La position:

L’assistant personnel (AP) fournit un soutien essentiel en termes d’administration, de secrétariat et de communication, en tant que rapport direct du directeur régional. 

Comment vous pouvez faire la différence :

L’UNFPA est la principale agence des Nations Unies chargée de créer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement se déroule en toute sécurité et le potentiel de chaque jeune est pleinement réalisé. Le plan stratégique de l’UNFPA (2022-2025) réaffirme la pertinence de l’orientation stratégique actuelle de l’UNFPA et se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes. Ces résultats reflètent nos engagements stratégiques visant à accélérer les progrès vers la réalisation de la CIPD et des ODD au cours de la Décennie d’action menant jusqu’en 2030. Notre plan stratégique appelle les États membres, les organisations et les individus de l’ONU à « mieux construire vers l’avant », tout en s’attaquant aux impacts négatifs de la crise. la pandémie de Covid-19 sur l’accès des femmes et des filles à la santé sexuelle et reproductive et aux droits reproductifs, récupérer les acquis perdus et atteindre nos objectifs.

Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d’un personnel doté de principes et d’éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux et qui les défendra avec courage et avec pleine conviction.

L’UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent un impact élevé et des résultats durables ; nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans la manière dont il gère les ressources qui lui sont confiées et qui s’engage à fournir des résultats d’excellence dans les programmes.

Objectif du poste :

En tant que soutien administratif clé du directeur régional, vous serez responsable du maintien d’une confidentialité totale, du respect du protocole, de la gestion du flux d’informations et du suivi des délais et des engagements. Vous faciliterez également le développement et la gestion des connaissances ; fournir un soutien logistique; soutenir les communications ; et coordonner les services de secrétariat.

Vous seriez responsable de :

• Assurer des flux de communication optimaux entre le directeur régional et le personnel du bureau régional (RO), ainsi que les homologues externes. En consultation avec les autres membres du personnel du RO, répondre aux demandes d’informations, en temps opportun et de manière discrète.
• Travailler en étroite collaboration avec et sous la direction de l’assistant spécial, préparer la documentation et les présentations, y compris la correspondance, les mémoires et les rapports, ainsi que rechercher et rassembler du matériel pour répondre aux besoins du directeur régional en matière de voyages et de réunions officielles.
• Prendre les dispositions logistiques, administratives et financières en consultation avec l’assistant spécial et l’équipe des opérations, pour les réunions et les ateliers organisés par le bureau du RO.
• Informer, guider et former les nouveaux/autres secrétaires du RO sur les procédures de bureau, les normes de correspondance de l’UNFPA et attribuer des tâches administratives spéciales selon les besoins. 
• Gérer le calendrier et la planification des rendez-vous du directeur régional ; recevoir des visiteurs/fonctionnaires de haut rang ; et prendre les procès-verbaux requis en l’absence de l’assistant spécial.
• Gérer tous les aspects des préparatifs de voyage du directeur régional en veillant au respect de la politique de voyage de l’UNFPA, en préparant les notes relatives aux voyages, en conservant les dossiers et rapports appropriés et en surveillant le budget du bureau du directeur régional ;
• Aider à la préparation et à la finalisation des plans de travail du directeur régional, y compris la préparation de traductions informelles, et agir en tant qu’interprète si nécessaire.
• Soutenir le directeur régional adjoint et/ou le responsable en l’absence du directeur régional.
• Effectuer toute autre tâche assignée par le directeur régional ou le directeur régional adjoint.

Qualifications et expérience : 

Éducation:  

Études de niveau secondaire terminées requises. Diplôme universitaire de premier cycle souhaitable.

Connaissance et expérience: 

• Six années d’expérience pertinente en administration.
• Une certaine expérience en aide à la recherche.
• Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles.
• Maîtrise des applications logicielles de bureau actuelles et des systèmes financiers informatiques d’entreprise.
• Bonnes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais.

Langues : 

La maîtrise du français et de l’anglais est requise ; la connaissance d’autres langues de l’ONU est un atout.

Compétences requises : 

Valeurs:

Un exemple d’intégrité, 

Démontrant son engagement envers le FNUAP et le système des Nations Unies, 

Embrasser la diversité culturelle, 

Accepter le changement.

Les compétences de base: 

Obtenir des résultats,

Être responsable,

Développer et appliquer une expertise professionnelle/un sens des affaires,

Penser de manière analytique et stratégique,

Travailler en équipe/gérer nous-mêmes et nos relations,

Communiquer pour avoir un impact

Compétences fonctionnelles :

Assurer un soutien logistique

Gestion des données

Gestion des documents, de la correspondance et des rapports

Gestion des informations et du flux de travail

Planification, organisation et multitâche

Compétences managériales (le cas échéant) :

Fournir une orientation stratégique,

S’engager auprès des partenaires et parties prenantes internes/externes,

Diriger, développer et responsabiliser les personnes, en créant une culture de performance

Prendre des décisions et exercer son jugement

Avantages et compensation:

 Ce poste offre un package de rémunération attractif comprenant un salaire net compétitif ainsi qu’une assurance maladie et d’autres avantages, le cas échéant.

Environnement de travail du FNUAP :

L’UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d’égalité des sexes, de diversité, d’intégrité et d’équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Nous nous engageons à assurer la parité hommes-femmes au sein de l’organisation et encourageons donc les femmes à postuler. Les personnes de la communauté LGBTQIA+, les groupes ethniques minoritaires, les populations autochtones, les personnes handicapées et d’autres groupes sous-représentés sont fortement encouragés à postuler. L’UNFPA promeut l’égalité des chances en termes de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour tous, quelles que soient les caractéristiques personnelles et les dimensions de la diversité. La diversité, l’équité et l’inclusion sont au cœur du personnel de l’UNFPA – cliquez ici  pour en savoir plus.

Clause de non-responsabilité:

La sélection et la nomination peuvent être soumises à une vérification des antécédents et des références, à un certificat médical, à la délivrance d’un visa et à d’autres exigences administratives. 

L’UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en relation avec le processus de candidature ou de recrutement et ne se préoccupe pas des informations sur les comptes bancaires des candidats. 

Les candidats à des postes des catégories professionnelles internationales et supérieures, qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité, peuvent être tenus de renoncer à ce statut lors de leur nomination.