Description du poste

• Poste : Assistant(e) de Finance / Finance Assistant
• Nombre : deux (2)
• Lieu : Dakar.
• Durée : une année avec possibilité de renouvellement

L’assistant(e) de finance est responsable de l’exécution des tâches comptables et extra comptables, particulièrement de la gestion des fonds alloués aux activités de terrains des programmes, des décaissements et paiements et de la saisie de ces transactions comptables.

Il/Elle fait le suivi des budgets des activités des programmes, sous supervision directe du Directeur des finances.

Ces responsabilités inclus de manière non exhaustives les points suivants :

Finances et comptabilité

• Contrôler le niveau des lignes budgétaires des activités des différentes initiatives mises en œuvre au niveau du sous-bureau et en faire le point au coordonnateur terrain de l’activité.
• Vérifier et corriger si besoin toutes les requêtes de dépenses sollicitées par les projets, en s’assurant de l’existence d’un budget approuvé et de la disponibilité de fonds suffisants dans la ligne budgétaire pour engager les dépenses prévues.
• Remonter toutes les informations nécessaires au bureau de Dakar concernant les besoins de paiement et s’assurer de l’exhaustivité des liasses comptables (requête approuvée, PV de sélection, bon de commande, bon de livraison, acquittement, décharge de réception, ligne budgétaire).
• Enregistrer les transactions en utilisant le logiciel comptable suivant les orientations du superviseur.
• Assister le staff de terrain dans la gestion de la consommation de carburant.
• Effectuer la revue et la réconciliation des avances de fonds mises à la disposition des agents des programmes.
• Effectuer diverses missions de vérification des dépenses sur le terrain.
• Scanner et archiver électroniquement toutes les pièces comptables
• Participer à l’élaboration des états financiers mensuels et des documents de travail du mois à l’attention du superviseur.
• Tenir la petite caisse pour les petites dépenses.
• Préparer l’état mensuel des avances non encore justifiées à l’attention du Directeur des finances et suivre leur apurement.

Administration :

• Assurer l’archivage électronique de tous les documents administratifs et comptables.
• Assurer la fluidité interne de la diffusion, transmission et exécution des informations administratives (courriers, notes de service).
• Faciliter et vérifier les budgets des visites des missions externes
• Disponibiliser les ressources financières pour les d’achats par la petite caisse et justifier la tenue de la petite caisse
• Aider à préparer toutes les réunions et ateliers planifiés dans la région en collaboration avec l’équipe programme.

Autres

• Assister dans la mise en place d’un système d’archivage approprié des rapports financiers et programmatiques des projets.
• Assister dans le suivi des budgets des projets.
• Assister le département dans le suivi de la gestion comptable des structures bénéficiaires des fonds des projets.
• Assister dans le suivi des activités d’audit interne ou externe.
• Accomplir toute autre tâche en liaison avec les objectifs de Helen Keller Int’l qui pourraient lui être confiées.

Qualifications et Compétences Requises

• License en gestion financière, comptabilité, administration ou autre combinant administration et finance ou un diplôme universitaire équivalent
• Expérience professionnelle d’au moins (3) ans dont au moins (02) ans dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.
• Expérience en matière de comptabilité et finances, et/ administration de bureau avec une bonne expérience d’assister les opérations sur le terrain
• Bonne capacité organisationnelle, avec capacité de travailler en autonomie dans un environnement caractérisé par des délais précis et serrés.
• La connaissance des règlements des bailleurs de fonds, et/ou d’autres agences de développement de gouvernements étrangers, et d’autres agences de développement multilatérales est un atout.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français.
• Bon niveau (parlé et écrit) en anglais serait un atout.
• Connaissance avérée des systèmes de comptabilité en ligne indispensable ;
• Très bonne connaissance de l’informatique, notamment de la suite bureautique Microsoft (Word ; Visi; PowerPoint ; Outlook), et solides compétences en Excel avancé,

Aptitude à :

• Exercer des fonctions qui requièrent une grande attention aux détails ;
• Hiérarchiser la charge de travail, assumer la responsabilité du travail et en assurer le suivi jusqu’à son achèvement.
• Maintenir un équilibre en cas de stress.
• Expérience de Travail dans une structure organisationnelle décentralisée avec une approche hautement collaborative.

Pour postuler

Les candidatures doivent être enregistrer sur le https://forms.office.com/r/JgDGSMTJsh au plus tard le 10 août 2024 et Les dossiers de candidatures compose d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae envoyés à [email protected] en indiquant le titre du poste en objet « Assistant(e) de finance»

NB : les candidat(e)s devront enregistrer leur candidature sur le lien https://forms.office.com/r/JgDGSMTJsh et l’adresse mail ci-dessus pour être pris en compte lors du dépouillement. Ceux qui ne suivront pas ces deux étapes seront éliminés.

Procédure de recrutement

La sélection se fera dans un premier temps sur dossier et seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s pour un test écrit et/ou un entretien oral avec un jury.

Dans l’esprit de notre fondatrice et homonyme, Helen Keller se consacre à la création d’une main-d’œuvre inclusive où la diversité sous toutes ses formes est pleinement valorisée.

Tous les candidat(e)s qualifié(e)s seront pris(es) en considération pour un emploi sans égard à l’origine ethnique, la race, la caste, la couleur, la religion, le sexe, l’origine nationale, l’âge, le handicap ou toute autre caractéristique qui n’a aucune incidence sur la capacité d’effectuer les tâches requises.