L’UNHCR recrute un Officier d’Approvisionnement.

Cadre organisationnel et relations de travail de l’agent d’approvisionnement
Le responsable de l’approvisionnement soutient les activités d’approvisionnement au niveau des opérations mondiales, régionales ou nationales. Le poste peut être situé au Siège (au sein du DESS), dans un Bureau Régional ou dans un Bureau Pays. Au sein du Bureau, le titulaire relève normalement de l’agent principal de l’approvisionnement ou du coordonnateur principal des opérations. Dans l’opération de pays, il / elle rend normalement compte au responsable principal de l’approvisionnement ou au chef de bureau, selon le cas. Le titulaire reste en contact avec d’autres agences des Nations Unies, des ONG, des partenaires gouvernementaux et des entrepreneurs commerciaux pour faciliter les opérations d’approvisionnement. Le titulaire peut superviser directement le personnel professionnel et des services généraux du bureau. Au besoin, le titulaire fournira un soutien aux autres unités relevant du domaine de responsabilité respectif.
Il / elle assurera une chaîne d’approvisionnement efficace qui permet au bureau de répondre aux besoins des personnes relevant de sa compétence ainsi que la livraison en temps opportun de biens et services de qualité aux personnes relevant de sa compétence. En outre, le titulaire créera / maintiendra une infrastructure de chaîne d’approvisionnement suffisamment robuste et flexible pour répondre aux besoins de l’opération et permettant des interventions d’urgence en temps opportun, ainsi que des partenaires efficaces pour soutenir les activités d’approvisionnement. Le titulaire créera / maintiendra également la chaîne d’approvisionnement des bureaux optimisée et alignée sur l’évolution des besoins et des systèmes de gestion des opérations.

Le titulaire entretient des relations impartiales, éthiques et axées sur le client avec les fournisseurs et les organisations partenaires ; échange des informations avec ses homologues d’autres agences des Nations Unies et des organisations internationales dans les limites établies par les règles d’approvisionnement de l’ONU / HCR et aide aux actions d’approvisionnement conjointes si, selon les besoins et chaque fois que nécessaire.

Le titulaire soutiendra la coordination de la livraison de l’aide à partir de l’entrepôt régional, le cas échéant. Il / elle assurera la liaison avec le personnel SMS qui gère les stocks mondiaux et qui gère la gestion globale des actifs et de la flotte, si et selon les besoins. De plus, le titulaire assurera la coordination avec SMS concernant les politiques, la planification globale et la gestion des ressources qui ont un impact sur l’approvisionnement ou lorsque l’approvisionnement a un impact sur d’autres parties de l’opération.

Au sein du Bureau, la fonction s’étend au renforcement des capacités, à l’encadrement et à l’orientation sur les questions politiques et opérationnelles pour assurer le respect des règles et règlements du HCR en matière d’achats, de logistique et de gestion des actifs ; ainsi que soutenir la planification de l’approvisionnement, la mise en œuvre, les rapports et les statistiques. L’agent d’approvisionnement, faisant partie de l’équipe d’approvisionnement du Bureau, assumera le rôle de soutien, d’analyse et d’encadrement des fonctions d’approvisionnement au niveau des opérations pays. L’agent d’approvisionnement se concentrera principalement sur le soutien des aspects d’approvisionnement / d’approvisionnement de la fonction d’approvisionnement, car le Bureau reste une région sujette à l’approvisionnement nécessitant un bon niveau d’outils de gestion des risques. Dans un environnement opérationnel complexe et exigeant, une excellente expertise en matière d’approvisionnement sera alors nécessaire pour intégrer les principes d’approvisionnement des Nations Unies ainsi que les politiques internes du HCR dans toute la région. Il s’agirait notamment de veiller à ce que chaque opération de pays puisse maintenir une chaîne d’approvisionnement efficace et conforme qui permette au bureau de répondre aux besoins des personnes relevant de sa compétence ainsi que de fournir en temps opportun des biens et services de qualité aux personnes relevant de sa compétence. En outre, le titulaire fera partie de l’équipe d’examen du Comité régional des contrats qui a été créé pour approuver les cas à un seuil plus élevé que le Comité local des contrats. L’agent d’approvisionnement aidera les opérations pays sur la façon de créer / maintenir une infrastructure de chaîne d’approvisionnement suffisamment robuste et flexible pour répondre aux besoins de l’opération et qui permet des réponses d’urgence en temps opportun, avec des partenaires efficaces pour soutenir les activités d’approvisionnement. Il / elle aura également une grande responsabilité dans la capture, l’analyse et la communication des informations provenant des différentes opérations nationales du Bureau. Cela nécessiterait une forte interaction et coordination en plus d’une excellente connaissance des outils du HCR (MSRP, Focus) et de l’analyse des données.

Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exercice de leurs fonctions, comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences essentielles, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Tâches
– Analyser l’infrastructure existante et s’assurer qu’elle est alignée de manière optimale avec les besoins opérationnels.
– Soutenir toutes les activités relatives à la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement, l’entreposage, la gestion des actifs et de la flotte dans l’opération.
– Soutenir le processus d’approvisionnement pour assurer une livraison rapide, rentable et adéquate des produits et services pour répondre aux besoins opérationnels.
– Contribuer au développement de contacts pertinents et établir des relations constructives avec les autorités gouvernementales, les partenaires de mise en œuvre, les agences des Nations Unies et autres, afin de favoriser la coopération mutuelle pour la livraison rapide des articles de secours en évitant les goulots d’étranglement.
– Adapter les structures standard de la chaîne d’approvisionnement à l’environnement local en cohérence avec les besoins opérationnels.
– Guider le bureau s’il a besoin d’espace de bureau supplémentaire ou d’extensions de ses baux de bureaux, d’améliorations de ses baux ou de toute autre construction. Réaliser le volet approvisionnement de la mise en place des baux de bureaux ou des extensions.
– Aider à la coordination avec les parties prenantes de la CBI dans la conception et la mise en œuvre de l’évaluation du marché et de la surveillance du marché pour déterminer si la CBI est une option. Réaliser l’action d’approvisionnement pour contracter les prestataires de services financiers (PSF).
– Établir et maintenir une main-d’œuvre efficace et qualifiée capable de soutenir les opérations en cours.
– Soutenir l’identification des partenaires pour les projets de chaîne d’approvisionnement en fonction des objectifs, des priorités, des forces et des ressources du partenaire et/ou du contractant, selon des critères conformes aux règles et règlements du HCR.
– Participer à l’identification, à l’évaluation et à la sélection des fournisseurs en fonction de leur capacité à fournir des produits et des services. Tenir à jour les bases de données principales des fournisseurs et des articles.
– Mettre en œuvre une gestion efficace des actifs et de la flotte qui surveille régulièrement le pool d’actifs/de flotte, augmente l’efficacité et préserve l’investissement de l’organisation.
– Analyser la qualité des commodités et des services fournis par rapport aux besoins du lieu et aux normes de qualité établies.
– Soutenir les activités de coordination des partenaires et / ou des sous-traitants exécutant des activités liées à l’approvisionnement, et s’assurer qu’ils comprennent et respectent les règles et procédures pertinentes du HCR.
– Maintenir une vue d’ensemble à jour de la capacité et de la préparation de la chaîne d’approvisionnement du site, ainsi que de celles de ses partenaires, afin de s’assurer qu’une capacité adéquate existe également pour couvrir les urgences.
– Surveiller la qualité et l’exactitude des données liées à la chaîne d’approvisionnement dans les systèmes commerciaux pertinents. Compiler et analyser des informations statistiques, identifier les tendances et les développements dans les questions liées à la chaîne d’approvisionnement qui aideront à la prise de décision
– Mettre en œuvre des opérations d’approvisionnement basées sur des interprétations de la situation et des conclusions sur la meilleure façon de mettre en œuvre l’opération.
– Résoudre les difficultés de la chaîne d’approvisionnement locale en trouvant des solutions aux problèmes et aux goulots d’étranglement, et fournir des rapports réguliers sur les activités de la chaîne d’approvisionnement, l’état des demandes et la disponibilité des articles dans la chaîne d’approvisionnement.
– Diffuser, promouvoir l’engagement et surveiller le respect des politiques, normes et orientations mondiales du HCR en matière de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
– Assurer un flux d’informations efficace dans la chaîne d’approvisionnement et adapter les processus et les documents à l’environnement en vigueur.
– En fonction de la taille de l’opération, agir en tant qu’office dans l’examen du LCC et clarifier les cas d’approvisionnement pour l’autorité d’approvisionnement compétente.

