Contexte et Mission

L’unité de service de la GIZ est une entité chargée de fournir des prestations en matières administrative, comptable, financière, évènement et voyage pour l’atteinte des objectifs des projets.

La mission du poste est d’assurer la gestion efficace, conforme et transparente des achats de services et des processus de contractualisation, notamment dans le cadre de l’organisation d’événements, en accompagnant les projets, programmes et pôles sectoriels dans l’expression de leurs besoins, la sélection des prestataires et la conclusion des contrats.

Le/la titulaire du poste veille au respect des règles et procédures de la GIZ, à la qualité et à la traçabilité des dossiers ainsi qu’au bon déroulement des différentes étapes du processus contractuel. Il/elle joue également un rôle de conseil et d’appui auprès des clients internes, notamment dans la préparation des demandes, l’analyse des offres, la négociation avec les prestataires et le suivi de l’exécution des contrats.

Enfin, il/elle contribue à l’amélioration continue des processus d’achat et de contractualisation, à la digitalisation et à la standardisation des pratiques, ainsi qu’au renforcement des compétences des équipes sur les règles et exigences applicables.

Vos responsabilités principales

• Évaluer les offres et propositions soumises au regard des critères définis et des spécifications requises, et conduire les négociations avec les prestataires.
• Assurer un suivi régulier des processus d’achat et informer, dans les délais appropriés, les projets, programmes et pôles sectoriels de leur état d’avancement ainsi que des éventuelles difficultés rencontrées.
• Fournir aux projets, programmes et pôles sectoriels un appui-conseil et un soutien administratif dans le cadre de l’acquisition de prestations de services et de la contractualisation d’événements.
• Accompagner les clients internes et externes dans la préparation, l’examen et la négociation des contrats, dans la limite du seuil de délégation de 8 000 €.
• Conseiller et accompagner les clients internes dans la préparation et la formulation de leurs demandes relatives à l’organisation d’activités et d’événements.
• Former et conseiller les équipes techniques sur les règles, procédures et exigences de la GIZ en matière d’achats, ainsi que sur la qualité, la conformité et l’exhaustivité des dossiers.
• Veiller à la conformité des processus d’achat avec les directives et procédures de la GIZ, en garantissant l’utilisation systématique de modèles et formulaires standardisés et à jour à toutes les étapes du cycle contractuel : vérification, préparation, traitement, signature, exécution, archivage et gestion des éventuels litiges.
• Assurer l’archivage physique et numérique des dossiers traités, conformément aux règles et procédures de la GIZ.
• Contribuer à une culture d’amélioration continue en recueillant régulièrement les retours des collègues et des partenaires, en adaptant les approches en fonction des difficultés rencontrées et en favorisant une communication claire et transparente afin de renforcer l’adhésion aux nouvelles méthodes et pratiques.

Votre profil

Profil

• Être titulaire d’un Master II (Bac+5) en achats, commerce international, économie, gestion ou dans tout autre domaine pertinent.
• Justifier d’au moins 5 années d’expérience professionnelle dans le domaine des achats de services et de la gestion de contrats, notamment avec des hôtels, traiteurs et autres prestataires de services événementiels.
• Avoir une bonne connaissance des règles et procédures de passation des marchés, des processus d’appel d’offres ainsi que des exigences en matière de conformité et de contrôle interne.
• Maîtriser les outils Microsoft Office 365 et disposer d’une expérience pratique des outils numériques de gestion et de suivi des contrats.

Compétences souhaitées

• Démontrer une solide capacité à organiser, gérer et suivre l’ensemble du processus de contractualisation, depuis l’identification du besoin et l’analyse des offres jusqu’à la conclusion, l’exécution et l’archivage des contrats.
• Posséder de bonnes compétences en analyse administrative et financière des offres, ainsi qu’une capacité à évaluer les propositions au regard des critères établis et à conduire des négociations avec les prestataires.
• Une expérience au sein d’une organisation internationale, d’un organisme de coopération au développement ou d’un environnement similaire constitue un atout majeur.
• Faire preuve de rigueur, d’organisation et d’un excellent sens du suivi, avec une attention particulière portée au respect des procédures, des délais et à la qualité documentaire.
• Disposer de bonnes capacités relationnelles et de communication, permettant d’accompagner et de conseiller efficacement les clients internes ainsi que de collaborer avec les prestataires externes.
• Être capable de travailler de manière autonome tout en favorisant une collaboration étroite avec les équipes techniques et administratives, dans un environnement multiculturel et exigeant.

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