Helen Keller recrute une Assistante Exécutive – Gestion et coordination du programme. (Basé à Dakar).

Guidée par l’héritage remarquable de sa cofondatrice, Helen Keller, Helen Keller Intl s’associe aux communautés qui s’efforcent de surmonter les cycles de pauvreté de longue date. En fournissant les éléments essentiels d’une bonne santé, d’une alimentation saine et d’une vision claire, nous aidons des millions de personnes à créer un changement durable dans leur propre vie. Travaillant dans plus de 20 pays – en Afrique, en Asie, en Europe et aux États-Unis – et en collaboration avec une communauté mondiale de sympathisants, nous veillons à ce que chaque personne ait la possibilité – comme Helen l’a fait – d’atteindre son véritable potentiel.

Helen Keller est à la recherche d’une adjointe exécutive à l’équipe exécutive du programme pour fournir un soutien administratif et une assistance de haut niveau afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau du directeur des programmes (CPO) et une coordination efficace de l’équipe exécutive du programme et de la haute direction du programme – Le Le poste apportera également un soutien aux deux directeurs régionaux, basés au bureau de Dakar. L’adjoint de direction jouera un rôle crucial dans la gestion des horaires du CPO et de l’équipe de direction du programme, dans l’organisation des réunions et dans la gestion d’une variété de tâches administratives.

Il s’agit d’un poste de recrutement local basé à Dakar au bureau régional d’Helen Keller à Dakar, au Sénégal. La rémunération et les avantages seront de niveau I au bureau de pays du Sénégal et toutes les conditions générales locales s’appliqueront.

Relations fonctionnelles

L’assistant exécutif relèvera du responsable du programme en chef et interagira régulièrement avec les membres de l’équipe exécutive du programme, les autres subordonnés directs du responsable du programme en chef et les deux directeurs régionaux de la région Afrique. Vous interagirez également avec d’autres membres de l’équipe de direction et avec l’adjoint exécutif du PDG. Vous coordonnerez les réunions, apporterez votre soutien lors des réunions de l’équipe de direction et participerez à des projets interfonctionnels impliquant plusieurs départements.

Principales responsabilités

• Gérer efficacement les calendriers du CPO et de l’équipe de direction du programme, y compris l’organisation des réunions et des rendez-vous. Coordonner avec les parties prenantes internes et externes pour planifier les réunions et assurer la disponibilité du CPO et des autres hauts dirigeants.
• Gérer les communications entrantes et sortantes au nom du CPO. Rédiger et préparer des courriels, des lettres, des rapports et d’autres documents. Maintenir des canaux de communication efficaces entre le bureau du CPO et les différents départements.
• Coordonner et préparer le matériel pour les réunions récurrentes (y compris l’équipe de direction régionale Afrique) et ponctuelles, y compris les ordres du jour, les présentations et les procès-verbaux. Organiser les lieux de réunion, l’équipement audiovisuel et la restauration selon les besoins. Assister aux réunions RMT, rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des mesures à prendre.
• Maintenir un système de classement bien organisé dans le lecteur partagé Helen Keller et gérer la documentation liée aux activités du portefeuille CPO. Assurer la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.
• Collaborer avec les équipes et les départements concernés pour mettre en œuvre des pratiques standardisées de gestion de documents pour les hubs nationaux.
• Fournir une formation et des conseils aux membres du personnel sur les meilleures pratiques en matière d’organisation et de classement des documents dans le système du Country Hub.
• Surveiller l’utilisation du système Country Hub pour garantir le respect des protocoles de gestion des documents établis.
• Effectuer des contrôles/audits annuels pour vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la sécurité des documents stockés sur le Country Hub.
• Organiser les voyages de l’équipe exécutive du programme et des deux directeurs régionaux basés à Dakar, y compris les réservations de vols, l’hébergement à l’hôtel et les demandes de visa, selon les besoins. Préparer les itinéraires et les notes de frais de déplacement.
• S’assurer que les plans de voyage du directeur des programmes et de son équipe s’alignent et sont partagés conformément aux politiques et directives de l’organisation.
• Autres tâches : Entreprendre des projets et des missions spéciaux assignés par le directeur des programmes, tels que, sans toutefois s’y limiter : préparer des présentations, soutenir le développement du contenu du site Web d’Helen Keller, publier des publications et faciliter les communications sur les réseaux sociaux.

Diplômes et compétences

• Baccalauréat en administration des affaires, en communication, en gestion ou dans un domaine connexe (de préférence).
• Expérience avérée en tant qu’assistant de direction ou rôle similaire, de préférence en soutien à la haute direction.
• Solides compétences organisationnelles et en gestion du temps avec la capacité de prioriser les tâches et de gérer plusieurs responsabilités simultanément.
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale. Capacité à rédiger de la correspondance professionnelle et à préparer des rapports.
• Maîtrise de l’utilisation d’outils et de logiciels de productivité tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel , PowerPoint, Outlook) et les systèmes de gestion de calendrier.
• Flexibilité pour s’adapter aux priorités et aux délais changeants.
• Excellentes compétences interpersonnelles, y compris des capacités d’écoute active, de discrétion et de confidentialité lors du traitement d’informations sensibles, pour communiquer efficacement entre les cultures,
• Capacité à effectuer des tâches qui nécessitent une très grande attention aux détails et à synthétiser efficacement de grandes quantités d’informations.
• La maîtrise de l’anglais est requise. Un test écrit de compétence en anglais est requis pour les candidats francophones ; la maîtrise du français est un atout.
• Capacité à prioriser la charge de travail, à assumer la responsabilité du travail et à le mener à terme.
• Capacité et volonté de travailler sous pression avec une attitude positive, au sein d’une équipe mondiale.
• Collaboratif, flexible et orienté solutions.
• Respect démontrable de toutes les personnes, quelle que soit leur religion, leur origine ethnique, leur classe sociale ou leur sexe, avec un niveau élevé d’aisance à travailler dans un environnement diversifié et un engagement démontré envers des normes éthiques professionnelles élevées.
• Engagement envers le travail et la mission d’Helen Keller Intl.
• Capacité et volonté de travailler selon des horaires flexibles pour s’adapter à plusieurs fuseaux horaires.

Postuler

Les candidats qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae à : [email protected] . en indiquant le titre du poste dans la matière. Les candidatures seront acceptées jusqu’au 22 décembre 2023.

Helen Keller se consacre à la création d’une main-d’œuvre inclusive où la diversité de tous les genres est pleinement valorisée.

Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans distinction d’origine ethnique, de race, de caste, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de handicap ou de toute autre caractéristique qui n’affecte pas la capacité d’accomplir les tâches requises.