La FAO recrute une Assistante personnelle du coordonnateur sous régional (SFW).

Durée: 11 mois avec possibilité de renouvellement

La FAO s’attache à assurer la diversité – parité hommes-femmes, répartition géographique équilibrée et diversité linguistique – parmi son personnel et les consultants internationaux qu’elle emploie, afin de servir au mieux les États Membres dans toutes les régions.

Les femmes et les ressortissants d’États Membres non représentés ou sous-représentés possédant les qualifications requises sont encouragés à présenter leur candidature.

Les personnes handicapées sont également encouragées à présenter leur candidature.
Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Cadre organisationnel

L’équipe de l’Afrique de l’Ouest est principalement responsable de l’identification, de la planification et de la mise en œuvre des activités prioritaires de la FAO dans l’Ouest Afrique. Il sert de point focal pour toutes les questions liées à l’alimentation, la nutrition et l’agriculture. En particulier, l’équipe aide à maintenir et renforcer les liens de collaboration avec les représentants de la FAO dans les pays et les partenariats constructifs avec les sous-régions organismes de développement. L’équipe facilite la fourniture de conseils ou d’assistance techniques coordonnés en FAO, selon les besoins, conformément à l’approche décentralisée et au principe de subsidiarité, en servant de porte d’entrée en Afrique de l’Ouest et en mobilisant une expertise supplémentaire sur tous les sites.

Position hiérarchique

Sous la supervision du Coordonnateur Sous Régional et Représentant de la FAO au Sénégal

Domaine de spécialisation

Secrétariat bureautique, Management, Administration ou tout autre diplôme similaire

Tâches et responsabilités

• Organiser les réunions et les événements du Coordonnateur ;
• Gérer le calendrier du Coordonnateur Sous Régional de la FAO ;
• Recevoir les visiteurs et les diriger sur la source la plus appropriée ou bien s’occuper personnellement de leur requête, si possible. Effectuer et filtrer les conversations téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion.
• Préparer les réunions internes et externes, ainsi que les vidéo ou téléconférences y compris la réservation des salles de réunions.
• Procéder à la ventilation des courriers « Arrivée » (annotés par le Coordonnateur Sous régional de la FAO) aux destinataires (administration, programme, opérations…) ;
• Procéder à l’archivage des dossiers ;
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Mettre en forme les comptes rendus, les documents et les rapports ;
• Établir et tenir à jour la liste des noms, adresses et numéros de téléphone des partenaires et collègues de la FAO ;
• Appuyer à l’organisation de réunions sous régionales (Etablir les ordres de missions, Réservations hôtels, Security Clearance…) ;
• Appuyer l’Office Associate, Assistante du Coordonnateur ;

Appuyer l’administration en cas de besoin :

• Demandes de Cotations, Etablissement des demandes de paiements :
• Assurer la gestion des fournitures du Bureau Sous régional de la FAO ;
• Aider à gérer les réunions et documents de l’UNCT et l’UNSDG ;
• S’acquitter de toute autre tâche de son domaine de compétence qui pourrait lui être confiée par le superviseur.

Les candidatures seront examinées en regard des critères suivants:

Conditions minimales à remplir

• Diplôme universitaire en Assistanat de Direction, Ressources Humaines ou tout autre diplôme similaire.
• Trois ans d’expérience significative dans le travail d’appui administratif
• Connaissance pratique du français et l’anglais (niveau B)
• Bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
• Nationalité sénégalaise ou résident dans le pays avec un permis de travail régulier.

Compétences de base exigées par la FAO

• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Aptitudes techniques/fonctionnelles – Optionnel

• Bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation
• Bonne connaissance des systèmes institutionnels informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures administratives et des politiques
• Bonne connaissance des procédures administratives, de préférence celles adoptées par les Nations Unies ou la FAO, seraient considérées comme un atout.

Date limite : 4 Août 2021.