UICN recrute un responsable administratif

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet BIOPAMA, l’UICN-PACO ouvre cette position de responsable administratif et financier qui sera affectée au projet.

Le Programme pour la biodiversité et la gestion des aires protégées (BIOPAMA) aide les pays d’Afrique, Caraïbes et Pacifique (ACP) à traiter leurs priorités pour améliorer la gestion et la gouvernance de la biodiversité et des ressources naturelles. Le projet BIOPAMA offre divers outils, services et financement aux acteurs de la conservation dans les pays ACP. L’Union européenne et le Groupe des États d’Afrique, Caraïbes et Pacifique (ACP) ont investi 60 millions € par le biais du 11e FED dans le Programme pour la biodiversité et la gestion des aires protégées (BIOPAMA) sur six ans – ce qui en fait l’un des plus importants programme européen en faveur de la biodiversité. Il s’agit de la seconde phase du programme, qui s’appuie sur les réalisations de la phase initiale en y apportant de nouveaux éléments.

Le Responsable Administratif et Financier du projet BIOPAMA assurera la gestion administrative et financière du projet. Il rend compte au Chef Régional des Finances et de l’Administration du PACO et est placé sous la supervision fonctionnelle du Coordinateur du projet BIOPAMA.

L’UICN pourra lui attribuer la gestion d’autres projets d’une manière ponctuelle ou permanente.

Il sera chargé du suivi des dépenses du projet, de la rédaction et analyse des rapports financiers, de la préparation des audits. Il devra s’assurer de la conformité de la gestion financière, comptable et administrative du projet avec les lois en vigueur, les manuels de procédures du projet, les procédures du bailleur de fonds et avec les procédures de l’UICN. En collaboration avec les comptables des institutions partenaires, il fera un suivi strict des subventions qui seront octroyées aux acteurs locaux.

Il doit maintenir les flux de travail dans le système ERP en ligne en assurant le suivi des processus et des procédures, et par le biais de contact direct et virtuel avec le personnel clé national et régional de l’UICN.

Principales responsabilités

Comptabilité et finance :

• Vérifier les pièces justificatives soumises et préparer les documents comptables.
• Préparer les paiements et les mettre dans le circuit des signatures.
• Tenir la comptabilité du projet dans le NAV.
• Classer les pièces de façon ordonnée et rigoureuse sous forme papier et électronique.
• S’assurer de la facturation mensuelle des coûts de mise en œuvre du projet.
• Effectuer une analyse mensuelle de tous les comptes de bilan.
• Appuyer le Comptable Régional dans les rapprochements bancaires mensuels.

Trésorerie

• Consulter toutes les parties concernées pour faire l’estimation des besoins trimestriels et annuels.
• Préparer les données pour les appels de fonds auprès du siège et du bailleur de fonds

Budget

En coordination avec le responsable du projet :

• Préparer le budget annuel du projet ;
• Préparer la révision budgétaire (mid-year review) ;
• Administrer et mettre à jour du budget dans le Project Portal et dans le NAV.

Contrats et partenaires

• Aider à la préparation des dossiers nécessaires pour engager les dépenses.
• Aider à la préparation et à la révision de tous les contrats et les passer en revue, avant signature par les supérieurs hiérarchiques.
• Aider à la formation du personnel des partenaires et des acteurs de terrain si nécessaire pour garantir la conformité de leur gestion avec les règles administratives et financières de l’UICN et de l’UE.
• Vérifier les rapports financiers et les pièces justificatives soumises par les partenaires et les consultants.
• Tenir à jour les fichiers des contrats avec les donateurs, partenaires et consultants.
• Créer les sub-awards dans le NAV.

Audit

• Organiser et suivre la réalisation des missions d’audit internes et externes.
• Préparer les termes de référence et les contrats des audits externes et les soumettre pour approbation aux responsables.
• Assurer la liaison avec les auditeurs pour le suivi des questions d’audit/lettres de gestion et contribuer à la mise en oeuvre des recommandations des auditeurs.

Contrôles internes

• Contribuer à l’amélioration du système et des procédures de contrôle interne.

Établissement des rapports et suivi

• Préparer les états et rapports administratifs et financiers du projet.
• Faire les analyses et les suivis mensuels et annuels de la situation financière de chaque projet selon le budget approuvé. Discuter des problèmes rencontrés et les problèmes potentiels avec le Coordinateur du projet, le Chef Régional des Finances et de l’Administration et les partenaires.

Administration/Logistique

• Participer à l’organisation de l’inventaire annuel des biens du projets.
• S’assurer de la mise en place et de la mise à jour régulière des fiches de suivi des immobilisations, des documents douaniers et techniques ; et du contrôle de l’utilisation et des éventuels ventes, mises en rebut ou transferts des immobilisations à d’autres bureaux ou partenaires ;
• S’assurer de la mise en place et d’utilisation effective d’un système de classement et d’archivage.
• En collaboration avec le responsable de passation des marchés du bureau régional, acheter des biens et services selon les procédures en vigueur pour la demande, l’examen et l’approbation de l’examen des devis et la préparation des bons de commande ou des contrats
• Fournir une assistance en termes de dispositions de voyage et d’organisation d’ateliers, de formations et de séminaires ;

Qualifications et expérience

• Etre titulaire d’un diplôme universitaire niveau Bac+4 au minimum avec spécialisation en comptabilité, finances ou gestion ;
• Au moins douze (12) ans d’expérience professionnelle en gestion administrative et financière de projets de développement ;
• Expérience probante dans la gestion des projets financés par l’UE ou les banques de développement ;
• Maitrise des logiciels courants de bureautique (spécialement MS Office) et des ERP. Des expériences avec NAVISION souhaitées ;
• Excellente communication verbale et écrite en français et bonne connaissances en anglais (bonne capacité de rédaction);
• Disposer d’une expérience en travail d’équipe dans un contexte multiculturel et/ou multilingue, si possible en ONG, UN et/ou projets de développement ;
• Honnêteté et rigueur absolument indispensable ;
• Bonnes qualités relationnelles : courtoisie, patience, diplomatie, sens de la négociation ;
• Aptitude flexible au travail, être capable de travailler en dehors des heures de bureau ;
• Capacité de voyager régulièrement.

Date limite : 05 Juin 2023.