Secretariat, Assistanat
Secrétaire CDD
GBG
WebsiteGBG recrute un Secrétaire
Missions
Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, …) et transmettre les informations (e-mail, notes, fax, …) pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable. Prend en charge le suivi complet de dossiers (contrats, maintenance des équipements de la structure, …).
Fonctions
- Accueillir une clientèle
- Planifier les rendez-vous
- Orienter les personnes selon leur demande
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Saisir des documents numériques
- Classer les documents, informations et fonds documentaires des activités
- Organiser des déplacements professionnels
- Définir des besoins en approvisionnement
- Suivre l’état des stocks
- Préparer les commandes
- Correspondre avec les institutions sociaux
- Archiver les dossiers et documents de référence
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Réaliser des reporting d’activités
Compétences
- Sténographie
- Techniques de prises de notes
- Outils bureautiques
- Règles d’accueil
- Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …)
- Normes rédactionnelles
- Connaissance en Droit du travail
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