Secretariat, Assistanat
Personnel de Bureau CDD
RportH
RportH recrute un Personnel de Bureau.
Le personnel clérical détaille les tâches et les activités communes à une série d’emplois mais aussi de fournir un soutien administratif pour assurer le fonctionnement efficace du bureau.
Principales tâches et responsabilités :
- Répondre et diriger les appels téléphoniques
- Passer des appels
- Prendre et distribuer des messages
- Organiser et planifier les rendez-vous
- Organiser et coordonner des réunions
- Traiter les demandes de renseignements et les demandes de travail reçues
- Examiner les dossiers et les dossiers pour répondre aux demandes de renseignements
- Vérifier et distribuer les documents et la correspondance
- Recevoir, trier et distribuer le courrier entrant
- Maintenir les systèmes de classement
- Compiler les dossiers des activités de bureau
- Photocopie, numérisation et télécopie
- Envoyer des emails
- Préparer et envoyer des envois et des colis sortants
- Taper des documents et de la correspondance
- Vérifier et entrer des données
- Mise à jour et maintenance des bases
- Coordonner le flux de travail
- Contrôler les fonctions de comptabilité de base telles que vérifier les factures et effectuer des dépôts
- Gérer la petite caisse
- Surveiller et commander l’inventaire des fournitures de bureau
- Garder la zone de bureau propre et bien rangé
Éducation et expérience
- Connaître les applications logicielles pertinentes, y compris MS Office
- Compétent dans l’utilisation du courrier électronique et de l’Internet
- Bonnes compétences en numératie
- Compétences précises du clavier
- Connaître les systèmes et les procédures de gestion de bureau
- Connaître les procédures administratives
- Connaître les procédures comptables de base
- Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent
Compétences clés
- Organisation et planification
- Compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail
- Gestion de données
- Attention aux détails et précision
- Résolution de problème
- Adaptabilité
- Orientation vers le service à la clientèle
- Travail en équipe
- Compétences de communication – verbale et écrite
- Confidentialité
