L’UNESCO recrute un.e Assistant(e) Administratif(ve)

Numéro du poste : 6SNIEP0068PA

Classe : G-5

Secteur de tutelle : Secteur de l’éducation (ED)

Lieu d’affectation: Dakar

Famille d’emplois: Administration

Type de contrat : Engagements au titre d’un projet

Durée du contrat : 1 année

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 03-JAN-2022

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

Seuls les candidats ayant le droit de travailler au Sénégal peuvent présenter leur candidature à ce poste.

(Durée du contrat : 1 an, avec possibilité de prolongation sous réserve de disponibilité des fonds et de performance).

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

L’IIPE-UNESCO Dakar est le bureau africain de l’Institut international de planification de l’éducation de l’UNESCO (IIPE). L’IIPE est un institut spécialisé dont le mandat est de renforcer la capacité des États membres de l’UNESCO à planifier et à gérer leurs systèmes éducatifs. L’IIPE-UNESCO Dakar est réputé pour ses analyses du secteur éducatif et aide les pays africains à élaborer des plans crédibles de développement des systèmes éducatifs dans le cadre de l’agenda 2030 pour l’éducation.

Par une approche de renforcement des capacités, l’IIPE-UNESCO Dakar contribue à la production d’analyses diagnostiques, de plans sectoriels et d’outils pédagogiques qui contribuent à des politiques éducatives plus pertinentes et durables. L’IIPE-UNESCO Dakar est également activement impliqué dans la création de connaissances pour le secteur de l’éducation en Afrique. Vous trouverez de plus amples informations sur ses activités en cliquant sur le lien suivant IIPE-UNESCO Dakar

Sous l’autorité générale du Chef du Bureau de l’IIPE-UNESCO Dakar et sous la supervision directe du chargé des finances et de l’administration, l’assistant(e) administratif(ve) appuiera les équipes Formation et Recherche et développement. Un support administratif supplémentaire entre les équipes peut être nécessaire pour assurer le bon déroulement des activités de l’équipe de Dakar de l’IIPE.

1. Fournir des services de secrétariat pour l’équipe de formation et de recherche et développement

• Organiser des réunions, prendre des notes et suivre les actions à entreprendre.
• Traduire, si nécessaire, divers textes (correspondance, courriers, documents brefs, présentations PowerPoint) en anglais ou en français.
• Rédiger et éditer des textes et des présentations rédigés en anglais ou en français.
• Maintenir le répertoire des noms et contacts de tous les partenaires.
• Appuyer les lancements des appels à candidatures, dépouillement et traitement des dossiers.
• Appuyer la communication avec les partenaires, participants aux formations.
•  Organiser le système de classement et le tenir à jour régulièrement.

2. Organiser les voyages en mission pour les équipes Formation et Recherche et développement en lien avec l’administration :

• Etablir des plans de voyage, finaliser les propositions de mission, réservation des billets d’avion, d’hôtel, calcul des DSA, appui à la communication avec l’agence de voyage, etc.
• Assurer la liaison avec les bureaux de l’UNESCO, les commissions nationales, les délégations permanentes, les agences des Nations Unies.
• Faire le suivi des rapports de mission et des demandes de remboursement.

3. Organiser les événements (ateliers, regroupements de formation, rencontres)              

•  Appuyer la préparation des documents et supports techniques tels que les notes d’information, programme, invitations, supports documentaires, gestion des aspects liés aux hôtels, contrats de prestataires.
• Assurer la prise en charge des participants : réservation des fonds, achats des billets d’avions, appui à l’obtention de visa d’entrée au Sénégal et à l’identification et à la réservation d’hébergement, navette depuis/vers l’aéroport, paiement des perdiems.
• Etablir les contrats de service et faire le suivi de la délivrance desdits services.
• Appuyer l’organisation de la logistique.
• Appuyer le déroulement de l’événement.

4. Apporter un appui significatif lors des achats des biens et services :

• Assurer l’achat des biens et des services, faire un inventaire régulier et maintenir à jour le fichier de gestion des stocks correspondant.
• Appuyer la préparation des dossiers d’établissement des contrats de consultants, des interprètes, des traducteurs en s’assurant de l’exigence et de l’exhaustivité de documents justificatifs.
•  Faire le suivi de l’exécution des contrats, de la réception des biens et services et de la vérification de la conformité en lien avec les spécifications de la commande.
• Faire le traitement des demandes de paiement et suivi de la mise en place rapide des paiements.

 5. Maintenir l’intégrité financière de l’Unité Administrative et du bureau.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Etudes

• Etudes secondaires, générales, techniques ou professionnelles complétées.

Expérience professionnelle

• Un minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine des services administratifs, de la finance, de la comptabilité ou dans un domaine équivalent.

Aptitudes/compétences

• ​​​​Connaissance approfondie des logiciels bureautique Microsoft Office Suite.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Capacité à gérer l’information de façon objective, précise et confidentielle.
• Capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignants, et à gérer plusieurs activités.
• Capacité à concevoir, à travailler et à exécuter des tâches avec peu de supervision.
• Capacité à travailler avec et au sein d’équipes multiculturelles.

Langues

• Excellente maitrise du français ou de l’anglais et bonne connaissance de l’autre langue.

SALAIRES ET INDEMNITES

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT