L’Organisation Mondiale de la Santé recrute un Responsable Administratif et Financier.

Dans le cadre de la préparation et de la réponse aux urgences sanitaires (EPR) de l’OMS, au niveau du hub, le titulaire fournira un soutien financier et administratif. L’objectif de ce poste est de gérer et de mettre en œuvre les services administratifs du Hub afin d’assurer le bon fonctionnement du budget général et des finances, des ressources humaines et de l’administration générale du bureau.

Devoirs et responsabilités

Le titulaire gérera et mettra en œuvre l’ensemble des services administratifs du département/bureau dans le domaine de la planification du travail, du suivi budgétaire et financier, des ressources humaines et de tous les services administratifs du bureau. L’agent administratif et financier relèvera de l’agent de soutien aux opérations et de la logistique (superviseur de 1er niveau), sous la direction générale du responsable régional des opérations et du soutien logistique, qui sera également le superviseur de 2e niveau.

Dans le cadre de la délégation de pouvoir, le titulaire se voit confier tout ou partie des tâches suivantes qui s’exercent selon les besoins et l’agenda :

Direction financière:

• Surveiller la mise en œuvre des contributions financières directes (DFC) au gouvernement, y compris les rapports financiers et techniques.
• Compiler les entrées pour créer et mettre à jour les plans de travail des clusters dans la gestion globale des services (GSM) ; examen régulier des coûts prévus par rapport au financement du plan de travail et aux budgets des subventions.
• Complétez les demandes d’activation, de distribution et de modification des récompenses.
• Surveiller l’utilisation des budgets d’attribution par rapport aux dépenses, les distributions d’attribution par rapport au financement de projet approuvé et les allocations de BP.
• Accompagner les demandes de création de fournisseurs.
• Identifier et traiter les révisions nécessaires des dépenses, des budgets d’attribution et du financement des projets.
• Assurer le bon fonctionnement du processus de workflow GSM au niveau du cluster, notamment en organisant des briefings réguliers pour les membres du personnel.
• Suivi de l’annulation des charges sur les activités.
• Effectuer toute autre tâche connexe assignée.

Ressources humaines et achats :

• Assister l’unité RH dans l’administration des congés pour les membres de l’équipe ; suivre les renouvellements de contrats des équipes et agir ; en conséquence, assurer le suivi du système de gestion et de développement de la performance (PMDS) des membres de l’équipe ; traiter les examens médicaux périodiques, le recrutement et la sélection temporaires et les départs.
• Aider au suivi et à l’examen des coûts de poste et des coûts de personnel.
• Soutenir et compiler les demandes d’achat de biens et de services ; accuser réception des biens et services, y compris la maintenance et la mise à jour de l’inventaire du cluster sur les articles non consomptibles.
• Aider à l’approvisionnement en ressources matérielles au niveau délégué au cluster au fur et à mesure des besoins de l’équipe.

Soutien administratif et coordination :

• Assurer la coordination générale des services administratifs et de soutien du cluster.
• Veiller au respect des règles et procédures organisationnelles sur toutes les questions et transactions administratives et financières ; entreprendre des séances d’information régulières pour les membres de l’équipe.
• Assurer le suivi de la mise en œuvre du programme, en attirant l’attention du superviseur ou d’autres cadres supérieurs sur les problèmes, les incohérences et les retards.
• Rédiger la correspondance de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ; ou les rediriger, le cas échéant, en attirant l’attention du superviseur ou des autres membres du personnel concernés. Aider à la rédaction d’évaluations et de justifications, au besoin.
• Fournir un soutien de coordination dans la préparation des réunions et des séminaires. Maintenir une liste centrale des formateurs/personnes ressources et des superviseurs des régions et des instituts nationaux et rassembler toute la documentation de base liée aux activités. Aider aux arrangements logistiques, le cas échéant (c’est-à-dire organiser la prise de notes, coordonner la préparation des procès-verbaux et des rapports, et organiser la traduction/l’interprétation).
• Fournir un soutien administratif aux membres de l’équipe du cluster, y compris le traitement des correspondances, les préparatifs de voyage et les préparatifs de réunion ; et Maintenir un système de classement.
• Fournir un soutien au personnel pour initier des demandes de voyage (TR) et donner des conseils sur les demandes de remboursement de voyage (TC) avec des orientations sur les pièces justificatives et la nomenclature de gestion des dossiers (RMS).
• Assurer une bonne administration des ressources physiques et des dispositions de bureau pour les membres de l’équipe, y compris les véhicules, le matériel de bureau, le mobilier et les fournitures, et produire régulièrement un rapport d’état.
• Superviser l’équipe de support administratif sous le cluster, attribuer des tâches et surveiller les performances.

Exigences de l’emploi

Éducation

Essentielle : Premier diplôme universitaire en finance, gestion, administration des affaires ou dans un domaine connexe d’un institut accrédité/reconnu.

Souhaitable : Diplôme supérieur en finance, gestion, administration des affaires ou dans un domaine connexe d’un institut accrédité/reconnu. Certification professionnelle dans des domaines tels que la finance, la comptabilité, la gestion des opérations, etc.

Vivre

Essentiel:

Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans une organisation internationale comparable dans au moins trois des domaines ci-dessous :

• Comptabilité financière, suivi et reporting, planification budgétaire, traitement des transactions, utilisation des systèmes de gestion financière et audit.
• Achat de biens et de services, soutien aux ressources humaines.
• Organisation d’événements, organisation de voyages.

Souhaitable:

• Bonne connaissance des processus commerciaux de bout en bout dans le système GSM de l’OMS ou des systèmes ERP similaires

Compétences

• Bonnes connaissances et compétences en comptabilité et finance.
• Compétences concrètes dans la gestion des processus administratifs.
• Solides compétences et compréhension dans le domaine des ressources humaines.
• Solides compétences dans l’utilisation des systèmes Oracle Enterprise Resource Planning ou de packages similaires.
• Solides compétences informatiques dans les applications bureautiques, y compris Excel , PowerPoint et Word.

Date de clôture : 26 juil. 2022, 21:59:00