Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) recrute un assistant de soutien aux entreprises (archivage), SSA-4.

Ce poste est basé au Bureau régional du PAM pour l’Afrique de l’Ouest à Dakar (RBD), au Sénégal. Le Bureau régional couvre un large éventail de pays d’Afrique de l’Ouest et fournit des orientations stratégiques, un soutien politique/technique et une orientation pour les opérations et les programmes du PAM dans la région, qui est un mélange de culture, de personnes et de diversité.

Le PAM s’apprête à déménager à UN House Sénégal à Diamniadio, avec d’autres agences des Nations Unies basées à Dakar, au Sénégal, et en profite pour réorganiser ses archives et procéder à un archivage physique et électronique.

Le titulaire de ce poste coordonnera et fournira des services d’archivage de documents de haute qualité à toutes les unités des bureaux de pays du RBD et du Sénégal à Dakar. Le processus devra être guidé par la politique et la taxonomie actuelles du PAM en matière de conservation des données. Le titulaire doit prendre des initiatives, travailler de manière autonome et faire preuve de bon sens pour gérer les éventualités et les problèmes éventuels.

Description de l’emploi 

Sous la supervision directe du point focal de la réforme des Nations Unies (Services de gestion – Unité de l’administration), le titulaire sera responsable (non exhaustif, ni exhaustif) :

• Analyser les procédures d’archivage et de stockage des documents physiques et l’infrastructure mise en place par le PAM.
• Fournir une solution mixte de gestion des documents physiques et numériques conformément au système et au manuel d’archivage du PAM.
• Préparez un plan sur la façon dont l’archivage sera effectué.
• Assurer le bon déroulement du projet et la réalisation des tâches dans les délais.
• Gérer efficacement les documents, sur la base de la taxonomie du PAM, en ce qui concerne l’identification, la classification, l’étiquetage et le stockage physique et numérique.
• Assurer la liaison avec le siège du PAM et le Bureau régional pour une meilleure coordination afin de se conformer aux procédures du PAM.
• Maintenir un suivi des tâches connexes.
• Fournir des communications/rapports hebdomadaires sur l’avancement du projet d’archivage.
• Identifier tout problème et informer le superviseur à temps tout en proposant des solutions aux problèmes identifiés.
• Fournir des rapports mensuels sur l’avancement du projet.
• Élaborer les procédures opérationnelles normalisées (SOP) pour la gestion des dossiers du bureau RBD.
• Partager les compétences et les connaissances avec le personnel sur les techniques de stockage et d’archivage des documents pour assurer l’appropriation après la mission.
• Fournir un rapport de fin de mission.

Exigences de l’emploi

• Éducation : Diplôme d’études secondaires et formation ou certification en archivage et gestion de documents.
• Expérience : Un minimum de quatre (4) années d’expérience dans la prestation de services d’administration en archivage physique et électronique est obligatoire.
• Langues : Maîtrise (niveau C en lecture, écriture et expression orale) du français et niveau intermédiaire (niveau B) de l’anglais

Date limite de candidature : 31 août 2023