PATH recrute un(e) assistant(e) de bureau.

Description de l’emploi

Faites la différence grâce à une innovation rapide et créative pour augmenter la motivation des agents de santé.

PATH est une organisation mondiale à but non lucratif dédiée à la réalisation de l’équité en santé. Avec plus de 40 ans d’expérience dans la création de partenariats multisectoriels et une expertise en science, économie, technologie, plaidoyer et des dizaines d’autres spécialités, PATH développe et étend des solutions innovantes aux défis de santé les plus urgents au monde.

Le programme pays PATH Sénégal travaille en partenariat avec le ministère de la Santé pour améliorer la santé de la population sénégalaise. Depuis 2001, PATH a collaboré avec des dirigeants gouvernementaux, des communautés, des agents de santé et d’autres parties prenantes pour identifier et déployer des approches innovantes pour lutter contre le paludisme et d’autres maladies infectieuses, renforcer les systèmes de santé, améliorer la santé reproductive et faire face à la menace croissante des maladies non transmissibles. maladies.

À l’avenir, PATH continuera d’étendre son travail et ses partenariats au Sénégal pour renforcer les systèmes de santé, améliorer les services et apporter des soins de haute qualité aux femmes, aux enfants et aux communautés.

PATH recrute actuellement un assistant de bureau à temps plein à durée déterminée pour apporter un soutien aux activités du projet au Sénégal, pour un emploi à durée déterminée d’un an renouvelable. L’Assistant Office effectuera les tâches suivantes :

Devoirs et responsabilités

Bureau de l’administration

Préparer des ateliers pour tous les programmes avec des activités au Sénégal et dans la sous-région
Aider les programmes nationaux à préparer des avances budgétaires pour l’atelier et/ou les réunions.
Gérer l’accueil y compris les téléphones, les visiteurs, la réception et la distribution des colis et du courrier, et la gestion des colis et du courrier sortants (livraison locale grâce à la coordination avec les chauffeurs).
Préparatifs de voyage pour les programmes
Tenir à jour les listes de contacts des partenaires internes et externes, en garantissant l’exactitude des informations de contact.
Tenir un inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau et lorsque les fournitures sont faibles ; aider à passer des commandes ou à acheter.
Assistance dans la correspondance avec les partenaires et le ministère de la Santé.
Petites tâches de traduction, gestion de tâches de traduction plus importantes à l’aide de fournisseurs de services, copie et impression de documents selon les besoins.
Surveiller l’équipement de bureau (téléphones, copieurs, équipement de projection, imprimantes, etc.) et alerter le personnel approprié de tout problème ou problème.
Communiquer avec le propriétaire
Sauvegarde d’autres assistants de programme sur demande
Soutenir 50 % du programme.

Support aux programmes pays, partenaire RH et Country Manager

Gérer l’agenda du directeur de pays
Soutenir la planification et la préparation des réunions et des ateliers (logistique et préparation de la salle de réunion et des documents sur demande)
Fournir un soutien logistique aux programmes de pays, au directeur national, au directeur financier et aux ressources humaines pour voyager, y compris la demande de visa, préparer les RAT et TER, demander les approbations au PADM, réservation d’hôtel, billets d’avion, etc.
Préparatifs de voyage pour les voyages nationaux et internationaux des visiteurs des programmes, y compris les vols, la réservation de chambre d’hôtel et la prise en charge à l’aéroport.
Tenir à jour les informations sur les horaires du personnel et le calendrier des activités clés.
Attribuez un numéro de voyage et remplissez les RAT et traitez les avances de voyage.
Compiler et traiter le ou les remboursements TER, et s’assurer que les pièces justificatives sont conformes à la réglementation et aux procédures de voyage PATH

Soutenir les visiteurs du programme

Organiser le comité de l’équipe de gestion du Sénégal (SMT) (y compris la contribution de l’équipe) et prendre note après la réunion et maintenir le calendrier.
Accompagnement de 40% des programmes pays, partenaire RH et Country Manager.

Communication institutionnelle

Gérer la communication PATH Sénégal – Page Web, rapport annuel, 2 pagers
Organiser des expositions PATH selon les besoins
Représenter PATH dans les réunions comme demandé

Développement de tutoriels

Activités financières

Gérer la petite caisse et le réapprovisionnement
Achats du bureau d’assistance, y compris la demande de devis, le processus de sélection et le développement de PATH
Bons de commande et documents connexes
Développement de procédures opérationnelles standard sur l’utilisation de la petite caisse (taxi, etc.)
Accompagnement de 5% des activités Finance
Installations

Agir en tant que responsable de la maintenance du site, en étroite collaboration avec le responsable des finances et des opérations pour gérer les services publics, en particulier la maintenance (services d’électricité, de générateur et de climatisation) mais également l’amélioration des bureaux et l’achat de mobilier de bureau
Coordonner le travail des entreprises tierces dans nos locaux
Gérer les fournisseurs liés aux installations (demandes de devis…)
Agir en tant que point focal de sécurité et de sûreté pour maintenir à jour le plan d’urgence et d’autres documents
Gestion du portefeuille de fournisseurs ainsi que sélection et sélection de nouveaux fournisseurs.
Prise en charge de 5% des installations.

Expérience requise

Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
Au moins 3 à 5 ans d’expérience directement liée à l’administration et au soutien de programmes, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
Compétences avancées de Microsoft Office, en particulier Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
Expérience de travail avec Box ou toute autre solution de gestion des connaissances en ligne.
Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
Capacité à travailler avec plusieurs équipes aux antécédents divers
Solides compétences organisationnelles.
Adaptable à l’évolution des priorités.
Gestion efficace du temps.
Expérience de travail dans les délais.
Aptitude avérée à travailler en équipe avec un minimum de supervision.
Maîtrise de l’anglais et du français, y compris d’excellentes compétences en communication écrite et orale.
Une expérience en ONG est un plus.
Doit avoir l’autorisation légale de travailler au Sénégal.

PATH se consacre à la création d’une main-d’œuvre inclusive où la diversité est valorisée.

PATH est un employeur garantissant l’égalité des chances. Chaque candidat qualifié sera considéré pour un emploi. PATH ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’identité ou l’orientation de genre, les informations génétiques, l’âge, l’origine nationale, l’état matrimonial, le statut de handicap, l’idéologie politique, le statut de vétéran militaire ou protégé, ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales applicables. , de l’État ou de la loi locale.

*PATH a pris connaissance d’arnaques impliquant de fausses offres d’emploi.*

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PATH ne demandera jamais de frais à aucune étape du processus de recrutement.
Tous les emplois actifs sont annoncés directement sur notre page carrière.
Les e-mails officiels PATH arriveront toujours d’une adresse @path.org ou @silkroad.com.

Date de clôture : 23 novembre 2021.