Le PNUD embauche un Adjoint Administratif.‎

‎Devoirs et responsabilités‎

‎1. Prestation de services de soutien financier, administratif et logistique‎

• ‎Fournir des services de soutien financier, administratif et opérationnel au Bureau régional;‎
• ‎Établir les comptes de régularisation et maintenir un système interne de contrôle des dépenses pour s’assurer que les pièces traitées sont appariées et complétées, que les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées dans le système ERP et que les demandes de remboursement de voyage sont dûment traitées;‎
• ‎Tenir un système de classement approprié pour les dossiers et les documents financiers;‎
• ‎Préparer la correspondance et les rapports de routine conformément aux procédures internes normalisées;‎
• ‎Soutenir le gestionnaire régional dans la préparation, la surveillance et la tenue à jour du budget de l’OI, y compris les affectations aux unités de terrain (FU) et aux déplacements de surveillance de l’unité de terrain (FUMT);‎
• ‎Tenir des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses. Préparez des rapports pilotés par le système selon les besoins :‎
• ‎Compiler de la documentation de base, telle que des données statistiques sur la mobilisation des volontaires, pour la région en tant que contribution aux exercices d’entreprise;‎
• ‎Assistance pour les questions de protocole, l’enregistrement du personnel, la coordination avec les autorités locales, la gestion de l’espace pour les événements spéciaux et d’autres questions administratives et logistiques;‎
• ‎Tenir à jour et classer les dossiers généraux du bureau et conserver l’information et le matériel de référence d’une manière qui facilite la référence et la récupération. Recueillir et distribuer le courrier entrant et sortant et maintenir un suivi précis;‎
• ‎Agir à titre de surveillant des congés pour le personnel de l’OI;‎
• ‎Dans les cas où il n’y a pas d’Unité de terrain du programme VNU dans le pays où se trouve l’OI, appuyer le recrutement et d’autres besoins administratifs des volontaires pour le pays donné.‎

‎2. Soutien aux activités d’approvisionnement, de gestion des actifs et d’événements‎

• ‎Aider aux processus d’approvisionnement en préparant les demandes et en vérifiant leur exhaustivité et leur autorisation / soutien documentaire pour s’assurer que les spécifications, les dispositions budgétaires et toutes les autres exigences sont en ordre; assurer le suivi et placer les reçus dans le système ERP après la réception ou la prestation des biens et des services;‎
• ‎Appuyer le Siège du VNU et les points focaux du Bureau régional du PNUD et des bureaux de pays sur la gestion des actifs, la collecte, la tenue à jour et la consolidation des registres des biens du VNU situés dans les bureaux régionaux et les unités de terrain pour s’assurer que les données du système ERP sont correctes;‎
• ‎Agir en tant que point focal administratif et logistique pour l’organisation d’ateliers, de retraites et d’autres événements dirigés par RO, y compris la budgétisation financière, l’identification des besoins en matière d’approvisionnement et le lancement de mesures d’approvisionnement.‎

‎3. ‎‎Processus de gestion des voyages‎

• ‎Traiter les demandes de voyage dans le système ERP, conformément aux procédures pertinentes. Assurer la disponibilité du budget selon le plan comptable ainsi que le prix compétitif du fournisseur de voyages;‎
• ‎Fournir des informations au personnel sur les voyages, y compris les droits, l’itinéraire de voyage et l’arrangement de l’hôtel. Les dispositions d’appui pour l’habilitation de sécurité au besoin;‎
• ‎Traiter les autorisations de voyage – y compris les mesures de suivi en temps opportun sur les habilitations de sécurité – et les demandes de voyage en temps opportun et conformément aux droits de voyage du personnel, des consultants, des participants aux réunions aux événements ro, etc., en veillant à ce que les arrangements de voyage soient conformes aux règles et règlements du PNUD et aux politiques de voyage connexes;‎
• ‎Surveiller et tenir un historique des demandes de voyage et des rapports de dépenses du personnel RO et FU dans T&E Dashboard et prendre des mesures correctives au besoin;‎
• ‎Traiter les demandes de visas pour tous les voyageurs du programme VNU, ainsi que les réservations d’hôtel et les demandes de permis de séjour et de carte d’identité diplomatique pour le personnel international. Traiter les demandes et les renouvellements de laissez-passer de l’ONU pour le personnel du VNU‎

‎Exigences du poste‎

‎Éducation:‎

• ‎Enseignement secondaire;‎
• ‎Une certification en administration, ‎‎comptabilité ou finance‎‎ est hautement souhaitable.‎

‎Expérience:‎

• ‎5 ans d’expérience pertinente dans les services de soutien administratif;‎
• ‎Alternativement peut être accepté Baccalauréat en combinaison avec 2 ans d’expérience pertinente dans les services de soutien administratif;‎
• ‎Maîtrise de l’utilisation des ordinateurs et des progiciels de bureau (ERP, MS Word, Excel, PowerPoint, etc.);‎
• ‎La connaissance des systèmes de gestion basés sur le Web est hautement souhaitable.‎

‎Exigences linguistiques :‎

• ‎Maîtrise de l’Anglais‎‎ et du Français;‎
• ‎La maîtrise d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.‎

‎Date limite de candidature: 19 mai 2022.‎