Ambassade de Finlande recrute un/e Assistant/e Administratif/ve.

La Finlande, État membre de l’Union européenne, a récemment ouvert une Ambassade à Dakar. L’Ambassade promeut les relations politiques, commerciales et culturelles etc. entre la Finlande et le Sénégal ainsi que certains autres pays de la région. À l’avenir l’Ambassade offrira également des services liés aux affaires consulaires et aux procédures d’entrée sur le territoire finlandais (visas, permis de résidence, passeports). L’équipe de l’Ambassade est actuellement composée de quatre fonctionnaires diplomatiques finlandais et quatre postes d’employés locaux.

L’Ambassade cherche à recruter une personne dynamique, flexible et motivée à contribuer au bon fonctionnement de la nouvelle mission diplomatique. La responsabilité principale de l’assistant/e administratif/ve sera de faciliter le travail quotidien de l’Ambassade en ce qui concerne les procédures administratives et les services consulaires.

Rôles et responsabilités :

L’éventail précis des tâches variera au fil du temps en fonction des besoins de l’Ambassade, mais comprendra les éléments suivants :

• Fonctions de réceptionniste
• Appui à l’administration financière de l’Ambassade
• Rédaction de la correspondance officielle de l’Ambassade (notes verbales, lettres etc.)
• Rédaction et gestion des demandes de franchise douanière et d’exonération fiscale de l’Ambassade et du personnel diplomatique
• Appui aux affaires consulaires et de notariat
• Gestion des frais consulaires et de la petite caisse
• Service client, renseignements par email et par téléphone
• Appui à la promotion commerciale
• Intérim de l’assistante de l’Ambassadeur
• Autres tâches désignées par l’Ambassadeur ou son adjoint

Exigences et compétences requises :

• Niveau de formation Bac+3 ou plus
• Minimum 3 ans d’expérience de travail dans des postes similaires
• Excellent niveau de français oral et écrit
• Bon niveau d’anglais oral et écrit
• Connaissances informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Autorisation légale de vivre et de travailler au Sénégal avant le recrutement

Qualités requises :

• Polyvalence et sens de l’organisation
• Sens de responsabilité et méticulosité dans l’exécution des tâches
• Capacité d’analyse et de résolution de problèmes
• Disponibilité, aisance relationnelle et travail en équipe

Connaissances et compétences souhaitées :

• Expérience professionnelle préalable dans une Ambassade ou une organisation internationale
• Bonne connaissance des affaires de protocole et des questions administratives au Sénégal
• Maîtrise des langues locales
• Intérêt envers la Finlande

Termes et conditions d’emploi :

• Contrat à durée déterminée dans une première phase
• Travail présentiel avec des horaires fixes (40 heures / semaine)
• Lieu de travail : Ambassade de Finlande
• Les salaires sont versés directement sur un compte bancaire ; le candidat retenu doit donc disposer d’un compte bancaire.
• Une attestation de sécurité de la police pourra être demandée pour les personnes dont la nomination est envisagée.

Comment postuler :

Les candidatures doivent être envoyées uniquement par courrier électronique à l’adresse mail indiquée et pour objet « Assistant administratif ». Le courrier devra contenir un CV et une lettre de motivation avec prétention salariale. Les candidatures doivent être reçues au plus tard à 16h15 heure locale le mercredi 29 mars 2023. Aucune candidature ne sera acceptée après cette limite.

Processus de sélection :

• Un certain nombre de candidats seront sélectionnés à un entretien d’embauche. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
• Les candidats devront se présenter physiquement à l’entretien.
• Un test de compétences et de langues pourra être inclus dans le processus de recrutement.