RCS recrute une Assistante Administrative.

Org. Réglage et rapport

Le poste est situé au bureau régional pour l’Afrique du Bureau de coordination du développement des Nations Unies (UNDCO) – Dakar Hub au lieu d’affectation de Dakar au Sénégal, et relève du directeur régional adjoint du bureau régional du DCO pour l’Afrique basé à Dakar.

Responsabilités

Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’adjoint administratif sera responsable des tâches suivantes :

Administration générale

• Établit, archive, stocke et gère les données, les procès-verbaux des réunions et les informations pertinentes pour le champ d’application des activités de coordination du Bureau régional du DCO pour l’Afrique – Dakar Hub en soutien aux CR / UNCT et aux directeurs régionaux des AFP.
• Identifie et résout divers problèmes/problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent et détermine les actions appropriées.
• Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne au bureau régional du DCO, au siège du DCO et dans les bureaux des coordonnateurs résidents.
• Assurer la liaison avec les autres membres du personnel administratif de l’UNCT au lieu d’affectation et à travers l’Afrique pour assurer la cohérence dans l’application des processus.
• Effectue d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins, telles que le programme de voyage opérationnel, le suivi des comptes et le paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services, la planification de l’espace physique et l’entretien de l’équipement, et/ou l’organisation et la coordination de séminaires, de conférences et de traductions.
• Assurer la liaison avec le PNUD sur les questions d’intérêt (Fourniture de services du PNUD pour le Bureau régional.
• Gérer l’emploi du temps du directeur régional adjoint, assurer la liaison avec l’assistant administratif principal du bureau régional du DCO et faciliter la participation aux réunions avec les bureaux des coordonnateurs résidents, les équipes de pays des Nations Unies (UNCT), les entités régionales des Nations Unies, le siège du DCO, le personnel du bureau régional du DCO pour l’Afrique – Dakar Hub, Bureau régional DCO pour l’Afrique à Addis-Abeba, et avec d’autres parties prenantes et partenaires .

Gestion des ressources humaines

• En étroite collaboration avec l’assistant administratif principal du bureau régional du DCO pour l’Afrique, coordonne diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple, le recrutement, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation des performances, les révisions de la classification des emplois, la séparation du personnel membres, formation, etc., assurant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Assure la liaison avec l’administration centrale / les services exécutifs pour maintenir des informations à jour sur le recrutement, la réinstallation, l’évaluation des performances, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Conseiller le personnel sur les questions de visa et assurer le suivi avec le PNUD des demandes de visa et faciliter le retrait des passeports auprès des ambassades, le cas échéant et pertinent.
• Surveille les tableaux de dotation pour une variété d’activités de ressources humaines, telles que les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements de personnel ; surveille en particulier les nominations et les réaffectations des coordonnateurs résidents et les arrangements de nomination par intérim pour les coordonnateurs résidents
• Coordonnateurs par intérim (CR) dans les régions de l’Afrique de l’Ouest, du Centre et du Nord ; tient à jour la liste des RC, y compris leurs coordonnées.

Budget et finances

En étroite collaboration avec l’assistant administratif principal du Bureau régional du DCO pour l’Afrique, fournit une assistance experte dans la préparation et l’élaboration du programme de travail et du budget du Bureau régional du DCO pour l’Afrique.
Assiste les gestionnaires dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
Examiner les demandes de biens et services pour s’assurer (a) que les bons objets de dépense ont été facturés et (b) la disponibilité des fonds.
Aide à la préparation des soumissions de performance budgétaire en coordination avec d’autres membres du personnel des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.

Administration des contrats/Approvisionnement

• Fournir des services de coordination opérationnelle et administratifs dans la planification des ressources d’entreprise (ERP – connue sous le nom d’Umoja à l’ONU), pour soutenir les projets et activités d’approvisionnement, conformément aux processus standard ; soulever des demandes de biens, de services et d’embauche de consultants/entrepreneurs individuels.
• Examiner et préparer les exigences et la portée des travaux et les spécifications des biens et services et les documentations nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées.
• Coordonner avec l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les entrepreneurs externes pour les biens et services.
• Maintenir les dossiers internes et les documentations pertinentes pour les activités d’approvisionnement.
• Inspecter et recevoir les biens/services reçus par rapport au bon de commande, aux factures fournies par l’entrepreneur et effectuer des activités de gestion des actifs
• Traiter le paiement des factures des entrepreneurs et surveiller les paiements dès réception et exécution satisfaisantes.
• Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations des Nations Unies pour le personnel contractuel et de travail de l’unité, de la section ou du service des Nations Unies, y compris les laissez-passer, les laissez-passer, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.

Compétences

• Professionnalisme : Aptitude à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
• Planifier et organiser : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
• Organisation cliente : Considère tous ceux à qui les services sont rendus comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des revers des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.

