Description de l’offre

Operations Assistant
• CDD
• Dakar, Sénégal
• Administration
• Banque – Finance – Assurance
• ONG et Ambassades
• Secrétariat – Assistanat

FAO recruits a Operations Assistant.

Organizational Setting
L’Agence suédoise de coopération internationale au développement (Sida), l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) et la Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO) collaborent à un projet de 5 ans: Transformation mondiale des forêts pour les populations et le climat : un focus sur l’Afrique de l’Ouest. Le projet est mis en œuvre par la FAO en partenariat avec la CEDEAO, avec le soutien financier de l’Asdi. Il contribue à la mise en œuvre du Plan de convergence de la CEDEAO pour la gestion et l’utilisation durables des écosystèmes forestiers en Afrique de l’Ouest, adopté en 2013.
Le Plan de convergence vise à mobiliser un soutien politique, institutionnel, financier et technique pour résoudre les problèmes forestiers transfrontaliers dans les 15 membres de la CEDEAO. États.
L’objectif du projet est de renforcer la prise de décision sur les forêts et la gestion des terres en Afrique de l’Ouest à travers trois domaines prioritaires: Domaine d’intervention
1: Connaissance de l’état de la dynamique des écosystèmes forestiers
Domaine d’intervention 2: Lois, politiques et stratégies relatives aux forêts et aux terres au niveau sous-régional; et
Domaine d’intervention 3: Démonstration de pratiques communautaires d’utilisation durable des forêts et des terres et encourager la coopération sud-sud

Lignes
hiérarchiques Le consultant travaille sous la supervision générale de l’agent principal des politiques de SFW, la supervision technique directe du gestionnaire de projet en étroite collaboration avec le chargé de programme pour le budget et les finances au siège et la division administration / finances de SFW

Technical Focus
L’assistant aux opérations fournira un soutien aux opérations quotidiennes du projet dans les 15 États membres de la CEDEAO, la gestion de l’information et le reporting, les activités de suivi et d’évaluation

Tâches et responsabilités
Le consultant aura les responsabilités et fonctions suivantes:
• Soutenir au quotidien opérations quotidiennes du projet (tous les aspects du cycle du projet liés au suivi des activités financières et à l’établissement de rapports);
• Préparer, en concertation avec le chef de projet et l’administration, les plans opérationnels et d’approvisionnement pour les services, les biens et les ressources humaines;
• Travailler avec l’administration / finances et des ressources humaines pour assurer la fourniture en temps voulu des intrants pour le personnel, les services de soutien technique, sous-traitance, formation, équipement / fournitures et autres besoins liés aux opérations de projet
• Regrouper les spécifications techniques des intrants et des services, assurer technique autorisation par les unités techniques de l’OLT ou du siège (le cas échéant),
• Effectuer des fonctions opérationnelles liées au processus de passation de marchés, y compris la préparation de documents liés aux actions de passation de marchés assignées; faire le suivi pour s’assurer que les actions sont menées à bien en temps opportun
• Entreprendre un suivi mensuel de l’exécution / livraison du budget du projet bébé; examiner les listes de transactions du projet pour assurer une comptabilité appropriée par rapport aux lignes budgétaires; aider le chargé de programme chargé du budget et des finances à préparer des rapports financiers mensuels basés sur les résultats et à prendre des mesures correctives (arriérés, changements de financement, remboursement de détachement, etc.) si / au besoin;
• Aider le chef de projet et le responsable du budget et des finances avec l’allocation des fonds, les révisions budgétaires, les autorisations budgétaires de terrain, etc. en utilisant FPMIS, IMIS, GRMS etc.
• Soutenir le chef de projet dans l’identification des partenaires et des prestataires de services.
• Surveiller les contrats signés avec les fournisseurs en informant le chef de projet des problèmes, des délais de produits et en soutenant l’élaboration des amendements;
• Aider le chef de projet dans la préparation de LoA, obtenir les autorisations nécessaires et DOA si nécessaire. Organiser les opérations nécessaires à la signature et à l’exécution des lettres d’accord (LoA) avec les partenaires du projet concernés; assurer un suivi et un contrôle étroits de leur mise en œuvre, y compris le suivi des dépenses et la soumission de rapports financiers mensuels si nécessaire.
• Entreprendre des visites de suivi sur le terrain avec les bénéficiaires lorsque cela est nécessaire pour fournir un soutien dans la mise en œuvre opérationnelle des différentes initiatives,
• Soutenir le chef de projet pour s’assurer de l’exhaustivité, de l’actualité et de la qualité des données et de la documentation du projet dans le FPMIS tout au long du cycle du projet (cela inclut entre autres l’insertion et la mise à jour des données LFM, plan de travail et budget);
• Aider le chef de projet à suivre les progrès accomplis dans l’atteinte des résultats du projet conformément au LFM et au plan de travail, et aux risques encourus par le projet, en attirant l’attention sur les goulots d’étranglement et les contraintes, en identifiant et en proposant des mesures correctives le cas échéant;
• Soutenir le chef de projet dans la coordination et la préparation en temps opportun des rapports d’ avancement et finaux projet, apporter des contributions aux projets / mémoires de programme et des rapports complets, des rapports d’évaluation, des documents de projet, les états et la correspondance à usage interne et pour les gouvernements bénéficiaires et les donateurs
• Participer à réunions internes, facilitant l’échange d’informations, la collecte et la classification des informations
• Soutenir le chef de projet dans l’organisation d’ateliers et de réunions multipartites tout au long de la durée de vie du projet;
• Soutenir le chef de projet dans la communication des résultats du projet et assurer la visibilité du projet pour le partenaire ressource;
• Entreprendre toute autre tâche au besoin.

