Civipol recrute un Assistant du Chef de Projet h/f.

Contexte et justification

CIVIPOL déploie dans des projets de coopération internationale les compétences et savoir-faire des Ministères français notamment en termes de sécurité et d’état civil. Bénéficiaire d’un contrat de subvention du Fonds Fiduciaire d’Urgence pour l’Afrique, CIVIPOL met en œuvre le Programme d’Appui au Renforcement du Système d’Information de l’Etat civil et à la consolidation d’un fichier national d’identité biométrique au Sénégal. Renommé NEKKAL, le programme vise à l’enregistrement systématique des actes d’état civil dans un système de gestion informatisé.

Sous la supervision de la Direction de l’Etat civil (DEC) , CIVIPOL est en charge de la construction de deux résultats : les propositions d’ajustement législatif nécessaires à la bonne coordination interministérielle de cette fonction régalienne transverse et la consolidation d’un Registre National d’Etat Civil accessible par les usagers – tant institutionnels qu’individuels.

L’exécution du programme est assurée sous la maitrise d’œuvre de la Direction de l’Etat Civil (DEC) du Ministère sénégalais des Collectivités Territoriales, de l’Aménagement et du Développement des Territoires (MCTADT), partenaire principal du programme ; elle implique de nombreux ministères et entités qui fournissent ou utilisent des données d’état civil (Justice, Affaires étrangères, Statistique, Santé, Ministère de l’Intérieur…)

L’intervention mobilise les acteurs sénégalais et une équipe locale de douze personnes sous la responsabilité du Chef de projet et la supervision de la DEC

Une équipe support est basée à Paris qui assure la gestion de la trésorerie, le soutien informatique et juridique.

Durant cette troisième année d’exécution, le programme devra réaliser un planning de forte activité d’ampleur nationale qui nécessitera une forte coordination des nombreux acteurs.

Il s’agit ainsi d’offrir un soutien opérationnel au chef de projet.

Objectifs de la mission

L’assistant du chef de projet acquerra une forte compétence opérationnelle au travers de son soutien quotidien au Chef de Projet dans toutes les dimensions de son activité.

De manière spécifique, il s’agit de :

• Contribuer à la transcription du suivi des opérations et des besoins du programme (rédaction des Termes de référence des contrats et marchés, rapports, compte rendus des réunions techniques et comités de pilotage) ;
• Relire et corriger les productions du programme tant sur la forme que sur le fond ;
• Contribution à la rédaction d’éléments de langage et de communication ;
• Préparer ou coordonner la préparation des supports de présentation des réunions du programme et plannings d’activité ;
• Consolider les éléments collectés auprès des équipes et prestataires pour une restitution synthétique et opérationnelle au Chef de Projet ;
• Assurer un suivi des actions décidées lors des réunions hebdomadaires d’activités ;
• Faciliter la planification et l’organisation des activités du programme ;
• Identifier les blocages, alerter et être force de proposition face à ces situations ;
• Contribuer à la lisibilité des besoins du programme et à leur retransmission aux équipes ;
• Effectuer des actions de veille et recherches documentaires et en faire une restitution concise et opérationnelle ;
• Assurer au besoin un lien avec le siège de CIVIPOL pour faciliter le suivi du projet ;
• Travailler en coopération avec le Responsable Administratif et Financier afin d’optimiser ses contributions dans un but d’efficience opérationnelle.

Formation et diplômes

• Être titulaire d’un diplôme bac+ 3 en management de projet, administration publique, sciences politiques ou une autre spécialité présentant un intérêt pour le projet ;
• Une expérience professionnelle en lien avec les projets transnationaux et/ou des fonctions similaires est un plus ;
• Avoir une expérience avérée dans l’appui d’un cadre à responsabilités.

Compétences professionnelles

• L’assistant(e) devra présenter les expériences et compétences professionnelles ci-après :
• Excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit ;
• Expérience d’environnements opérationnels fortement normés ;
• Connaissance avérée des projets de coopération multilatérale, une connaissance des projets de financement européen est un plus ;
• Maîtrise des outils numérique et principaux logiciels de bureautique (une bonne connaissance d’excel est un plus)
• Analyse critique des documents produits afin de s’assurer de leur respect des contraintes formelles, de leur opérabilité et de leur contribution à l’atteinte des objectifs du projet ;
• Capacité d’identification et d’analyse des besoins de l’activité, capacité à proposer des solutions opérationnelles ;
• Une connaissance du fonctionnement des administrations publiques du Sénégal est un plus ;
• Diplomatie et finesse d’analyse d’environnements complexes et des rôles respectifs des différents acteurs.

Ethique, management et leadership

• Un fort sens pratique et une attitude dynamique seront indispensables à la tenue du poste ;
• Sens du détail et souci de la qualité formelle des productions
• Grand sens de la confidentialité et de la diplomatie ;
• Esprit de synthèse et d’analyse ;
• Une forte résistance au stress et la capacité de travailler avec de fortes contraintes temporaires constituent la base de la réactivité nécessaire à la bonne tenue du poste.

Détails du poste

• Localisation : Poste à temps plein basé à Dakar, Sénégal, des déplacements sur le territoire voire à l’international sont à prévoir.
• Poste à pourvoir pour le 15 janvier 2023
• Contrat de mission jusqu’au 31 décembre 2023

Contact : Merci de bien vouloir adresser votre candidature avant le 8 janvier (lettre de motivation + CV, de préférence au format UE, copie d’une de vos restitutions écrite, par exemple un rapport de mémoire, copie des diplômes).