Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC/CDR) recrute un Responsable Régional des Services Support – Sénégal.

Le Conseil danois pour les réfugiés, l’une des principales ONG humanitaires au monde, est actuellement à la recherche d’un responsable régional hautement qualifié des services de soutien

DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998. Le bureau régional de la RDC Afrique de l’Ouest, du Nord et Amérique latine (ci-après : WANALA RO) est basé à Dakar, au Sénégal, et couvre plus de douze pays en dehors du Sénégal. Dirigé par le directeur exécutif régional pour la région Afrique de l’Ouest, du Nord et Amérique latine (ci-après : région WANALA), le RO WANALA RDC supervise, soutient et fournit des orientations stratégiques pour les bureaux de pays de la RDC dans la région, qui comprend actuellement : l’Algérie, le Burkina Faso, Cameroun, République centrafricaine, Colombie, Libye, Mali, Mexique, Niger, Nigéria, Pérou, Sénégal, Tunisie et Venezuela. Chaque bureau de pays peut également être désigné comme une entité légale.

À propos du travail

Le RO RDC WANALA attend du responsable régional des services de soutien qu’il soit un professionnel expérimenté, hautement qualifié et enthousiaste pour fournir des conseils professionnels de haute qualité et un soutien direct aux opérations de la RDC dans la région WANALA, tout en aidant à développer des politiques régionales connexes, en renforçant son processus et assurer un haut niveau de conformité interne et externe.

Le poste de Responsable Régional des Services Support est basé à Dakar (Sénégal) mais devra beaucoup voyager à travers la Région WANALA, potentiellement dans tous les pays mentionnés ci-dessus.

Ce poste est un poste de direction de très haut niveau et appartient au SMT régional. Ce poste nécessite une solide expérience préalable en gestion financière, gestion des ressources humaines, gestion de l’audit, gestion de la chaîne d’approvisionnement et gestion des risques, au sein du secteur humanitaire et/ou d’une organisation internationale. Ce poste demande également une solide compréhension des différentes procédures et politiques en place. Ce poste requiert une parfaite maîtrise professionnelle des langues française et anglaise.

Sous la direction du directeur exécutif de la région et conformément aux orientations stratégiques discutées et établies par l’équipe de direction régionale, le chef régional des services de soutien a une orientation régionale et fournit le soutien nécessaire (y compris parfois un soutien direct) et des conseils. à chaque bureau de pays afin de s’assurer que les pays de la région disposent de départements de services de soutien efficaces et maintiennent un haut niveau de conformité.

Le Responsable Régional des Services Support en tant que référent technique et responsable technique de facto de chaque Responsable des Services Support au sein de la Région WANALA. En outre, le responsable régional des services de support doit assurer une coopération, une communication et une collaboration bonnes et efficaces avec les différents départements des services de support au siège (à Copenhague, au Danemark), mais aussi entre ceux du bureau régional et chaque pays du WANALA. Région.

Le Responsable Régional des Services Supports exerce ses responsabilités en gérant et coordonnant les trois Directions Supports du Bureau Régional : la Direction Financière, la Direction des Ressources Humaines et la Direction de la Supply Chain. Au Bureau Régional de WANALA, les responsabilités et tâches informatiques sont intégrées au sein du Département Supply Chain, tandis que les tâches liées à l’administration sont partagées entre les Ressources Humaines et le Département Supply Chain (le Responsable Régional des Services Support veille à ce que ce partage soit efficace et harmonieux).

Pour les opérations de DRC au Sénégal (qui n’impliquent que le bureau régional, étant donné que DRC n’a pas d’activité programmatique au Sénégal), le responsable régional des services d’appui est, de facto, le chef des services d’appui du bureau régional (un Bureau d’une soixantaine de collaborateurs dont au moins vingt-cinq collaborateurs internationaux)

Vos principales missions et responsabilités seront :

• Direction et coordination de la stratégie
  • Travailler efficacement et en bonne collaboration avec les autres Chefs des Services de Support de la Région WANALA, notamment en termes de partage d’informations entre les Programmes et les Services de Support et les différents Départements de Support ;
  • Visiter régulièrement les pays couverts par le RO WANALA et fournir des conseils techniques au responsable des services de support dans les pays couverts par le RO WANALA, qui rapporte à un responsable différent ;
  • Contribuer à la planification annuelle et à la révision des politiques et processus ;
  • Développer de nouvelles politiques, processus, procédures, directives et outils pour les services de support afin d’augmenter l’efficacité et la performance ;
  • Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des stratégies régionales ;
  • Faciliter la coopération et la communication entre les différents SMT de la région WANALA et assurer une approche commune en ce qui concerne les services de soutien entre les bureaux régionaux et les différents bureaux de pays.
• Ressources humaines
  • Diriger les trois départements des services de soutien au bureau régional. Cela comprend la planification des personnes, l’évaluation des performances, le bien-être et le développement ;
  • Est en charge des affaires juridiques du bureau régional de la RDC au Sénégal ;
  • Agir de facto en tant que Responsable des Services Support de l’Entité Juridique au Sénégal (une soixantaine d’employés, exclusivement pour le Bureau Régional de WANALA) ;
  • Participer au recrutement du Responsable des Services Support de la Région WANALA et contribuer à leurs appréciations de performance ;
  • Participer potentiellement au recrutement de tout poste de Manager ou de Coordinateur lié aux Services Support de la Région WANALA (cette responsabilité peut être déléguée) ;
  • Assumer le rôle de responsable technique de ligne pour tous les chefs de services de support de la région WANALA.
• Audit, conformité et responsabilité
  • Assurer le suivi de chaque recommandation de l’audit interne, de l’audit externe, de l’audit des donateurs et de tout autre rapport de conformité pour le Bureau Régional de WANALA mais également pour chaque Entité Légale concernée de la Région de WANALA ;
  • S’assurer que chaque Entité Légale de la Région WANALA dispose des outils (ou des informations) liés à tout audit, y compris tout type d’évaluation de diligence raisonnable à effectuer ;
  • Fournir, lorsque cela est demandé et/ou jugé nécessaire, l’orientation et/ou le soutien et/ou la formation aux Entités Légales en matière de conformité ;
  • Conseiller sur la manière d’atteindre le plus haut niveau de responsabilité et de conformité (externe et interne) dans les Entités Légales de la Région WANALA, pour chaque Département Support ;
  • Organiser des “vérifications d’audit” régulières par les départements des services d’appui concernés dans les entités légales qui peuvent demander et/ou avoir besoin de ce type d’audit auprès du bureau régional ;
  • Effectuer des contrôles réguliers en s’assurant que les systèmes et ressources nécessaires sont en place pour minimiser tout risque de fraude ;
  • Enquêter et/ou s’assurer que le Bureau Régional de WANALA a les moyens d’enquêter en cas de suspicion d’inconduite dans toute Entité Légale de la Région de WANALA ;
  • Assurer une coopération efficace avec l’équipe régionale du Code de conduite et de sauvegarde au sein de la région de WANALA ;
  • Promouvoir la connaissance, la diffusion et le respect du Code de Conduite de la RDC et des valeurs clés de la RDC au sein de la Région WANALA ;
  • Conseiller et promouvoir la compréhension et l’application des politiques, procédures et principes de la RDC.
• Chaîne d’approvisionnement et informatique
  • Superviser le Département Supply Chain du Bureau Régional de WANALA ;
  • Veiller à ce que le support technique soit fourni par le Bureau Régional de WANALA à chaque Chef des Services de Support et/ou Gestionnaire/Coordinateur de la Chaîne d’Approvisionnement dans chaque Entité Légale de la Région de WANALA (cela inclut le renforcement des capacités, le suivi de la conformité, les conseils d’experts et l’examen des documents ;
  • Assurer la mise en œuvre des politiques, directives et procédures de la chaîne d’approvisionnement dans les entités légales de la région WANALA ;
  • Soutien à l’élaboration d’initiatives et de politiques régionales de la chaîne d’approvisionnement ;
  • Approuver, après examen attentif, les bons de commande relatifs au Bureau Régional de WANALA (selon la délégation interne des responsabilités) ;
  • Veiller à ce que les responsabilités de substitution du Bureau Régional de WANALA soient dûment assumées (dans la limite des possibilités financières du Bureau Régional de WANALA) ;
  • Garantir que le Département de la Chaîne d’Approvisionnement du Bureau Régional de WANALA assure un travail d’assurance qualité, en fournissant des retours formels et réguliers aux Entités Juridiques concernées ;
  • Est responsable des solutions informatiques, des services et de l’assistance (pour les utilisateurs) dans tous les pays et sites de la région WANALA (cette responsabilité peut être déléguée) ;
