Objectif PRINCIPAL DU poste

Recevoir et gérer les clients et visiteurs sans rendez-vous et répondre au tableau de service de manière à projeter une image professionnelle du bureau. Les tâches administratives générales feront également partie de ce poste, dans le cadre du soutien à l’ensemble de l’équipe.

tACHES principales

Service à la clientèle: Traiter les demandes de renseignements et s’adresser aux personnes ou au service approprié conformément aux protocoles de l’entreprise.
Gérer les services et les entrepreneurs: Gérer/coordonner les entrepreneurs de services sur le site, par exemple nettoyage, sécurité, climatisation et installations générales etc…
Tâches générales de réception : Recevoir les visiteurs et s’assurer que les hôtes sont contactés pour recueillir les visiteurs à la réception.
Fonctionnement du tableau de distributionGérer tous les appels entrants et y répondre de façon professionnelle.
Veiller à ce que la réception soit propre et bien rangée et à ce que le bureau de réception ne soit pas encombré
Fonctions administratives générales: Dactylographie générale pour les départements.
Envoyer, trier et distribuer des messages et des télécopies.
Organiser les déplacements et le transport du personnel, p. ex., des taxis
Fournir un soutien administratif de base au besoin.
Commande de consommables, fleurs, papeterie, etc.
Gérer la réservation des salles de conférence/conseil.
Gérer les bons de stationnement/émettre des bons de stationnement.
Mettre à jour les numéros de téléphone d’urgence.
Prendre et relayer des messages pour le personnel de bureau.
Prendre rendez-vous.
Organisation de la restauration pour les réunions.
Journal des appels du service d’assistance: Consigner toutes les demandes de réparation, d’entretien et de service au bureau d’assistance.
PROFIL RECHERCHE

Expérience/ formation : GR12 ou équivalent et au moins 2 ans d’expérience pertinente.

Compétences requises :

Compétences en matière de téléphone; Compétences générales en administration; Maîtrise de l’informatique (MS Office, en particulier Outlook et Word); Capacité à faire plusieurs tâches; Aptitudes interpersonnelles.

Connaissances requises :

Tableau de service, politiques et procédures

Compétences requises :

communication, orientation client et qualité, méthode, travail d’équipe et coopération, confiance en soi; Tolérance à la routine.

Principaux facteurs de volume de travail:

Sophistication des équipements du tableau de distribution; nombre et complexité des appels entrants.

Interface/ relations avec :

Interne : Bureau de la StaffExternal

: Locataires, Locateur, Entrepreneurs, Fournisseurs

POUR POSTULER

Envoyez votre Curriculum Vitae (CV) avec en objet, la mention «RECEPTIONNISTE» à [email protected]

TEL : (+221) 33 829 06 67

SITE WEB : www.phoenixcga.com

LOCLISATION: Dakar, SENEGAL