Secretariat, Assistanat
Réceptionniste CDD
RMO
WebsiteRMO recrute une Réceptionniste
Le Poste :
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
- Réception et secrétariat
A cet effet, il/elle est chargé(e) de :
- Répondre au téléphone, traiter reprendre ou transférer les appels et les messages,
- Enregistrer, documenter et organise régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement)
- Maintenir l´annuaire téléphonique du projet,
- Assurer les remises de chèques aux prestataires externes contre décharge,
- Assurer l’accueil des visiteurs et visiteuses, attitude poli (e) et prévenant(e),
- Assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du Bureau,
- Photocopier et numériser les documents en fonction des besoins,
- Aider à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers, traiter les informations de manière confidentielle et intègre,
- Prendre des dispositions pour se faire remplacer en cas d’absence,
- Soutenir la préparation de programmes de visite, gère le planning des déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses,
- Participer aux réunions (d’équipe/ateliers internes et externes) leur documentation,
- Faire la préparation de correspondances
- Assurer le traitement de textes et des tableurs sous MS Office
- Apporter son appui à l´organisation des réunions et séminaires.
- Logistique
Vous serez chargé de :
- La Gestion des courses des Chauffeurs
- Assurer la gestion des réservations de Salle
