Sous la direction générale de l’associé aux achats, l’assistant aux opérations soutient les opérations du bureau en exécutant une variété de processus d’approvisionnement et administratifs standard garantissant une qualité et une précision de travail élevées. L’adjoint aux opérations favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

L’assistant aux opérations travaille en étroite collaboration avec l’équipe du personnel des opérations, des programmes et des projets pour assurer une prestation de services cohérente et pour résoudre les problèmes complexes liés à l’approvisionnement et à l’administration et à la fourniture d’informations.

• Préparer le plan de travail de l’équipe administrative ;
• Coordonner et superviser le personnel de soutien administratif du BR ;
• Coordonner et superviser les expéditions et les modalités de dédouanement ;
• Coordonner et superviser les préparatifs de voyage ;
• Coordonner et faciliter l’organisation de conférences, d’ateliers et de retraites ;
• Coordonner les services d’entretien du bâtiment; préparer/renouveler les contrats avec les prestataires de services et surveiller la prestation des services ;
• Superviser les questions de protocole, l’enregistrement du personnel, la coordination avec les autorités locales sur l’espace et d’autres questions administratives ;
• Gérer et améliorer le système de classement en assurant la conservation des documents confidentiels ;
• Gérer l’approvisionnement en carburant des véhicules officiels ainsi que des véhicules du personnel international.

Coordonner et organiser les processus de gestion des actifs et d’approvisionnement

• Gérer les fournitures de papeterie de bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie et la tenue d’un journal de distribution ;
• Fournir une assistance dans la gestion des actifs du bureau ;
• Fournir des contributions substantielles à la préparation des plans de passation des marchés pour le bureau et contribuer au suivi de leur mise en œuvre ;
• Générer des rapports liés à l’approvisionnement ; effectuer des recherches et rédiger des réponses aux demandes de renseignements ;
• Examiner les demandes d’approvisionnement et lancer les procédures d’approvisionnement, principalement pour les micro-achats, pour l’équipement, les fournitures et les services de bureau et de projet ;
• Organiser et gérer les activités et les processus d’approvisionnement, principalement pour les micro-achats ;
• Coordonner les négociations contractuelles, préparer la demande d’attribution de contrat pour l’examen et l’approbation des autorités compétentes, au besoin ;
• Coordonner et superviser la préparation des bons de commande (PO) et des contrats à l’intérieur et à l’extérieur d’Atlas ; assurer l’exactitude des bons de commande ;
• Aider à administrer et à établir des accords à long terme (ALT) avec les équipes conjointes des Nations Unies.

Assurer une administration efficace des réseaux

• Surveiller quotidiennement la connexion réseau pour garantir un environnement réseau stable et réactif ;
• Configurer les imprimantes réseau et fournir un accès utilisateur selon les besoins ;
• Dépanner et surveiller les problèmes de réseau ; répondre aux besoins et aux questions des utilisateurs concernant l’accès au réseau ;
• Maintenir les journaux de sauvegarde ; organiser le stockage hors site des sauvegardes ;
• Maintenir des mesures pour la continuité des activités et les processus et procédures de reprise après sinistre, y compris la sauvegarde et la restauration des serveurs et des installations de stockage locales ;
• Fournir un soutien technique à la gestion du réseau local (LAN) conformément aux exigences d’ONU Femmes.

Fournir un soutien administratif à l’acquisition et au partage des connaissances

• Organiser des formations pour le personnel des opérations/projets sur les questions administratives ;
• Compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d’administration, d’approvisionnement et de ressources humaines ;
• Informer les membres du personnel sur les questions administratives générales ; fournir des conseils et un soutien administratif.

Indicateurs clés de performance

• Respect des règles et règlements d’ONU Femmes ;
• Services d’approvisionnement rapides et de qualité ;
• Exécuter les tâches de manière transparente et rentable ;
• Fournir des conseils opportuns et de qualité aux clients;
• Rapports ponctuels et de qualité.

• Respect de la diversité
• Intégrité
• Professionnalisme

Les compétences de base:

• Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
• Responsabilité
• Résolution créative de problèmes
• Communication efficace
• Collaboration inclusive
• Engagement des parties prenantes
• Montrer l’exemple

Compétences fonctionnelles

• Capacité d’administrer et d’exécuter des processus administratifs et des transactions ;
• Capacité à effectuer un travail de nature confidentielle et à gérer un gros volume de travail;
• Excellente connaissance des règles et règlements administratifs;
• Excellentes compétences en informatique et en gestion Web ;
• Capacité d’extraire et d’interpréter des données.

• Un diplôme d’études secondaires est requis;

• Un baccalauréat en (administration des affaires ou dans un domaine connexe est un atout) combiné à 2 années supplémentaires d’expérience pertinente peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur
• Une maîtrise ou l’équivalent en administration est un atout

Vivre:

• Au moins 3 ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration, les achats, les ressources humaines ou le service de soutien logistique ;
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.);
• Une expérience des procédures de l’ONU est un atout ;
• Une expérience dans l’utilisation d’ATLAS est un atout.

Exigences linguistiques : 

• La maîtrise du français est requise
• La connaissance de l’autre langue de travail officielle de l’ONU (anglais) est un atout.

Le formulaire d’histoire personnelle d’ONU Femmes (P11) doit être rempli et joint dans le cadre de la candidature en ligne –  https://www.unwomen.org/-/media/headquarters/attachments/sections/about%20us/employment/un-women- p11-personal-history-form.doc?la=fr&vs=558

À ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. ONU Femmes recrute, emploie, forme, rémunère et promeut sans distinction de race, de religion, de couleur, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, de capacité, d’origine nationale ou de toute autre base couverte par la loi appropriée. Tout emploi est décidé sur la base des qualifications, des compétences, de l’intégrité et des besoins organisationnels. 

Si vous avez besoin d’aménagements raisonnables pour soutenir votre participation au processus de recrutement et de sélection, veuillez inclure ces informations dans votre candidature.

ONU Femmes applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et d’ONU Femmes, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Toutes les candidates sélectionnées devront adhérer aux politiques et procédures d’ONU Femmes et aux normes de conduite attendues du personnel d’ONU Femmes et seront donc soumises à une vérification rigoureuse des références et des antécédents. (La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents).