L’AUF recrute un Responsable de la Gestion Documentaire et de l’Information.

À propos de l’AUF

AUF – l’Agence Universitaire de la Francophonie, créée il y a 60 ans, est aujourd’hui le premier réseau universitaire au monde avec plus de 1000 membres : universités, grandes écoles, et centres de recherche dans près de 120 pays. Révélateur du génie de la francophonie scientifique partout dans le monde, l’AUF, organisation internationale à but non lucratif, est aussi un label qui porte une vision pour un meilleur développement des systèmes éducatifs et universitaires : « penser mondialement la francophonie scientifique et agir régionalement en respectant la diversité ».

Rejoindre l’AUF, c’est donc avoir l’opportunité de travailler dans un environnement pluriculturel, dynamique et engagé dans le développement éducationnel, économique, social et culturel des sociétés.

Présentation

La Direction juridique est la garante de la conformité du cadre normatif interne et veille au respect des différents cadres législatifs et réglementaires applicables. Elle est également responsable de l’organisation des instances décisionnelles et du contentieux de l’AUF. Elle supervise la gestion documentaire et les archives, et gère le processus de gestion des conventions et des contrats qui engagent l’organisation.

Relevant de la Directrice juridique, basée à Montréal, la personne responsable de la gestion documentaire et de l’information élabore des politiques, règlements, directives et normes relatifs à la gestion des documents et des archives institutionnelles de l’AUF et veille à leur application.

Principales responsabilités

• Mettre en place ou actualiser les politiques et les procédures concernant les diverses fonctions et outils de gestion documentaire (acquisition, traitement, préservation, diffusion, plan de classification, calendrier de conservation, outils de repérage, etc.)
• Coordonner l’implantation de ces outils au sein des directions et départements en effectuant l’analyse des besoins, en définissant la stratégie de déploiement et la formation nécessaire aux utilisateurs
• Assurer la mise en place et l’organisation de l’outil de gestion électronique pour l’ensemble de l’AUF
• Organiser et animer des ateliers de formation
• Développer une expertise en matière de numérisation des archives comme support de conservation, de substitution et de diffusion au sein de l’AUF
• Assurer la gestion courante des archives, incluant la manutention de boîtes de documents
• Formuler des recommandations quant aux ressources financières, humaines et physiques nécessaires à la mise en œuvre de la gestion des documents et des archives
• Réaliser toute autre activité qui lui sera confiée par la Directrice juridique.

Qualifications et compétences requises

Formation

• Formation de niveau universitaire en gestion documentaire, archivistique, sciences de l’information et/ou sciences de communication
• Formation ou certification en gestion de projet, un atout

Expérience

• Un minimum de trois (3) années d’expérience en gestion documentaire et de l’information avec responsabilité progressive démontrée
• Expérience dans un contexte international ou multi-sites et multiculturel, un atout

Compétences

• Bonne connaissance des lois, normes et règles en matière d’archives et de documents technologiques, d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, notamment le RGPD, et des droits d’auteur ;
• Connaissance de la suite Microsoft Office 365 ;
• Connaissance d’Oracle, un atout ;
• Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ;
• Capacité à établir des priorités, planifier les activités multiples et respecter les délais en tenant compte des exigences de qualité et les échéances ;
• Faire preuve d’autonomie, de méthode et de rigueur ;
• Faire preuve de loyauté, d’intégrité et d’éthique professionnelle ;
• Faire preuve d’esprit d’analyse et de synthèse ;
• Faire preuve d’esprit d’équipe ;
• Faire preuve d’habiletés relationnelles et communicationnelles.

Conditions

• Lieu d’affectation : Dakar
• Type de contrat : Contrat à durée indéterminée
• Statut du poste : Local
• Date de l’entrée en poste: Dès que possible
• Rémunération : Selon la grille salariale de l’AUF applicable à Dakar

Ce poste correspond à vos attentes ? Faites-nous parvenir votre curriculum vitæ et lettre de présentation.

L’AUF favorise la parité.

Nous vous remercions de votre intérêt envers l’AUF et vous invitons à nous suivre sur notre site web (www.auf.org) et nos réseaux sociaux.

Date limite : 30 Avril 2022.