Exigences minimales
• Diplôme universitaire en économie, en administration des affaires, en finance ou dans des domaines connexes avec une bonne compréhension des questions forestières / environnementales.
• Au moins cinq ans d’expérience pertinente dans la gestion de bureau, l’administration, la comptabilité et / ou l’audit, le budget ou les finances et dans l’exploitation et la gestion de projets liés à la gestion des ressources naturelles, y compris une expérience de terrain dans les pays en développement, en particulier en Afrique de l’Ouest
• Connaissance pratique de l’anglais et français
• National du Sénégal ou résidant dans le pays avec un permis de travail régulier.

Compétences de base de la FAO
• Axé sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établissement de relations efficaces
• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques / fonctionnelles Une
expérience de travail dans plus d’un lieu ou domaine de travail, en particulier dans des postes sur le terrain, est souhaitable
Bonne connaissance des questions forestières / environnementales , une connaissance spécifique de la foresterie en Afrique de l’Ouest est un atout.
Etendue et pertinence de l’expérience dans le domaine de l’administration, des ressources humaines, des finances et de la gestion;
Étendue et pertinence de l’expérience dans la formulation, l’analyse, la planification et la mise en œuvre de programmes / projets;
Connaissance approfondie des processus de planification et budgétaires et des outils associés, en particulier ceux de la FAO;
La compréhension des politiques et programmes de la FAO est considérée comme un atout majeur.
Solides compétences et connaissances informatiques;
Étendue et pertinence de l’expérience professionnelle avec les ONG, les Nations Unies, les gouvernements nationaux, les organisations intergouvernementales et internationales;
Bonnes compétences analytiques et capacité à synthétiser une grande quantité de données en connaissances analytiques et pratiques /
Étendue et pertinence de l’expérience en administration publique
Compréhension démontrée de l’objectif et des fonctions des programmes techniques, des directives opérationnelles et des procédures de gestion de programme / projet, de préférence ceux adoptés par l’Organisation des Nations Unies ou la FAO serait considérée comme un atout

Veuillez noter que tous les candidats doivent adhérer aux valeurs de la FAO: engagement envers la FAO, respect de tous et intégrité et transparence.