Sous la direction générale du Directeur régional adjoint du Bureau régional de l’ONUDC pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROSEN), l’assistant(e) administratif(ve) fournira des services d’appui aux programmes en veillant à la qualité, à la précision et à la cohérence du travail.

L’assistant(e) administratif(ve) travaillera en étroite collaboration avec les coordinateurs des programmes WACI et XAMU50 ainsi qu’avec le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets de la Section de l’application des lois (LE), y compris l’OCWAR-T, à l’ONUDC ROSEN et dans les bureaux de pays de la région, selon les besoins, afin d’échanger des informations, des analyses et de soutenir l’exécution des programmes.

Fonctions et responsabilités

Résumé des fonctions clés :

Fournir un soutien administratif, financier et logistique global au programme WACI et XAMU50 ;

Préparation de correspondances, de rapports, de documents et de publications ;

Organiser des rendez-vous, des réunions et des missions ;

Aider à la mise en œuvre de toutes les activités du projet en fonction de la demande ;

Mettre en place un système d’archivage et fournir des mises à jour régulières du projet ;

Aider le personnel de l’ONUDC à identifier et à contacter les fonctionnaires appropriés dans les départements gouvernementaux afin d’obtenir un soutien officiel pour la mise en œuvre des activités du projet ;

Responsabilité de l’achat et de la fourniture de l’équipement nécessaire au projet ;

Aide à la préparation des rapports d’avancement et des examens de performance du projet ;

Soutien au développement et au partage des connaissances ;

Faciliter l’exécution des contrats nécessaires à la mise en œuvre des activités, conformément aux règles de passation des marchés et aux règles financières ;

Appuyer la programmation des activités par les sous-récipiendaires ;

Préparer toute la documentation pour les missions et les ateliers et réunions régionaux/nationaux ;

Préparer toute la correspondance avec les partenaires, les donateurs et les homologues nationaux ;

Gérer toutes les dispositions logistiques pour les ateliers et réunions régionaux/nationaux ;

Assurer la liaison avec tous les prestataires de services connexes et avec les agences de voyage pour acheter les billets d’avion du personnel et des participants aux ateliers/réunions ;

Contrôler les dépenses financières et assurer le suivi de toutes les questions financières liées au projet ;

Maintenir les archives de toutes les actions administratives du portefeuille du projet ;

Soutenir tous les autres aspects administratifs, opérationnels et logistiques, selon les besoins.

Compétences :

Professionnalisme

Être fier de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet traité ; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et des résultats ; être motivé par la profession plutôt que par des préoccupations personnelles ; faire preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; rester calme dans des situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre

Planification et organisation

Développe des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités si nécessaire ; alloue le temps et les ressources nécessaires à l’accomplissement du travail ; prévoit les risques et les imprévus lors de la planification ; contrôle et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.

Travail d’équipe

Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite les contributions en valorisant réellement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant son agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même si cette décision ne reflète pas entièrement sa propre position ; partage le crédit des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.

Orientation client

Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des “clients” et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et leur propose des solutions appropriées ; suit les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.

Compétences et expérience requises

Formation :

Un diplôme universitaire de premier niveau minimum en gestion d’entreprise, administration publique, budget et finances, ressources humaines, droit, sciences politiques et sociales, relations internationales ou autre discipline pertinente, est requis.

Expérience :

Au moins 3 ans d’expérience pertinente en matière d’administration ou d’appui aux programmes/projets sont requis au niveau national ou international.

Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, Outlook, Power Point, etc.) et expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le web.

Une expérience dans le domaine de l’administration, du budget, des finances, de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe est hautement souhaitable.

Une expérience de travail liée à la lutte contre le trafic de drogue et le crime organisé au niveau national ou international serait un avantage.

Une expérience de travail avec une entité de l’ONU est un avantage.

Langues :

Excellentes connaissances écrites et verbales.