IUCN recrute 01 Responsable Administratif et Financier du projet Natur’elles

Contexte

L’Union internationale pour la conservation de la nature (UICN) est une union de Membres composée de gouvernements et d’organisations de la société civile. Elle offre aux organisations publiques, privées et non-gouvernementales les connaissances et les outils nécessaires pour que le progrès humain, le développement économique et la conservation de la nature se réalisent en harmonie. Créée en 1948, l’UICN s’est agrandie au fil des ans pour devenir le réseau environnemental le plus important et le plus diversifié au monde. Elle compte avec l’expérience, les ressources et le poids de ses 1300 organisations Membres et les compétences de plus de 13 000 experts. Elle fait aujourd’hui autorité au niveau international sur l’état de la nature et des ressources naturelles dans le monde et sur les mesures pour les préserver. Nos experts se divisent en six Commissions, dédiées à la sauvegarde des espèces, au droit de l’environnement, aux aires protégées, aux politiques économiques et sociales, à la gestion des écosystèmes, et à l’éducation et la communication.

Le projet fera partie du Programme Marin et Côtier (MACO) du Programme de l’Afrique Centrale et de l’Ouest est basé à Dakar et travaille sur les problématique liées au milieu marin et côtier. Disposant actuellement d’un portefeuille de 3 projets, le programme est appellé à se développer à l’avenir, particulièrement sur les thématiques de lutte contre l’érosion côtière et de protection des ressources naturelles littorales. Toutefois dans la mise en oeuvre quotidienne, pour des raisons de cohérence et de facilité administrative, le projet sera placé la supervision du chef de mission du bureau Sénegal, aussi basé à Dakar. De férquentes missions par le charge de mission du bureau Sénégal et du coordinateur MACO s’effectueront afin d’assurer un suivi technique et adminstratif adéquat et une insertion et une bonne insertion du projet dans les deux programmes.

Description du projet

Le projet Natur’ELLES, financé par Affaires Mondiales Canada (AMC) et dont le lead est attribué à l’ONG SOCODEVI, contribuera à l’adaptation aux changements climatiques (ACC) de communautés vulnérables des écosystèmes à mangroves des aires marines protégées (AMP) des deltas du Sine Saloum et de Casamance, au Sénégal. Basé sur une analyse des vulnérabilités socioéconomiques et environnementales liées aux impacts de l’évolution du climat et de l’érosion de la biodiversité, le projet répondra aux besoins spécifiques et aux priorités stratégiques des femmes des communautés littorales, en particulier autochtones, tant au sein des villages des mangroves, qu’à l’échelle plus large de la zone côtière.

Description du poste

Responsabilités principales 

Le Responsable Administratif et Financier du projet assurera la gestion administrative et financière. Il rend compte quotidiennement au Coordonnateur du projet Natur’elles UICN, et sera sous la supervision directe du … et du Coordinateur de Programme Marin et Côtier. Il est aussi placé sous la supervision fonctionnelle du Chef Régional des Finances et de l’Administration du PACO.

Il sera chargé du suivi des dépenses des projets, de la rédaction et analyse des rapports financiers, de la préparation des audits et devra collaborer à la rédaction du manuel de procédures du projet. Il devra s’assurer de la conformité de la gestion financière, comptable et administrative des projets avec les lois en vigueur, les manuels de procédures des projets, les procédures du bailleur de fonds et avec les procédures de l’UICN. En collaboration avec les comptables des institutions partenaires, il fera un suivi strict des budgets qui seront octroyées aux acteurs locaux.

Il doit maintenir les flux de travail dans le système ERP en ligne en assurant le suivi des processus et des procédures, et par le biais de contact direct et virtuel avec le personnel clé national et régional de l’UICN.

Tâches spécifiques

Comptabilité et finance:

• Vérifier les pièces justificatives soumises et préparer les documents comptables.
• Préparer les paiements et les mettre dans le circuit des signatures.
• Tenir la comptabilité des projets dans NAV.
• Classer les pièces de façon ordonnée et rigoureuse sous forme papier et électronique.
• S’assurer de la facturation mensuelle des coûts de mise en oeuvre des projets.
• Effectuer une analyse mensuelle de tous les comptes de bilan.
• Appuyer le Comptable Régional dans les rapprochements bancaires mensuels.

