L’UNESCO recrute un(e) assistant(e) administratif(ve).

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

Seuls les ressortissants du Sénégal peuvent postuler à ce poste.

Durée du contrat : Un (1) an avec possibilité de prolongation sous réserve de performances satisfaisantes et de la disponibilité des fonds.

Cadre organisationnel

L’IIPE-UNESCO Dakar est le bureau africain de l’Institut international de planification de l’éducation (IIPE) situé à Dakar, au Sénégal. L’IIPE est un institut spécialisé de l’UNESCO dont le mandat est de renforcer la capacité des États membres à planifier et à gérer leurs systèmes éducatifs. L’IIPE-UNESCO Dakar est réputé pour ses analyses de pointe du secteur de l’éducation et soutient les pays africains dans l’élaboration de plans de développement du système éducatif réalistes et crédibles à l’appui de l’agenda Éducation 2030, un élément essentiel de l’Agenda 2030 pour le développement durable. Grâce à une approche de développement des capacités bien conçue et ciblée, l’IIPE-UNESCO Dakar contribue à la création d’analyses de diagnostic, de plans sectoriels et d’outils pédagogiques. De concert, ceux-ci contribuent à des politiques éducatives plus pertinentes et durables à travers l’Afrique. L’IIPE-UNESCO Dakar est également activement impliqué dans la création de connaissances pour le secteur de l’éducation en Afrique. Pour plus d’informations sur ses activités, veuillez suivre ce lien IIPE Dakar.

Aperçu des fonctions du poste

Sous l’autorité générale du chef de bureau et la supervision directe du responsable administratif, le titulaire fournira des services administratifs de manière rapide et efficace. En particulier, le titulaire devra :

Assurer le secrétariat du chef de bureau et de son adjoint :

Organiser diverses réunions, prise de notes et suivi des actions à entreprendre.
Aider à maintenir la liste des noms et des contacts des ministres de l’Éducation et de tous les partenaires (via CRM).
Aider à maintenir le système de classement du bureau et proposer des améliorations au flux de correspondance interne telles que les TOR et les BTOR à l’appui de la gestion des connaissances institutionnelle
Traduire, lorsque nécessaire, divers textes (correspondance, courriers, documents brefs, présentations PowerPoint) en anglais ou en français.
Rédiger et éditer des textes et des présentations rédigés en anglais ou en français.
Assurer la liaison avec les bureaux de l’UNESCO, les commissions nationales, les délégations permanentes, les agences des Nations Unies et les partenaires pour les communications officielles.

Aide à l’organisation d’ateliers, de sessions de formation et de réunions :

Préparer les documents et supports techniques tels que notes d’information, programme, invitations, supports documentaires, gestion des aspects liés aux hôtels, contrats prestataires.
Accompagnement des participants : réservation des fonds, achat de billets d’avion et s’assurer que les différents paiements sont effectués dans les délais.

Organiser et préparer les missions de l’équipe Head of Office & Communication en lien direct avec l’administration :

Assurer la liaison avec les bureaux de l’UNESCO, les commissions nationales, les délégations permanentes et les agences des Nations Unies.
Prendre des dispositions de voyage et préparer la documentation pertinente pour les missions.
Assurer la liaison avec les services du protocole à l’UNESCO pour diverses demandes, y compris les habilitations de sécurité UNDSS

Examiner, préparer, suivre les achats et les contrats directement en relation avec l’équipe d’administration pour le Chef de bureau et l’équipe de communication :

Préparer des contrats avec des parties externes dans le système et d’autres tâches administratives liées à la gestion des contrats.
Effectuer un suivi approprié de ces contrats, y compris une communication directe avec les consultants.

Compétences (Core / Managériale)

Communication (C)
Responsabilité (C)
Innovation (C)
Partage des connaissances et amélioration continue (C)
Planification et organisation (C)
Focus sur les résultats (C)
Travail d’équipe (C)
Pour des informations détaillées, veuillez consulter le Référentiel de compétences de l’UNESCO.

Qualifications requises

Éducation

Achèvement d’un enseignement secondaire, technique ou professionnel avec des qualifications en gestion de bureau ou dans des domaines connexes.

L’expérience professionnelle

Au moins cinq (5) années d’expérience de travail pertinente, de préférence dans un poste de soutien administratif.

Aptitudes et compétences

Bonnes capacités d’organisation, de rédaction, de coordination et de communication
Bonnes connaissances en informatique (Outlook, Word, Excel, Power Point, etc.)
Capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives pour fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
Discrétion et capacité à traiter efficacement et avec tact avec des personnes d’origines culturelles différentes.
Flexibilité pour ajuster les horaires de travail et les priorités.

Langues

Excellente connaissance du français et bonne connaissance de l’anglais.

Prestations et droits

Les salaires de l’UNESCO se composent d’un salaire de base et d’autres avantages qui, le cas échéant, comprennent 30 jours de congé annuel, des allocations familiales, une assurance médicale, un régime de retraite, etc. Pour des informations complètes sur les avantages et les droits, veuillez consulter notre Guide des avantages du personnel.

Processus de sélection et de recrutement

L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation écrit suivi d’un entretien oral basé sur les compétences.

Bas de page
L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro contre toutes les formes de harcèlement.

L’UNESCO s’engage à atteindre et à maintenir la parité entre les sexes parmi ses membres du personnel dans toutes les catégories et à tous les grades. En outre, l’UNESCO s’est engagée à atteindre la diversité de la main-d’œuvre en termes de genre, de nationalité et de culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et de personnes handicapées, ainsi que les ressortissants d’États membres non représentés ou sous-représentés (dernière mise à jour ici) sont également encouragés à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec le plus haut niveau de confidentialité.

L’UNESCO ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement.

Date limite d’inscription (minuit heure de Paris) : 25-NOV-2021.