L’assistant de projet travaille en collaboration avec le personnel des opérations, des programmes, des projets et autres partenaires pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente et de qualité.

• Fournir un soutien à la gestion des projets en cours
• Appui aux services administratifs et logistiques
•  Appui à la maintenance du projet et à la gestion des actifs
•  Appui au développement et au partage des connaissances
• Toute autre tâche assignée par le superviseur

1. Veiller à fournir un soutien à la gestion des activités du projet en cours en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Réception et enregistrement du courrier de l’ONUDC et de ses partenaires ;
• Organisation logistique des missions incluant réservations des vols/billets, d’hôtels, matérialisation des demandes de voyages (travel request) et bons de commandes (Purchase Order) dans UMOJA, calcul des indemnités journalière de subsistance (DSA) et toute action nécessaire à la bonne organisation d’événements
• S’assurer des transactions sur le système financier UMOJA et en assurer le suivi avec l’Unité administrative et financière de l’organisation ;
• Collecte des factures pro formas nécessaires à l’organisation d’évènements de GPML dans la région d’Afrique Centrale ;
• Appui au Conseiller Régional de GPML et membres du personnel de l’ONUDC pour toute aide administrative conformément aux exigences des Nations Unies et des gouvernements nationaux dans la région d’Afrique de l’Ouest ;
• Appui administratif et logistique à l’organisation de conférences, d’ateliers ou de réunions ; Aide à la coordination des événements réalisés du projet ;

2. Veiller à assurer des services administratifs et logistiques efficaces en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Préparation de correspondance si nécessaire ;
• Extraction, saisie, copie et classement de données provenant de sources diverses.
• Appui à la gestion des stocks des fournitures du bureau du Conseiller Régional, de même de ceux destinés aux formations en appui et des stocks et inventaires du matériel ;
• Faire le suivi des règlements fournisseurs avec le Bureau Régional à Dakar ainsi qu’avec le PNUD des pays d’Afrique de l’Ouest.
• Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.

3. Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du projet en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Participation à la formation pour les opérations et le personnel du programme ;
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux pratiques de communautés ;

• Démonter un engagement pour la mission, la vision et les valeurs des Nations Unies ;
• Montrer une sensibilité et une adaptation aux différences de culture, de religion, de race, de sexe, de nationalité et d’âge ;
• Démonter et sauvegarder l’éthique et l’intégrité ;
• Démontrer des connaissances dans l’entreprise et un bon jugement ;
• Démonter une capacité de prise d’initiatives ;
• Agir en équipe et faciliter le travail avec les collègues ;
• Faciliter et encourager la communication dans l’équipe, communiquer de manière efficace ;
• Créer des synergies grâce à la maîtrise de soi ;
• Gérer les conflits ;
• Apprendre et partager les connaissances, encourager les autres ;
• Prendre des décisions transparentes basées sur les informations.

Compétences Fonctionnelles :

Construire des partenariats stratégiques 

• Analyser l’information générale et choisir des documents pour appuyer des initiatives de création de partenariats ;
• Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances ;
• Rechercher les meilleures pratiques et proposer des nouvelles façons de faire plus efficaces ;

Connaissance du travail et expertise technique

• Comprendre les principaux processus et les méthodes de travail du poste ;
• Posséder une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les appliquer de façon cohérente lors des tâches de travail ;
• Démontrer une bonne connaissance de la technologie de l’information et l’appliquer lors des tâches ;

Promotion du changement organisationnel et du développement 

• Démonter la capacité d’identifier les problèmes et de proposer des solutions ;

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion 

• Utiliser les informations/ bases de données/ autres systèmes de gestion ;

Client d’orientation

• Faire des rapports aux clients internes et externes de façon opportune et appropriée ;
• Organiser et prioriser les horaires de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients ;

Promotion de la responsabilité et de la gestion optimisée sur les résultats

Rassembler et diffuser les informations sur les meilleures pratiques en matière de responsabilité et de systèmes de gestions axées sur les résultats.

Responsabilités de supervision/gestion : Conseiller régional du programme global de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (GPML)

Démonstration attendue des compétences

Atteindre les résultats :

NIVEAU 2 : Évoluez les solutions et simplifiez les processus, équilibrez la vitesse et la précision dans le travail

Penser de manière innovante :

NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/ouvrir à de nouvelles approches, faire preuve de pensée systémique/intégrée

Apprendre en continu

NIVEAU 2 : Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage

Adaptez-vous avec agilité 

NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement

Agir avec détermination NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression

S’engager et s’associer

NIVEAU 2 : Est facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, construit/maintient des coalitions/partenariats

Activer la diversité et l’inclusion

NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour aplanir les différences, tenir compte de la prise de décision 

Gestion des personnes (insérer ci-dessous la phrase standard si le poste a des subordonnés directs.)

Définition du nom du domaine thématique

Professionnalisme Appliquer et adapter Apporte des compétences et des connaissances avec une capacité démontrée à faire progresser l’innovation et l’amélioration continue, dans le domaine d’expertise professionnel

Travail en équipe

   Mettre en œuvre et gérer les compétences et les connaissances des exercices de manière indépendante, démontrant sa capacité à gérer ses responsabilités et celles de l’équipe, dans le domaine de travail

Planifier et organiser 

  Mettre en œuvre et gérer les compétences et les connaissances des exercices de manière indépendante, démontrant sa capacité à gérer ses responsabilités et celles de l’équipe, dans le domaine de travail

Communication

  Mettre en œuvre et gérer les compétences et les connaissances des exercices de manière indépendante, démontrant sa capacité à gérer ses responsabilités et celles de l’équipe, dans le domaine de travail

Orientation client

Mettre en œuvre et gérer les compétences et les connaissances des exercices de manière indépendante, démontrant sa capacité à gérer ses responsabilités et celles de l’équipe, dans le domaine de travail

Enseignement secondaire (Baccalauréat). Un Bachelor, une Licence, un Brevet de technicien supérieur (BTS), (Diplôme universitaire de technologie) DUT, en administration des affaires ou en commerce, ou ressources humaines, ou finances, ou sciences sociales, ou en relations internationales et tout autre domaine connexe serait souhaitable.

Expérience, connaissances et compétences

• Pour les candidats titulaires du Baccalauréat, avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion administrative ou le service de soutien aux programmes.
• Les candidats titulaires d’un Brevet de technicien supérieur (BTS), (Diplôme universitaire de technologie) DUT, Bachelor ou Licence, devront avoir une expérience minimum de trois (3) années.
• Maîtrise de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureau (Microsoft Word, Excel, etc.). Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basée sur le Web.

 langues

• Maîtrise du français
• Bonne connaissance de l’anglais