  • Veiller à ce que les commentaires des entités juridiques, en particulier le personnel sur le terrain avec des problèmes informatiques potentiels, soient partagés au niveau du siège (en particulier en ce qui concerne la cybersécurité, le RGPD et les problèmes de connectivité) ;
  • Représenter la région WANALA dans la gestion informatique globale et agir en tant que responsable technique pour tout le personnel informatique.
• Ressources humaines
  • Assurer un haut niveau de responsabilité, de transparence, de conformité et d’éthique dans les différents processus RH, en particulier le recrutement et les évaluations de performance, au sein de la région WANALA ;
  • Participer à l’élaboration de nouvelles politiques, procédures et directives visant à faciliter le travail des départements des ressources humaines et à rationaliser les différentes tâches et responsabilités au sein de la RDC (entre le siège, le bureau régional et les bureaux de pays), tout en apportant un soutien à la “localisation » des politiques RH globales de la RDC ;
  • Garantir l’assurance qualité pour les Entités Juridiques de la Région WANALA, ce qui signifie redimensionner les fonctions RH pour les Bureaux Pays qui pourraient avoir recours à la substitution (géré par le Bureau Régional) et suivre le déploiement des initiatives RH globales de la RDC ;
  • Veiller à ce que les budgets soient alignés sur les politiques liées aux personnes ;
  • Faciliter différentes formations pour les employés, y compris les formations de gestion et toute initiative lancée par le siège ;
  • Améliorer l’inclusivité et la diversité (sur tous les aspects : sexe, langue, origines, parcours, etc.) au sein du personnel de la RDC tout en encourageant une forte mobilité interne pour sécuriser la rétention du personnel.
• Direction financière
  • Garantir une assurance qualité complète du budget régional, du processus global de budgétisation et de reporting ;
  • Surveiller la performance financière des entités juridiques (bureaux de pays). Par performance financière, nous entendons que les Bureaux Pays atteindront respectivement leurs objectifs et respecteront leurs obligations en termes de reporting financier, de suivi des budgets, de gestion du contrôle des coûts et de suivi de leurs engagements financiers ;
  • Assurer un suivi budgétaire efficace et solide et un contrôle des coûts des projets gérés par la Région WANALA ;
  • Renforcer les règles et règlements financiers dans la Région WANALA et pour chaque projet géré par la Région WANALA, y compris les normes de qualité et de conformité des pièces justificatives financières jointes à chaque bon ;
  • Garantir l’examen de la qualité des budgets annuels fournis par chaque Bureau Pays de la Région WANALA, y compris la cohérence, la conformité et l’éligibilité des informations fournies par les Pays respectifs pour leurs budgets ;
  • Soutenir, si nécessaire et demandé, et uniquement en pleine coordination avec le Département des finances du siège, les bureaux de pays en termes de clôture financière, de reporting financier et de suivi ;
  • Contribuer à l’élaboration des budgets dans les propositions de projets gérés à l’OR WANALA ;
  • Examiner, si nécessaire, les budgets des propositions de projets élaborés par les bureaux de pays couverts par l’OR WANALA ;
  • Assurer le suivi de la gestion financière de l’OR WANALA, en suivant la consommation des budgets et en contrôlant la couverture des financements et les coûts engagés, tout en mettant à jour régulièrement le Budget Maître de l’OR WANALA ;
  • Analyser régulièrement les données financières obtenues au niveau de l’OR WANALA et également par pays, et fournir des données fiables et actualisées au SMT régional (notamment en ce qui concerne le pronostic et les budgets directeurs).
• Système ERP (DRC Dynamics)
  • Coordonner au niveau du Bureau Régional de WANALA la mise en œuvre de DRC Dynamics dans la Région de WANALA (avec les autres membres du SMT Régional) ;
  • Assurer un support efficace pour chaque bureau pays en termes de mise en œuvre de DRC Dynamics pour les modules de support ;
  • Organiser, en bonne coopération avec le siège, la formation et le soutien aux différentes entités juridiques qui pourraient avoir besoin d’une aide supplémentaire pour mettre en œuvre les modules demandés de Dynamics ;
  • Vérifier que DRC Dynamics est utilisé ou sera utilisé à sa pleine capacité au RO WANALA.
• Gestion des risques, responsabilités légales et autres
  • Assurer le suivi de tous les problèmes juridiques potentiels pour le Bureau Régional de WANALA ;
  • Maintenir et mettre à jour le Registre des Risques du Bureau Régional de WANALA (pour le Sénégal) ;
  • Examiner et vérifier le Registre des Risques de chaque Entité Légale et participer aux réunions dédiées, en bonne coordination avec le SMT Régional ;
  • Soutenir les entités légales pour l’élaboration d’un plan de gestion des risques qui aide à identifier les différents risques, puis contribuer à développer/mettre en œuvre une stratégie d’atténuation ;
  • Soutenir le directeur exécutif de la région et le SMT régional en ce qui concerne les questions liées à l’audit, à la conformité et à l’enregistrement (pour toute entité légale, donateur et/ou autorité)
  • Soutenir l’élaboration et la formalisation de tout document, politique, procédure et/ou outil potentiel considéré comme nécessaire par le SMT régional.

