Secretariat, Assistanat
Assistante de Direction CDD
Ellipse Projects
Ellipse Projects recrute une Assistante de Direction
Missions du poste
Organisation
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter que les informations essentielles.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).
Communication
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
Autre
- Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
- Réaliser un suivi administratif du personnel.
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).
Veuillez envoyer votre CV à l’adresse email indiquée.
