L’objectif de votre rôle est d’améliorer l’efficacité de la gestion de l’administration en fournissant un soutien à la Direction. Vous serez chargée de fournir un soutien administratif et de secrétariat aux équipes de l’entreprise, y compris tous les services. De plus, vous serez responsable de l’organisation et de la coordination des opérations et des procédures du bureau afin d’assurer l’efficacité et l’efficience organisationnelles.

Activités

• Fournir un soutien administratif et de secrétariat au Directeur Général et aux équipes
• Produire des informations en transcrivant, formatant, saisissant, éditant, récupérant, copiant et transmettant du texte, des données et des graphiques ; relecture et révision des lettres et de tous les rapports
• Assister la Direction avec leurs présentations PowerPoint et Excel ou leurs documents Word (c.-à-d. Dactylographie, formatage, révision, impression et reliure)
• Assister l’exécutif en acheminant la correspondance, rédigeant des lettres et des documents ; recueillir et analyser des informations ; lancer des télécommunications
• S’assurer que les courriers / correspondances entrants / sortants sont traités correctement et distribués quotidiennement (par exemple, lettres, courriels et colis)
• Gérer le calendrier des rendez-vous de l’exécutif en planifiant et en programmant les réunions, les conférences ou les téléconférences
• Préparer des rapports mensuels de revue des activités en collectant et en analysant les informations envoyées par les Managers
• Organiser les voyages internationaux : réservation de vols, d’hôtels et la gestion des visas internationaux
• Saisir les dépenses en utilisant le système approprié
• Rédiger les procès-verbaux des réunions, publier des rapports et assurer le suivi des tâches convenues
• S’assurer que les biens et les installations de l’entreprise sont en bon état
• Gérer le stockage de fournitures de bureau et passer les commandes
• Préparer des rapports réguliers sur les dépenses et le budget du bureau
• Maintenir et mettre à jour les bases de données de l’entreprise
• Organiser un système de classement pour les documents d’entreprise importants et confidentiels
• Répondre aux requêtes des employés et des clients
• Mettre à jour les politiques du bureau en cas de besoin
• Tenir à jour un calendrier de l’entreprise et planifier les rendez-vous
• Réserver et préparer les salles de réunion en cas de besoin
• Préparer des rapports et des présentations avec des données statistiques, comme assigné
• Planifier les événements internes et externes
• Gérer les voitures de l’entreprise et les chauffeurs, y compris les cartes de carburant, les cartes de péage, etc.
• Être l’interface avec les fournisseurs de fournitures de bureau
• Prendre soin des factures liées aux fournitures de bureau
• Effectuer toutes les autres activités requises par la Direction.
• S’impliquer activement dans la mise en œuvre des projets sociaux initiés par l’entreprise dans le cadre de sa politique RSE.

Diplôme et Compétences 

• Bac+3 en administration ou diplôme équivalent.
• Minimum de 05 ans d’expérience en tant qu’assistant de direction/administratif.
• Doit être à l’aise (oral et écrit) en anglais et en français.
• Une bonne connaissance de Word, Power Point et Excel est indispensable.
• Capacité à prioriser la charge de travail et à travailler de manière autonome.
• Compétences en rédaction administrative / Excellentes compétences en communication.
• Compétences en matière de rapport.
• Disponibilité, planification, organisation et gestion du temps