RportH recrute un Secrétaire.

Nous sommes à la recherche d’un(e) secrétaire qui vas effectuer le traitement administratif des dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, …) et fait suivre les informations (e-mail, notes, fax, …) pour le compte d’un responsable ou d’un ou plusieurs services en fonction de l’organisation de l’entreprise. Elle sera appelé à s’occuper parfois du suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, Synchronise parfois une équipe.

Missions du poste

• Recevoir les visiteurs, clients, fournisseurs, les dirige, note les messages et planifie les rendez-vous
• Trie, distribue, affranchit, enregistre le courrier et s’occupe de la gestion des messages électroniques
• Rédige et met en forme les documents, les fait suivre et les range
• S’occupe de l’organisation des déplacements de membres de l’équipe ou du responsable
• Vérifie l’état des stocks, évalue les besoins en approvisionnement et définit les commandes à passe
• Actualise des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, …
• Surveille et contrôle l’exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure
• Procède à l’indexation et à l’archivage des comptes rendus de séance, dossiers professionnels, …
• Rédige et met en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, …)
• Occuper du suivi administratif des dossiers du personnel et met en place la logistique des formations et des recrutements
• Occuper de la gestion administrative et comptable d’une structure
• Synchroniser l’activité d’une équipe

Votre profil

Niveau d’études recommandé : Bac +2 en gestion des administrations avec 3 ans d’expérience de préférence assistanat chantier

Compétences requises

• Compétences dans l’utilisation des appareils de bureau tels que les ordinateurs, imprimantes, téléphones et fax
• Bonne utilisation des instruments informatiques (Office, systèmes de gestion)
• Excellentes capacités d’organisation et de coordination
• Capacités de travailler de manière indépendante, structurée et attentive
• Capacités de communication écrite et orale
• Attitude cordiale, discrète et professionnelle
• Excellent standing et belle présentation
• Prédisposition aux relations personnelles
• Ponctualité, précision et fiabilité
• Flexibilité et dynamisme