Toutes les tâches mentionnées ci-dessus seront principalement effectuées à partir du Bureau Régional RDC WANALA mais les déplacements au sein de la Région (dans les pays d’intervention) peuvent représenter un temps non négligeable, potentiellement équivalent en moyenne à trente pour cent (30%) du temps de travail. par mois. En plus de ce qui précède, le chef régional des services de soutien peut être appelé à effectuer d’autres tâches demandées par le directeur exécutif de la région.

Au propos de vous

Pour réussir dans ce rôle, nous attendons de vous que vous possédiez les éléments suivants :

• Au moins huit (8) ans d’expérience de direction dans des rôles de gestion des opérations avec au moins deux (2) ans d’expérience dans un rôle similaire dans une ONG internationale ;
• Au moins cinq (5) années d’expérience en gestion de personnel dans une ONG internationale ou une organisation internationale ;
• Un diplôme/diplôme universitaire (maîtrise) en développement international, en économie, en sciences politiques, en affaires publiques, en administration ou en gestion des affaires, ou dans un autre domaine pertinent est requis ;
• Compétences avérées en leadership et compétence en gestion des personnes;
• Expérience et capacité éprouvées en gestion opérationnelle (y compris dans les zones de conflit)
• Expérience significative dans les processus d’approvisionnement et d’appel d’offres ;
• Expérience significative de la gestion des subventions et compréhension de la collecte de fonds institutionnelle ;
• Expérience significative avérée en gestion des finances, de l’information et des systèmes ;
• Expérience significative en gestion des risques;
• Bonne compréhension et expérience du traitement des affaires juridiques et des réglementations légales (en particulier le droit du travail, le droit fiscal et le RGPD) ;
• Excellentes compétences en communication, en relations interpersonnelles et en influence avec une capacité bien développée à motiver et à persuader à des niveaux élevés ;
• Parfaite maîtrise professionnelle de la langue française (80 % de la communication professionnelle dans ce poste se fera en français, y compris la quasi-totalité de la communication au sein du bureau régional de WANALA );
• Maîtrise (écrite et parlée) de l’anglais;
• La connaissance pratique de l’espagnol et d’autres langues natives de la région WANALA est un atout mais pas une exigence ;
• Compréhension significative des différents contextes de la région WANALA ;
• D’excellentes compétences informatiques (MS Office, Internet) et une maîtrise avancée d’Excel sont requises.
• Capacité à travailler dans un environnement multinational et multiculturel
• Proactivité, avec un engagement solide envers le travail d’équipe et avec un esprit de collaboration authentique
• D’excellentes compétences en communication, ainsi que de la patience et de la politesse, sont requises
• Des compétences multitâches et organisationnelles sont indispensables
• Adaptable et Flexible
• Compétences avérées en matière d’analyse et de pensée critique
• Sens exemplaire de l’éthique au travail
• Esprit d’équipe et bon sens de l’humour

Dans ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences de base de DRC :

Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace.

Collaborer : vous impliquez les parties concernées et encouragez les commentaires.

Prendre les devants : vous vous appropriez et faites preuve d’initiative tout en visant l’innovation.

Communiquer : Vous écoutez et parlez efficacement et honnêtement.

Faire preuve d’intégrité : vous respectez et promouvez les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en relation avec nos valeurs et notre code de conduite, y compris la protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels.

Nous offrons

Durée du contrat : 24 mois

Bande : E

Désignation du lieu d’affectation : Accompagné (forfait familial)

Date de début : Entre le 17 et le 30 avril 2023

Le salaire et les conditions seront conformes aux conditions d’emploi du Conseil danois pour les réfugiés pour le personnel international ou à l’échelle salariale du personnel national de la RDC ; veuillez vous référer à drc.ngo sous Postes vacants .