ONU Femmes recrute un agent des services administratifs.

Contexte

ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles ; l’autonomisation des femmes ; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

Relevant du directeur des opérations, l’agent des services administratifs soutient les opérations de bureau en effectuant une variété de processus administratifs standard garantissant la qualité et l’exactitude du travail. L’agent des services administratifs favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats. L’agent des services administratifs travaille en étroite collaboration avec l’équipe du personnel des opérations, des programmes et des projets pour assurer une prestation de services cohérente et pour résoudre les problèmes complexes liés à l’administration et à la livraison de l’information.

Devoirs et responsabilités

Prouver l’administration générale et le soutien aux opérations au bureau régional conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies d’ONU Femmes

Préparer le plan de travail pour l’équipe administrative;
Coordonner et superviser le personnel de soutien administratif du BR ;
Coordonner et superviser les expéditions et les arrangements de dédouanement ;
Coordonner et superviser les préparatifs de voyage;
Coordonner et faciliter l’organisation de conférences, d’ateliers et de retraites ;
Coordonner les services d’entretien des bâtiments; préparer/renouveler les contrats avec les prestataires de services et surveiller la prestation des services
Superviser les questions protocolaires, l’enregistrement du personnel, la coordination avec les autorités locales sur l’espace et d’autres questions administratives ;
Gérer et améliorer le système de classement assurant la conservation des documents confidentiels.
Gérer la petite caisse du bureau
Gérer l’approvisionnement en carburant des véhicules officiels ainsi que des véhicules du personnel international
Coordonner et organiser les processus de gestion des actifs et d’approvisionnement
Gérer les fournitures de papeterie de bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie et la tenue d’un journal de distribution ;
Fournir une assistance dans la gestion des actifs au bureau
Fournir des contributions substantielles à la préparation des plans d’achat pour le bureau et contribuer au suivi de leur mise en œuvre ;
Générer des rapports liés aux achats ; rechercher et rédiger des réponses aux demandes de renseignements ;
Examiner les demandes d’achat et lancer les procédures d’achat, principalement pour les micro-achats, pour l’équipement, les fournitures et les services de bureau et de projet ;
Organiser et gérer les activités et les processus d’approvisionnement, principalement pour les micro-achats ;
Coordonner les négociations contractuelles, préparer la demande d’attribution de contrat pour l’examen et l’approbation des autorités compétentes, au besoin ;
Coordonner et superviser la préparation des bons de commande (PO) et des contrats à l’intérieur et à l’extérieur d’Atlas ; assurer l’exactitude des bons de commande ;
Aider à administrer et à établir des accords à long terme (LTA) avec les équipes conjointes des Nations Unies.
Fournir un soutien administratif à l’acquisition et au partage des connaissances
Organiser des formations pour le personnel des opérations/projets sur les questions administratives ;
Compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d’administration, d’approvisionnement et de ressources humaines ;
Informer les membres du personnel sur les questions administratives générales ; fournir des conseils et un soutien administratif

Indicateur clé de performance

Respect des règles et règlements d’ONU Femmes ;
Services d’approvisionnement en temps opportun et de qualité ;
Exécuter les tâches de manière transparente et rentable ;
Fournir des conseils opportuns et de qualité aux clients;
Rapports opportuns et de qualité.
Compétences

Valeurs fondamentales:

Respect de la diversité
Intégrité
Professionnalisme

Les compétences de base:

Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
Responsabilité
Résolution créative de problèmes
Communication efficace
Collaboration inclusive
Engagement des parties prenantes
Donner l’exemple

Compétences fonctionnelles

Capacité d’administrer et d’exécuter des processus administratifs et des transactions ;
Capacité à effectuer des travaux de nature confidentielle et à gérer un volume de travail important ;
Excellente connaissance des règles et règlements administratifs;
Excellentes compétences en gestion informatique et Web ;
Capacité à extraire et interpréter des données
Compétences et expérience requises

Éducation

Un diplôme d’études secondaires est requis;
Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe est un atout
De l’expérience

Au moins 7 ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration, les achats, les ressources humaines ou les services de soutien logistique ;
Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.);
Expérience avec les procédures de l’ONU est un atout
Expérience dans l’utilisation d’ATLAS est un atout
Langue

La maîtrise de l’anglais et du français est requise
La connaissance de l’autre langue de travail officielle de l’ONU est un atout.

Date de clôture : 6 août 2021.