International Staffing Company Human Capital recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve), Il/elle aura pour mission d’assister son supérieur afin d’optimiser la gestion de son activité.

Principales Responsabilités

Administration :

• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers;
• Gérer l’ordre du jour, le planning, le courrier et l’agenda de son supérieur;
• Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de son supérieur;
• Accueillir une clientèle;
• Filtrer des appels téléphoniques;
• Organiser le planning d’un responsable, collaborateur;
• Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…);
• Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour);
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.);
• Organiser des déplacements professionnels;
• Préparer et organiser des réunion;
• Saisir des documents numériques;
•  Reporter à la Direction.

Ressources humaines :

• Élaborer les contrats de travail, faire le suivi administratif et assurer l’intégration des intérimaires;
• Être un appui dans le traitement de la paie;
• Suivre et vérifier les pointages en collaboration avec les superviseurs;
• Veiller au remplacement du personnel absent sur les sites dans les meilleurs délais et selon les engagements pris vis-à-vis des clients;
• Faire le suivi des congés et des absences;
• Assurer le sourcing pour les missions de recrutement en intérim;
• S’assurer de l’adhésion à temps de tous les bénéficiaires aux institutions sociales et à l’IPM.

Qualifications :

• Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment le pack Office;
• Aisance relationnelle;
• Grande agilité dans le traitement de l’information;
• Sang-froid, adaptabilité et capacité à trouver rapidement des solutions;
• Organisation et rigueur;
• Sens du service, discrétion et diplomatie;
• Sténographie;
• Méthode de classement et d’archivage;
• Modalités d’accueil;
• Techniques de prise de notes;
• Techniques de numérisation;
• Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …);
•  Connaissance du droit du travail.

Qualités Personnelles :

• Sens du travail en équipe;
• Ouverture et curiosité d’esprit;
• Bonnes compétences rédactionnelles;
• Disponibilité;
• Esprit d’analyse et de synthèse;
• Organisation et rigueur;
• Créativité.