BP Global recrute un Assistant Personnel.

Résumé du profil de poste

Responsable de soutenir les équipes / dirigeants assignés en fournissant une assistance proactive et un soutien administratif aux activités des équipes de direction sous supervision, afin d’améliorer l’efficacité et de fournir des solutions efficaces, tout en garantissant la discrétion et la confidentialité.

Principales responsabilités

• Gestion de l’agenda : organisation de l’agenda et des rendez-vous toute l’année, fourniture d’un service administratif complet au VP/HOC en ce qui concerne la gestion des voyages et des visites, y compris la gestion de l’itinéraire et la réservation complète.
• Correspondance : Agir en tant que point de contact au quotidien pour toute la correspondance, la réception et la gestion des courriers au bureau de Dakar (expédition, numérisation et envoi au destinataire approprié)
• Responsabilité des systèmes de classement électroniques et papier, de la préparation de la correspondance VP/HOC
• Réunions et événements : organiser des réunions, notamment en veillant à ce que les dispositions pratiques soient en place, à ce que les réunions se déroulent sans heurts et efficacement et à ce que tout le matériel de préparation nécessaire soit reçu à temps. Cela comprendra des conférences et des réunions hors site.
• Aider le VP/HOC à soumettre les dépenses d’entreprise dans le système, les réclamations, les réservations de voyages et l’hébergement lors de voyages ou de réunions externes
• Gérer les entrées du registre G&E
• Gérer et/ou soutenir toutes les lettres reçues de l’équipe locale et de l’équipe de Sunbury nécessitant un VP/HOC
• Signature (Finances, Taxes, C&A, équipe de voyage) en temps opportun, avec reçu de transmission.
• Soutenir l’équipe de mobilité internationale pour rationaliser le processus d’exécution des demandes de permis de travail pour les personnes affectées à la messagerie instantanée dans la région en obtenant des « signatures manuscrites » du vice-président/chef de pays, au besoin.
• Soutenir le système de suivi des correspondances avec l’administration.
• Travailler directement avec les équipes de soutien fonctionnel (sécurité, installations, voyages et transports) et les événements régionaux pour les visiteurs VIP (calendrier de la gestion des mouvements et des déplacements, programmes de réunions et d’ateliers, arrangements de rencontre, etc.)
• Soutenir les opérations commerciales et C&EA organisant et organisant des événements dans le pays, y compris la logistique externe, la réservation de salles, le transport terrestre, etc. avec le soutien de l’équipe de logistique et de voyage.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de gestion des licences et soutenir les correspondances et la livraison des données aux destinataires appropriés lorsque le conseiller en gestion des licences est en congé.
• Créateur de paniers d’achats et de services de bureau via backbone (SAP).

Formation et expérience requises

Éducation

Baccalauréat pertinent

Expérience

• Maîtrise avancée des applications Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel )
• Doit avoir une expérience d’au moins 5 ans en tant qu’assistant de direction ou un rôle avec des tâches similaires
• Bonnes compétences rédactionnelles en anglais et en français
• Bonne communication en anglais. Doit savoir lire, écrire et parler

Seules les candidatures soumises en anglais seront examinées

Candidatures ouvertes aux citoyens sénégalais uniquement.

• Travail d’équipe courtois et compétences en réseautage avec des pairs et des gestionnaires du monde entier.
• Comportement professionnel et sang-froid sous pression.
• Capacité à évaluer et anticiper intelligemment les besoins.
• Capacité à juger et à maintenir la confidentialité.
• Capacité avérée à gérer les relations internes et externes
• Anti-pots-de-vin et anti-corruption. bp a institué et maintient des politiques et des procédures conçues pour empêcher toute activité ou conduite qui violerait toute loi ou réglementation anti-pots-de-vin ou anti-corruption applicable

Rejoignez-nous et faites la différence en :

• rendre notre production et nos opérations plus sûres et plus standardisées
• réduire plus rapidement nos émissions de carbone
• augmentation des rendements en espèces et amélioration de la fiabilité et de l’optimisation
• maximiser l’efficacité en partageant les ressources
• accélérer la transformation numérique de nos actifs opérationnels
• développer nos collaborateurs plus rapidement, en tirant parti de l’échelle de P&O
• construire une plus grande intégration et collaboration au service de notre objectif

Nous sommes un employeur garantissant l’égalité des chances et valorisons la diversité dans notre entreprise. Nous ne discriminons pas sur la base de la race, de la religion, de la couleur, de l’origine nationale, du sexe, du genre, de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de l’âge, de l’état matrimonial, de la neurodiversité/fonctionnement neurocognitif, du statut d’ancien combattant ou du statut d’invalidité. Nous veillerons à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables pour participer au processus de candidature ou d’entretien, pour effectuer des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi. Veuillez nous contacter pour demander un hébergement.

Date limite : 22 avril 2022.