L’UNICEF recrute un Assistant administratif.

L’unité Administration gère toutes les tâches liées à la gestion du bâtiment (travaux, réparations et aménagements divers), des contrats administratifs, des demandes de fournitures, les achats de mobiliers & équipements, de téléphones, la préparation de bons de services pour les paiements de biens et de services jusqu’à 10,000 USD, le traitement des factures, la gestion des courriers, ainsi que la flotte et les demandes de transport.

Le volume de travail de la section est important étant donné les nombreuses requêtes du personnel des 2 bureaux (Régional et Pays).

Sous la supervision directe de la Chargée de l’Administration, le titulaire du poste va appuyer l’Unité dans ses tâches quotidiennes et assurera également des tâches spécifiques.

Principales activités et résultats

Le/la titulaire travaillera sur les objectifs spécifiques ci-dessous :

Suivi budgétaire des Services Communs

• Suivre le budget des Opérations et procéder aux engagements de fonds sur les différentes lignes de dépenses
• Fournir un soutien pour la révision/préparation du budget
• Assister lors de la clôture opérationnelle et financière de fin d’année
• Effectuer des transactions dans VISION (suivi des grants, enregistrement des allocations de fonds, réallocations …)
• Traitement des factures et suivi des paiements
• Revoir et soumettre aux Finances les demandes de paiement et y joindre les pièces justificatives complètes et certifiée
• Répondre aux requêtes des fournisseurs/clients sur le statut des paiements et partage les preuves de paiements en cas de besoin
• Veiller à ce que les codes d’imputation appropriés soient sélectionnés sur les demandes de paiement
• Contrôler et facturer l’utilisation personnelle des téléphones portables par le personnel, conformément aux politiques de l’UNICEF.
• Faire des réconciliations systématiques des comptes fournisseurs afin d’éviter les doublons et les retards de paiement.
• Surveiller les paiements des fournisseurs en tenant un fichier de suivi des paiements
• Gestion des achats de biens et services < 10 000 USD
• Évaluer les besoins des Opérations et les indiquer dans le plan d’achat annuel
• Préparer le renouvellement des contrats au moins 3 mois avant expiration en créant des réquisitions
• Gérer les achats de biens ou de services (<10 000 dollars) pour les Sections en effectuant des demandes de prix auprès des fournisseurs
• Tenir à jour des listes de Fournisseurs, de Partenaires et de Consultants
• Gérer les achats nécessaires liés aux réunions/conférences : fournitures de bureau, petits équipements, accessoires informatiques, etc.
• Préparation de bons de commande/de bons de service et classement électronique

Fournitures/Equipements

• Apporte un appui sur la gestion des fourniture et équipement de bureau en ayant un inventaire mis à jour
• Coordonne le réapprovisionnement des fournitures de bureau et traite les demandes de carte de visite
• Gestion des locaux
• Gestion pro- active du bâtiment
• Aide à la coordination des réparations et de l’entretien des bureaux

Réunions/Gestion de la correspondance

• Rédiger les procès-verbaux des réunions de l’Unité, en veillant à l’exactitude, au souci du détail et à la
• cohérence
• Rédiger la correspondance administrative

Autres tâches

• Participer à la gestion du parc automobile si nécessaire (affectation des véhicules, coordination des réparations et de l’entretien, achat de carburant, etc.)
• Au besoin, fournir une assistance aux membres du personnel de la section (en particulier aux chauffeurs) pour l’organisation des voyages et les droits y afférents, conformément aux règles et politiques de l’organisation.
• Maintenir et mettre à jour un système de suivi des absences du personnel de l’unité administrative.

Qualifications et compétences requises

• Un diplôme d’études secondaires est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires dans le domaine de la Gestion Administrative des Entreprises, de la Comptabilité, des Finances, ou tout autre domaine similaire.
• Un minimum de 5 ans d’expérience pertinente dans le domaine de l’administration ou du travail de bureau est requis
• Maitrise du français et bonne connaissance de l’anglais et des outils informatiques.

Valeurs de l’UNICEF

• Bienveillance
• Respect
• Intégrité
• Confiance
• Responsabilité

Compétences de base

• Etablir et entretenir des partenariats
• Cultiver la conscience de soi et démontrer le sens de l’éthique
• Innover et épouser le changement
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles
• Gérer l’ambiguïté et la complexité
• Penser et agir de manière stratégique
• Travailler de façon collaborative

Compétences additionnelles

• Expérience de l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres outils de bureau de l’UNICEF.
• Capacité à appliquer de manière cohérente les politiques, procédures et bonnes pratiques pertinentes dans le travail quotidien.
• Être pro-actif, disponible, orienté service client pour résoudre les requêtes des Staffs.
• Capacité à développer et à maintenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs et les collègues et à obtenir l’aide et la coopération des autres dans un effort d’équipe.
• Aptitude à travailler avec efficience, établir des priorités et à planifier son propre travail.
  Capacité d’apprentissage rapide afin de pouvoir utiliser les modules appropries dans le système SAP de l’UNICEF.

Date limite : 7 Octobre 2021.