles:

Gestion et apprentissage des connaissances
• Partage ses connaissances et son expérience
• S’emploie activement à poursuivre son apprentissage personnel dans un ou plusieurs domaines, agit sur le plan d’apprentissage et applique ses connaissances nouvellement acquises.

Développement et efficacité opérationnelle
• Compréhension des politiques et procédures en matière de gestion de l’actif du PNUD
• Aptitude à tenir des systèmes de gestion de l’actif, du matériel, des services et des réclamations
• Aptitude à extraire, interpréter, analyser des données et à résoudre des problèmes opérationnels
• Aptitude à superviser et conseiller le personnel de soutien
• Aptitude à accomplir un travail confidentiel et à gérer un volume important de travail
• Bonne connaissance des règles administratives
• Connaissance de l’Atlas
• Aptitude à contribuer à la redéfinition des processus internes et à la mise en œuvre du nouveau système.

Aptitude à l’encadrement et à l’autogestion
• Se concentre sur des résultats pour le client et répond de manière positive aux informations reçues
• Aborde le travail régulièrement avec enthousiasme ainsi qu’une attitude favorable et constructive
• Reste calme, maître de la situation et garde sa bonne humeur même sous pression

REQUIRED SKILLS AND EXPERIENCE

Education:
• Etudes, formations et spécialisations
• Éducation secondaire. Certification en administration souhaitable..

Expérience:
• 5 ans d’expérience pertinente en administration ou en service d’appui aux programmes.
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.). Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web.

Langues requises:
• Maitrise du Français et bonne connaissance de l’Anglais.

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