L’OMS recrute un (une) Assistant (e) administratif (ve) pour le HUB des urgences de l’OMS Sénégal.

• Durée du contrat : six (6) mois à partir du 21 mars 2022
• Grade : G4
• Lieu d’affectation : Dakar

Objectifs du programme

Le Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire vise à renforcer les capacités des Etats Membres à gérer les risques d’urgence sanitaire, ainsi qu’à mener et à coordonner la réponse sanitaire internationale pour contenir les épidémies et assurer un secours et un relèvement efficaces aux populations touchées lorsque les capacités nationales sont insuffisantes.

L’Unité Gestion et administration du Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire est chargée d’assurer une gestion efficace et de fournir un appui administratif au programme de gestion des situations d’urgence (EPR) mais aussi à veiller au financement et à une dotation rapide et durables en ressources humaines durant les opérations d’urgence sanitaire de l’OMS. Cette fonction comprend la fourniture de services administratifs de haute qualité et bien planifiés (RH, finances, planification du travail, gestion des subventions, par exemple) au Programme, notamment lors des interventions d’urgence, ainsi que le suivi efficace (et le respect) des modes opératoires normalisés afin d’assurer une amélioration continue et l’excellence des processus institutionnels.

L’assistant(e) Administratif (ve) est placé(e) sous l’autorité directe du Coordonnateur du Hub, son superviseur de deuxième rang est le Programme Area Manager/STS.

Description des tâches

Sous la supervision directe de l’Administrateur chargé des opérations des programmes, le titulaire du poste effectuera les activités suivantes :
tâches

• Élaborer les comptes rendus de réunions ;
• Gérer le secrétariat du hub ;
• Organiser des réunions de coordination avec le bureau/autres agences des NU et ONGs, y compris les réunions virtuelles (création de liens, partage des invitations) ;
• Gérer l’organisation administrative et logistique des ateliers et des réunions nationaux et internationaux ;
• Élaborer les coûts locaux et créer les requêtes et contrats ;
• Établir les documents nécessaires à la soumission des APW et des GES avant le début de l’activité,
• Enregistrer et gérer les plans de réunions et des ateliers dans le GSM. Assister le hub dans l’élaboration des prévisions d’achats ;
• Initier ou réviser des demandes d’achat de biens et services ;
• Proposer au hub ou l’aider à accepter les offres les plus économiques, justificatifs à l’appui ; Accuser réception des biens et services dans le GSM ;
• Tenir/mettre à jour les données de tous les articles inventoriés du hub ; Gérer l’allocation des espaces et du matériel de bureau aux membres du personnel en collaboration avec l’équipe des services administratifs.
• Enregistrer et gérer les demandes de voyage au titre de réunions et de missions officielles ; Prendre toutes les dispositions administratives relatives aux réunions et aux missions officielles du hub ;
• Assurer les déploiements des staffs et consultants ;
• Initier les TR, suivi des billets et des réservations d’hôtel ;
• Accueillir les nouveaux fonctionnaires et fournir des conseils et une assistance pour des questions de gestion administrative ;
• Aider à la préparation de budgets administratifs ;
• Assister les membres du personnel international en ce qui concerne l’importation, l’acquisition et l’enregistrement de leurs véhicules et effets personnels en collaboration avec l’Administrateur du Bureau-Pays ;
• Effectuer le suivi des congés et absence des membres du personnel ;
• Organiser les réunions virtuelles ;
• Drafter et formater les correspondances, mémos et lettres dans le e-workflow 3. Qualifications requises

Éducation

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent complété par une formation en secrétariat, en commerce ou en administration.

Expérience

• Essentiel : Expérience de bureau, de préférence comprenant une certaine expérience dans une organisation internationale, et connaissance de ses procédures et pratiques en rapport avec le travail.
• Au moins 3 ans d’expérience pratique pertinente dans ce qui précède.
• Une expérience dans l’organisation de réunions/ateliers est un atout.
• Utilisation des compétences linguistiques
• Essentielle : Une connaissance approfondie du français et une connaissance intermédiaire de l’anglais sont requises.

Compétences technologiques 

• Maîtrise de l’utilisation des logiciels de bureau standard tels que MS Word, Excel, Powerpoint et des applications Internet standard.

Compétences de l’OMS

• Se connaître et se gérer
• Produire des résultats
• Avancer dans un environnement changeant
• Travail en équipe
• Communication

Lieu de dépôt des candidatures

Les dossiers de candidatures (Curriculum vitae et lettre de motivation), adressés à Madame le Représentant Résident de l’OMS peuvent être soumis par courriel à l’adresse électronique indiquée avec copie à [email protected] ; et [email protected]; au plus tard le jeudi 17 mars 2022 à 17h00mn.

NB : Cet appel d’offre s’adresse uniquement aux candidat(e)s de nationalité sénégalaise ou Résidant au Sénégal avec un permis de travail et les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Les locaux de l’OMS sont un espace non-fumeur.

Date limite : 17 Mars 2022.