Éducation

• Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
• La réussite au Global General Service Test (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat de l’ONU. Les candidats qui n’ont pas réussi le GGST au moment de la candidature peuvent être invités au test après avoir soumis une candidature. Veuillez vous référer au site Web de GGST à https://careers.un.org/lbw/home.aspx?viewtype=GGST&lang=en-US

L’expérience professionnelle

• Un minimum de sept (7) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou dans un domaine connexe est requis.
• Une expérience de travail avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP), tel qu’Umoja ou similaire, est souhaitable.
• Une expérience de travail avec les Nations Unies ou une organisation internationale similaire est souhaitable.
• Une expérience de la collaboration inter-agences ou inter-organisations en matière de développement durable au niveau régional est souhaitable.
• Une expérience de travail dans une équipe multiculturelle aux niveaux national, régional et mondial est souhaitable.

Langues

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.

REMARQUE : « Aisance équivaut à une cote de « courant » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et « Connaissance de » équivaut à une cote de « confiance » dans deux des quatre domaines.

Évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien axé sur les compétences.

Avis spécial

Ce poste est soumis au recrutement local conformément à l’article 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Tous les membres du personnel des services généraux et des catégories apparentées sont recrutés dans le pays ou à une distance de trajet de chaque bureau, quelle que soit leur nationalité et la durée de leur séjour dans le pays. L’agent faisant l’objet d’un recrutement local ne peut bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international.

La réussite au Global General Service Test (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat de l’ONU. Les candidats qui n’ont pas réussi le GGST au moment de la candidature peuvent être invités au test après avoir soumis une candidature. Avoir réussi le test d’évaluation de l’appui administratif en anglais au siège des Nations Unies, à la Commission économique pour l’Afrique, à la Commission économique et sociale pour l’Asie occidentale, à l’Office des Nations Unies à Genève, à l’Office des Nations Unies à Vienne, au Tribunal pénal international pour le Rwanda ou au Tribunal pénal international pour l’ex-Yougoslavie; ou l’examen d’assistant comptable ou statistique des Nations Unies au siège des Nations Unies peut être accepté à la place du GGST.

Veuillez vous référer au site Web de GGST à https://careers.un.org/lbw/home.aspx?viewtype=GGST&lang=en-US

Ce poste est disponible pour une période initiale de 364 jours. La prolongation de la nomination est soumise à la disponibilité des fonds.

Les agents sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à sa mission. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés évoluer périodiquement vers de nouvelles fonctions dans leur carrière conformément aux règles et procédures établies.

Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre un équilibre hommes-femmes à 50/50 au sein de son personnel. Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour ce poste.

Considérations relatives aux Nations Unies

Conformément au paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas considérés pour un emploi aux Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, de l’exploitation sexuelle, des abus sexuels ou du harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été impliqué dans la commission de l’un de ces actes. Le terme « exploitation sexuelle » désigne tout abus réel ou tentative d’abus d’une position de vulnérabilité, de pouvoir différentiel ou de confiance, à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, le profit monétaire, social ou politique de l’exploitation sexuelle d’autrui. Le terme « abus sexuel » désigne l’intrusion physique réelle ou imminente de nature sexuelle, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement s’attendre ou être perçu comme étant une offense ou une humiliation, lorsqu’un tel comportement interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement, et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement s’attendre ou être perçu comme étant une offense ou une humiliation, lorsqu’un tel comportement interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement, et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement s’attendre ou être perçu comme étant une offense ou une humiliation, lorsqu’un tel comportement interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement, et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi. et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi. et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi.

Il sera dûment tenu compte de l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’éligibilité des hommes et des femmes à participer à quelque titre que ce soit et dans des conditions d’égalité à ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat des Nations Unies est un environnement non-fumeurs.

La considération primordiale lors de la nomination, du transfert ou de la promotion du personnel doit être la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les fonctionnaires de l’ONU sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et sont affectés par lui à toute activité ou bureau de l’ONU conformément à l’article 1.2 c) du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de se déplacer périodiquement pour s’acquitter de nouvelles fonctions dans ou entre les lieux d’affectation dans les conditions établies par le Secrétaire général.

Les candidats sont priés de suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne, inspira. Pour des conseils plus détaillés, les candidats peuvent se référer au Manuel du candidat, accessible en cliquant sur l’hyperlien « Manuels » dans le coin supérieur droit de la page d’accueil du titulaire de compte inspira.

L’évaluation des candidats sera effectuée sur la base des informations fournies dans la candidature conformément aux critères d’évaluation de l’offre d’emploi et aux législations internes applicables des Nations Unies, y compris la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et Règlement du personnel, textes administratifs et directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans inspira pour être pris en compte pour l’offre d’emploi actuelle. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne doit être apporté aux demandes qui ont été soumises. Les candidats sérieusement pris en considération pour la sélection seront soumis à des vérifications de références pour vérifier les informations fournies dans la candidature.

Les offres d’emploi publiées sur le portail des carrières seront supprimées à 23h59 (heure de New York) à la date limite.

Date limite : 15 avril 2022.