Trésorerie

• Consulter toutes les parties concernées pour faire l’estimation des besoins trimestriels et annuels.
• Préparer les données pour les appels de fonds auprès du siège et du bailleur de fonds.

Budget

En coordination avec les responsables des projets.

• Préparer les budgets annuels des projets.
• Préparer les révisions budgétaires (mid-year review).
• Administrer et mettre à jour les budgets dans le Project Portal et dans NAV.

Contrats et partenaires

• Aider à la préparation des dossiers nécessaires pour engager les dépenses.
• Aider à la préparation et à la révision de tous les contrats et les passer en revue, avant signature par les supérieurs hiérarchiques.
• Aider à la formation du personnel des partenaires et des acteurs de terrain si nécessaire pour garantir la conformité de leur gestion
• avec les règles administratives et financières de l’UICN et d’AMC.
• Vérifier les rapports financiers et les pièces justificatives soumises par les partenaires et les consultants.
• Tenir à jour les fichiers des contrats avec les donateurs, partenaires et consultants.
• Créer les sub-awards dans NAV.

Audit

• Organiser et suivre la réalisation des missions d’audit internes et externes.
• Préparer les termes de référence et les contrats des audits externes et les soumettre pour approbation aux responsables.
• Assurer la liaison avec les auditeurs pour le suivi des questions d’audit/lettres de gestion et contribuer à la mise en oeuvre des recommandations des auditeurs.

Contrôles internes

• Contribuer à l’amélioration du système et des procédures de contrôle interne.

Établissement des rapports et suivi

• Préparer les états et rapports administratifs et financiers des projets.
• Faire les analyses et les suivis mensuels et annuels de la situation financière de chaque projet selon le budget approuvé. Discuter des problèmes rencontrés et les problèmes potentiels avec le Coordinateur du projet, le Chef Régional des Finances et de l’Administration et les partenaires.

Administration/Logistique

• Participer à l’organisation de l’inventaire annuel des biens des projets.
• S’assurer de la mise en place et de la mise à jour régulière des fiches de suivi des immobilisations, des documents douaniers et techniques ; et du contrôle de l’utilisation et des éventuels ventes, mises en rebut ou transferts des immobilisations à d’autres bureaux ou partenaires ;
• S’assurer de la mise en place et d’utilisation effective d’un système de classement et d’archivage.
• En collaboration avec le responsable de l’administration du bureau régional, acheter des biens et services selon les procédures en vigueur pour la demande, l’examen et l’approbation de l’examen des devis et la préparation des bons de commande ou des contrats;
• Fournir une assistance en termes de dispositions de voyage et d’organisation d’ateliers, de formations et de séminaires;
• Effectuer d’autres tâches qui peuvent lui être assignées de temps à autre.

Qualifications et compétences exigées

• Etre titulaire d’un diplôme universitaire niveau Bac+4 au minimum avec spécialisation en comptabilité, finances ou gestion ;
• Au moins douze (12) ans d’expérience professionnelle en gestion administrative et financière de projets de développement ;
• Expérience dans la gestion des projets financés par un des grands bailleurs ;
• Maitrise des logiciels courants de bureautique (spécialement MS Office) et du logiciel comptable ERP NAV Vision ;
• Excellente communication verbale et écrite en français (bonne capacité de rédaction) et bonne connaissance en anglais ;
• Disposer d’une expérience de travail en équipe dans un contexte multiculturel et/ou multilingue, si possible en ONG, Nations-Unies et/ou projets de développement ;
• Honnêteté et rigueur absolument indispensable ;
• Bonnes qualités relationnelles : courtoisie, patience, diplomatie, sens de la négociation ;
• Flexibilité au travail, être capable de travailler en dehors des heures de bureau ;
• Capacité de voyager régulièrement dans la zone

Lieu d’affectation:

Le poste sera basé à Ziguinchor, Sénégal.

Durée du contrat:

La durée du contrat est d’un an renouvelable.

Date limite : 10 Décembre 2023.