Mission

L’assistante de direction assiste un chef d’entreprise, un chef de service ou un décideur afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de toutes les activités visant à l’assister.

Tâches prioritaires

• Accueillir les clients
• Filtrer les appels téléphoniques
• Organiser l’emploi du temps d’un responsable ou d’un employé
• Rédiger des documents de communication interne (rapports, comptes rendus, notes, etc.)
• Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc.)
• Assurer la gestion administrative des contrats
• Organiser des voyages d’affaires
• Préparer et organiser des réunions
• Saisir des documents numériques
• Assurer la gestion administrative du courrier
• Suivre l’évolution d’un dossier professionnel
• Construire un dossier professionnel
• Concevoir un tableau de bord
• Réaliser un suivi d’activité
• Mettre à jour la documentation professionnelle et réglementaire
• Archiver les documents de référence
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité
• Organiser des actions de communication
• Effectuer un suivi administratif du personnel
• Organiser la logistique du recrutement et de la formation
• Effectuer les commandes d’équipements, de fournitures et de consommables et vérifier la conformité des matériels livrés
• Suivre les conditions d’exécution d’un contrat
• Coordonner l’activité d’une équipeAccueillir les clients
• Filtrer les appels téléphoniques
• Organiser l’emploi du temps d’un responsable ou d’un employé
• Rédiger des documents de communication interne (rapports, comptes rendus, notes, etc.)
• Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc.)
• Assurer la gestion administrative des contrats
• Organiser des voyages d’affaires
• Préparer et organiser des réunions
• Saisir des documents numériques
• Assurer la gestion administrative du courrier
• Suivre l’évolution d’un dossier professionnel
• Construire un dossier professionnel
• Concevoir un tableau de bord
• Réaliser un suivi d’activité
• Mettre à jour la documentation professionnelle et réglementaire
• Archiver les documents de référence
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité
• Organiser des actions de communication
• Effectuer un suivi administratif du personnel
• Organiser la logistique du recrutement et de la formation
• Effectuer les commandes d’équipements, de fournitures et de consommables et vérifier la conformité des matériels livrés
• Suivre les conditions d’exécution d’un contrat
• Coordonner l’activité d’une équipe

Conditions de travail

• Capacité à travailler avec tous les chefs de service, dans un environnement d’équipe et dans le cadre des horaires de travail établis par l’entreprise.
• Capacité à travailler dans tous les sites de SENEGINDIA.
• La capacité à parler une ou plusieurs langues étrangères est requise.

Compétences et aptitudes requises

• Outils de bureautique
• Gestion administrative
• Normes d’écriture
• Sténographie
• Méthodes de classement et d’archivage
• Procédures de réception
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Utilisation des outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseaux sociaux d’entreprise, etc.)
• Veille informationnelle
• Veille réglementaire
• Organisation d’événements
• Droit du travail
• Droit social
• Gestion administrative du personnel

Formation académique et expérience :

• Bac+2 (BTS, DUT, …) en assistanat de direction, secrétaire trilingue, assistante de gestion.