Assistant Administratif

  • CDD
  • Dakar, Sénégal
  • Les candidatures sont actuellement fermées.

Le PNUD

Le PNUD recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve).

Sous la supervision directe du Représentant Résident Adjoint/Opérations (RRA/O), l’Assistante assure le fonctionnement efficace du Bureau, la pleine confidentialité des documents, le protocole, la gestion de l’information et le suivi des dossiers auprès des Conseillers au Programme et aux Opérations.
L’Assistante travaille en collaboration étroite avec le Programme, les équipes des Projets et des Opérations, les Agences du Système et les Autorités Nationales pour assurer la bonne marche du secrétariat du RRA/O
L’Assistante du RRA/O occupe une position articulée au sein du Bureau et constitue le premier point de contact/information/renseignement du RRA/O. La discrétion et la loyauté sont des qualités essentielles pour accomplir les tâches décrites ci-dessous.
Devoirs et responsabilités
Résumé des fonctions clés :
  • Fonctionnement efficace et efficient du bureau du RRA/O
  • Support effectif à la communication et travail administratif du Bureau
  • Assurer la gestion de l’agenda du RRA/O

​Assure le fonctionnement efficace du secrétariat du RRA/O en se concentrant sur les résultats suivants :

  • Gestion du travail administratif : enregistrement du courrier arrivé, filtrage et gestion du courrier de routine, transmission au RRA/O du courrier en insistant sur les urgences, distribution à la sortie, rédaction des correspondances de routine, mémos, et envoi après signature et vérification des pièces à joindre si nécessaire.
  • Gestion efficace et discrète de l’organisation des réunions : avis de réunion, préparation de la salle, des documents si nécessaires et résumé des actions à prendre pour un suivi efficace ; si nécessaire, rédaction des procès-verbaux.
  • Filtrage des communications, vérification du contenu des parapheurs de correspondances à la signature (présentation du courrier selon les normes du PNUD, pièces jointes) et retour pour envoi aux autres membres de l’équipe.   

Support efficace aux communications et assistance administrative par l’accomplissement des tâches suivantes :

  • Classement des dossiers en assurant la confidentialité des documents ;
  • Coordination de la diffusion de l’information entre les membres de l’équipe du programme et des projets si nécessaire ;
  • Assurer une communication continue entre la direction et le personnel. Partage de l’information avec les autres services du bureau si nécessaire ;
  • Suivi des dossiers et rappel des engagements des Conseillers, des dates butoirs des actions et recommandations des réunions. 
Assurer la gestion de l’agenda du  RRA/O :
  • Gestion et organisation de l’agenda du RRA/O, tenant constamment à jour les engagements pris par le RRA/O sur l’agenda partagé dans Outlook. Rappel à temps et, si nécessaire, organisation du transport.
  • Assurer la facilitation des connaissances pour le personnel nouvellement recruté par l’organisation de formation dans les domaines suivants : présentation du courrier selon les normes du PNUD, protocole, maintien et savoir-faire et savoir-vivre.
Compétences
Cœur:
Atteindre les résultats :  NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais
Penser de manière innovante :  NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, est un résolveur de problèmes pragmatique, apporte des améliorations 
Apprendre en continu :  NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
S’adapter avec agilité :  NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible 
Agir avec détermination :   NIVEAU 1 : Faire preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant
S’engager et s’associer :  NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives
Activer la diversité et l’inclusion :  NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination 
Compétences transversales et techniques :
Gestion des opérations Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus commerciaux afin de convertir ses actifs en meilleurs résultats de la manière la plus efficace. ‡ Connaissance des concepts et mécanismes pertinents
Surveillance Capacité à fournir aux gestionnaires et aux parties prenantes des commentaires réguliers sur la cohérence ou l’écart entre les activités prévues et réelles et la performance et les résultats du programme
Gestion d’événements (y compris retraites, formations et réunions) Capacité à gérer des événements, y compris l’identification du lieu, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.
La gestion d’actifs
Connaissance des politiques et procédures sur les immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenir 16 PNUD | People for 2030 – Cadre de compétences – Module de gestion des actifs des compétences techniques dans ATLAS, tableau de bord des actifs ; développer des outils de soutien pour la certification des actifs et d’autres améliorations pour le module AM ; concevoir et exécuter des programmes de formation, etc. sur la gestion des actifs et l’enregistrement des actifs ; exécuter l’interface APAM ; effectuer le rapprochement AP-AM-GL ; effectuer un examen analytique des rapports AM et des informations sur les actifs pour garantir l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs
Gestion des documents et archives Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage
Gestion de l’inventaire Chaque bureau doit s’assurer que suffisamment d’articles d’inventaire sont disponibles pour être utilisés ainsi que pour signaler les articles qui dépassent le seuil de l’entreprise de 5 000 $ et plus
Module ERP voyages et dépenses Connaissance du module ERP Voyages et Dépenses ; capacité à fournir un soutien technique au PNUD et à d’autres agences des Nations Unies
Compétences et expérience requises
Éducation
  • Enseignement secondaire avec certification spécialisée en administration ou
  • Un diplôme universitaire en administration sera déplacé pris en considération. 
Expériences:
  • Minimum 5 ans avec un enseignement secondaire ou 2 ans avec une licence d’expérience pertinente en gestion administrative d’un bureau ou en service d’assistanat à un programme, de préférence dans un contexte. 
  • Utilisation des ordinateurs et des progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.),
  • Utilisation Internet.
Exigences linguistiques :
  • Français et bonne connaissance de l’anglais.
  • Connaissance d’une langue nationale appréciée
NB : Seules les candidatures de nationalité sénégalaise ou de nationalité étrangère résidant au Sénégal seront concernées.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées
Clause de non-responsabilité

Informations importantes sur le candidat

Tous les postes des catégories GS font l’objet d’un recrutement local.

Informations sur les candidats concernant les listes du PNUD

Remarque : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats parmi cette annonce de vacance. Nous pouvons également retenir les candidatures et considérer les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Avertissement d’arnaque

L’Organisation des Nations Unies ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Par conséquent, il vous est conseillé d’appliquer un soin particulier lors de la soumission d’informations personnelles sur le Web.

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