La position:

Le poste d’assistant personnel du directeur régional adjoint est situé au bureau régional de l’Ouest et du Centre de l’UNFPA à Dakar et relève du directeur régional adjoint.

L’assistant personnel du directeur régional adjoint fournit un soutien administratif et de secrétariat, en maintenant une confidentialité totale dans tous les aspects de la mission, le maintien des procédures de protocole, le flux d’informations et le suivi des délais et des engagements pris.

Comment vous pouvez faire la différence :

L’UNFPA est la principale agence des Nations Unies chargée de créer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le plan stratégique de l’UNFPA (2022-2025) réaffirme la pertinence de l’orientation stratégique actuelle de l’UNFPA et se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes. Ces résultats traduisent nos engagements stratégiques sur l’accélération des progrès vers la réalisation de la CIPD et des ODD dans la Décennie d’action jusqu’en 2030. Notre plan stratégique appelle les États membres, les organisations et les individus des Nations Unies à « mieux construire », tout en s’attaquant aux impacts négatifs de la pandémie de Covid-19 sur l’accès des femmes et des filles à la santé sexuelle et reproductive et aux droits reproductifs,

Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d’un personnel doté de principes et d’éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux, et qui les défendra avec courage et avec pleine conviction.

L’UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact ; nous avons besoin d’un personnel transparent, exceptionnel dans la façon dont il gère les ressources qui lui sont confiées et qui s’engage à fournir l’excellence dans les résultats des programmes.

Objectif du poste :

L’assistant fournit un soutien administratif et financier au programme et à l’équipe technique, en particulier pour conseiller et soutenir les bureaux de pays de la région, et pour soutenir la gestion du programme régional. L’assistant personnel du directeur régional adjoint fournit également des données et une aide à la recherche.

L’assistant personnel du directeur régional adjoint travaille avec et fournit un soutien aux membres de l’équipe des opérations et des ressources humaines du WCARO, ainsi qu’à l’équipe du personnel de coordination du programme dans les bureaux de pays, à l’assistant personnel du directeur régional adjoint et aux agents de Siège, bureaux régionaux et bureaux de pays ainsi que tout le personnel du bureau régional. Les contacts avec le personnel et d’autres membres du personnel favorisent la réalisation d’objectifs communs et d’objectifs partagés et démontrent un engagement personnel envers le mandat et la vision organisationnelle de l’UNFPA.

Les contacts internes et externes comprennent l’échange d’informations sur des aspects plus larges du domaine de travail, ce qui peut inclure la clarification de questions non courantes impliquant une contribution technique.

Vous seriez responsable de :

• Assurer des flux de communication optimaux entre le bureau du directeur régional adjoint et le personnel du bureau régional et des autres unités (cos et siège) ainsi que les homologues externes, grâce à une utilisation efficace de la communication écrite, verbale et électronique ;
• Enregistrer et acheminer les documents entrants du DRD au personnel du bureau pour action; examiner et assurer la conformité aux directives et procédures du Fonds de toute la correspondance sortante et soumettre par l’intermédiaire du SA pour la signature du DRD ;
• Rédiger la correspondance non substantielle, prendre des dictées et des types de correspondance, des documents et des rapports en s’assurant que l’orthographe, la ponctuation et le format sont corrects ; et en consultation avec l’AS — répondre aux demandes d’informations, qui peuvent être de nature confidentielle, en temps opportun, de manière discrète et précise ;
• En collaboration avec le SA, rechercher les dossiers, collecter les informations demandées et organiser le matériel pour répondre aux besoins du DRD. Cela comprend la préparation d’informations et/ou de brefs résumés et de documents de référence requis par la DRD pour toutes les missions officielles et réunions spéciales ;
• Assembler des briefings et préparer des présentations PowerPoint et autres, y compris des visuels générés par ordinateur tels que des graphiques pour la Direction ; prendre les dispositions logistiques, administratives et financières, en consultation avec le bureau du directeur régional des opérations, pour les réunions et ateliers organisés par la direction ;
• Mettre en place et surveiller le système de classement et le système de suivi du WCARO ; organiser et tenir à jour le système de classement de la Direction et tenir à jour les listes de diffusion électronique ;
• Informer et former les nouveaux secrétaires, donner des conseils aux autres secrétaires sur les procédures du bureau et coordonner les services de secrétariat du bureau ; distribuer des missions spéciales aux secrétaires ;
• Responsable des questions de protocole, gérer le calendrier et le calendrier des rendez-vous et des réunions de la DRD, en collaboration avec le SA ; recevoir des visiteurs/officiels de haut rang ; prendre des procès-verbaux et/ou des notes, au besoin ; et répondre et filtrer les appels avec tact et discrétion ;
• Prendre les dispositions de voyage pour le DRD et SA ; suivre le budget de la direction ; établir et gérer les dossiers administratifs sur les voyages de mission du WCARO, les rapports de mission, administrer les congés de présence du WCARO ; et coordonner la préparation et la mise à jour du plan de déplacement du WCARO ;
• Aider à la préparation et à la finalisation du plan de gestion du bureau WCARO ; et préparer des traductions informelles ; peut servir d’interprète, au besoin et
• Effectuer toute autre tâche, selon les besoins de la direction.

Diplômes et expérience : 

Éducation:  

• Diplôme universitaire/collégial ou diplôme en administration/gestion/ou sciences sociales

Connaissance et expérience: 

• Au moins 5 ans d’expérience en aide à la recherche;
• Expérience antérieure à l’ONU et avantage, et connaissance du protocole ; ▪ Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles;
• Connaissances informatiques-Word, Excel, Power-point, etc.
• Bonne connaissance d’Atlas/PeopleSoft;
• Bonnes capacités de rédaction et de communication en anglais et en français

Langues : 

• Anglais courant. Connaissance pratique du français et/ou du portugais, un atout.

Compétences requises : 

Valeurs:

• Faire preuve d’intégrité, 
• Démontrer son engagement envers le FNUAP et le système des Nations Unies, 
• Embrasser la diversité culturelle, 

Les compétences de base: 

• Obtenir des résultats,
• Être responsable,
• Développer et appliquer une expertise professionnelle / un sens des affaires,
• Penser analytiquement et stratégiquement,
• Travailler en équipe/gérer soi-même et ses relations,

Compétence requise :

• Support logistique,
• Gestion des données,
• Gérer les documents, la correspondance et les rapports,
• Gestion des informations et du workflow,
• Planification, organisation et multi-tâches,
• Gestion des processus financiers,
• Connaissance métier / expertise technique,
• Maîtrise des logiciels bureautiques courants,
• bonne connaissance de base des finances et maîtrise d’une série de logiciels financiers et de tableurs.

Avantages et compensation :

Ce poste offre un package de rémunération attractif comprenant un salaire net compétitif plus une assurance maladie et d’autres avantages, le cas échéant.

Clause de non-responsabilité: 

L’UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Les avis, lettres ou offres frauduleux peuvent être soumis à la hotline anti-fraude de l’UNFPA http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm

Conformément au Statut et Règlement du personnel des Nations Unies, les personnes postulant à des postes de la catégorie des administrateurs recrutés sur le plan international, qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité, peuvent être tenues de renoncer à ce statut lors de leur nomination.