Dans les bureaux régionaux :
– Soutenir les opérations pays sur la manière de mettre en œuvre les opérations d’approvisionnement sur la base des interprétations de la situation et des conclusions sur la meilleure façon de mettre en œuvre l’opération.
– Veiller à ce que les politiques globales d’approvisionnement soient comprises par toutes les équipes d’approvisionnement de la région en proposant des résumés et des interprétations pertinentes dans le contexte régional.
– Rechercher des opportunités de régionalisation et de rationalisation des opérations d’approvisionnement là où un avantage opérationnel peut être obtenu
– Suivre l’avancement d’opérations périodiques spécifiques et fournir des conseils qui garantissent une mise en œuvre en temps opportun.
– Organiser et dispenser des formations au niveau régional dans les différentes fonctions d’approvisionnement telles que les achats, la logistique, la gestion des actifs et de la flotte.
– Aider à encadrer et à conseiller les individus ou les équipes d’approvisionnement, à la demande.
– Suivre les KPI globaux d’approvisionnement pour la région et concevoir des KPI régionaux si nécessaire.
– Surveiller tous les exercices d’approvisionnement périodiques tels que les rapprochements mensuels, les exercices d’inventaire physique trimestriels et les procédures de clôture des comptes de fin d’année et s’assurer qu’ils sont mis en œuvre dans toute la région.
– Visiter régulièrement les opérations nationales et leurs équipes d’approvisionnement, y compris les visites de camps et d’autres sites opérationnels, assurer la supervision et le soutien dans le contexte opérationnel.
– Aider à fournir un diagnostic sur les rapports de gestion du MSRP pour les opérations nationales et à coordonner avec le coordinateur régional de l’approvisionnement le suivi nécessaire pour garantir que les données, en particulier les stocks, reflètent de manière précise et complète la réalité dans les entrepôts.
– Soutenir la révision des rapports financiers des pays et travailler avec les chefs d’équipe d’approvisionnement des opérations nationales pour traiter les zones rouges liées aux aspects d’approvisionnement des opérations.
– Veiller à ce que les plans d’évaluation des besoins des pays soient établis, les combiner dans des plans d’approvisionnement régionaux et surveiller leur mise en œuvre en temps opportun et les changements en fonction des besoins opérationnels.
– Surveiller et conseiller les opérations sur l’importation et le dédouanement (au besoin) pour résoudre et assurer les goulots d’étranglement d’un flux fluide de marchandises vers les opérations.
– Assurer des déploiements d’urgence coordonnés du personnel en consultation avec le SMS dans les pays du Bureau.
– Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

Qualifications minimales
Années d’expérience / Niveau de diplôme
Pour P3/NOC – 6 ans d’expérience pertinente avec un diplôme de premier cycle ; ou 5 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études supérieures ; ou 4 ans d’expérience pertinente avec un doctorat Domaine(s) deBla gestion de la chaîne d’approvisionnement de l’éducation ;
Administration des affaires;
Commerce international;
Ingénierie;
ou autre domaine pertinent.
(Les domaines d’études marqués d’un astérisque* sont essentiels)

Certificats et/ou licences
Certificat du Chartered Institute of Purchasing & Supplies, par exemple CFIPS, CMIPS, MCIPS ;
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque * sont essentiels)

Expérience professionnelle pertinente
Essentielle
Connaissance approfondie des systèmes de logistique / d’approvisionnement avec une expérience avérée dans des postes de travail antérieurs, de préférence à l’ONU. Bonne connaissance pratique et expérience dans le traitement des questions contractuelles dans le contexte des politiques et normes des Nations Unies. Expérience en négociation de contrats ; aptitude à fournir des conseils techniques au personnel subalterne ; aptitude à planifier et à organiser des tâches, souvent dans des délais serrés. Capacité avérée à gérer plusieurs tâches rapidement, de manière courtoise et axée sur le service. Aptitude avérée à gérer une équipe.
Souhaitable
Des compétences en gestion de bases de données et une expérience et une connaissance pratique des systèmes ERP, idéalement du module de chaîne d’approvisionnement MSRP du HCR, seraient un avantage. Solides compétences interpersonnelles et de négociation pour traiter avec des personnes de différents horizons culturels et éducatifs. Une connaissance technique des types de services, de fournitures et de biens achetés par le HCR pour le siège, les bureaux régionaux et les bureaux extérieurs serait un avantage. Formation pertinente, telle que CIPS, ou d’autres formations sur les marchés publics. Connaissance du règlement financier et des règles de gestion financière de l’ONU et du HCR relatifs aux achats et du chapitre 8 du HCR. Connaissance des services aéronautiques pour les mouvements de marchandises/passagers.

Compétences fonctionnelles
UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures
SC-UN/UNHCR Procurement Rules and Procedures
DM-Database Management
SC-Planification de la chaîne d’approvisionnement et développement de la stratégie
(les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque * sont essentielles)

Exigences linguistiques
pour les emplois professionnels internationaux et de service sur le terrain : connaissance de l’anglais et de la langue de travail des Nations Unies du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Pour les emplois professionnels nationaux : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon de l’anglais et de la langue locale.
Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.

Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela inclut en ne faisant preuve d’aucune tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir.

En tant qu’individus et en tant que responsables, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions, s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.

Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires relatives à l’opération et/ou au poste spécifique. Toutes ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.

Le titulaire aura de solides compétences analytiques avec une expérience dans l’analyse des données d’approvisionnement et les rapports de gestion (en mettant davantage l’accent sur la logistique). Une bonne connaissance de l’analyse métier est essentielle, avec une expérience avérée dans la mise en place d’ERP et/ou l’amélioration de systèmes. Le titulaire aura idéalement de l’expérience dans la facilitation d’activités d’apprentissage avec l’utilisation d’outils les plus récents et innovants pour un large éventail de publics (pairs, demandeurs internes et partenaires). Le titulaire sera un joueur d’équipe avec une approche collaborative dans la gestion des intervenants.

Français

Contexte opérationnel

Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :

Pour consulter les considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail pour ce lieu d’affectation, veuillez consulter ce lien :

https://wwwnc.cdc.gov/travel

Nature du poste :

Le Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre situé à Dakar supervisera 15 pays avec une présence du HCR (Burkina Faso, Cameroun, RCA, Tchad, Côte d’Ivoire, Gabon, Ghana, Guinée, Guinée-Bissau, Liberia, Mali, Niger, Nigeria , Sénégal et Togo) et six autres où il n’y a pas de présence (Bénin, Cap-Vert, Gambie, Sierra Leone, Guinée équatoriale, Sao Tomé et Principe). Le Bureau sera accrédité auprès de la CEDEAO et de l’organisme régional pour l’Afrique centrale région, CEEAC. Il assurera une liaison étroite avec les entités régionales des Nations Unies. La région compte des pays anglophones et également francophones.

La région abrite quelque 5,5 millions de personnes relevant de sa compétence. Le Nigéria, la République centrafricaine, la Côte d’Ivoire, le Tchad, le Cameroun et le Niger continuent d’abriter la majorité de cette population, dont beaucoup ont été forcés de fuir les conflits armés, les affrontements intercommunautaires, la persécution et d’autres graves violations des droits humains. Bien qu’il y ait eu quelques retours spontanés à petite échelle dans la région, les tendances actuelles des mouvements de population devraient se poursuivre en 2020 et 2021 avec des perspectives de solutions limitées. Une connaissance et une familiarité avec les opérations dans la région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre, les tendances émergentes dans la région du Sahel ainsi que l’ensemble des défis et opportunités politiques et humanitaires seraient bénéfiques.

Dans une tendance mondiale difficile en matière de chaîne d’approvisionnement, le Bureau vise à recruter des experts professionnels de la chaîne d’approvisionnement et possédant une expertise dans le domaine des achats et de l’approvisionnement, capables de superviser, de coordonner et de soutenir les équipes d’approvisionnement dans toutes les opérations nationales. La fonction s’étend à la fourniture de conseils, de renforcement des capacités, d’encadrement et d’orientation sur les questions politiques et opérationnelles pour assurer la conformité avec l’approvisionnement du HCR, la gestion des contrats, l’assistance en espèces, l’approvisionnement des partenaires, ainsi que le soutien à la planification de l’approvisionnement, la mise en œuvre, les rapports et les statistiques.

Le titulaire de ce poste conseillera et examinera les aspects d’approvisionnement/d’approvisionnement de la fonction d’approvisionnement. Le travail nécessite également un bon niveau d’outils de gestion des risques, une excellente expertise en matière d’approvisionnement pour intégrer les principes d’approvisionnement des Nations Unies ainsi que les politiques internes du HCR dans toute la région. En outre, il / elle conseillera les opérations nationales sur la manière de créer / maintenir une infrastructure de chaîne d’approvisionnement suffisamment robuste et flexible pour répondre aux besoins de l’opération et qui permet des réponses d’urgence en temps opportun, ainsi que des partenaires efficaces pour soutenir les activités d’approvisionnement.

En outre, le titulaire fera partie de l’équipe d’examen du Comité régional des marchés pour approuver les cas à un seuil plus élevé que le Comité local des marchés.

Le titulaire du poste est censé effectuer des missions dans des lieux éloignés, dont certains peuvent avoir des conditions de vie et de travail difficiles ainsi que des contraintes de sécurité.

Conditions de vie et de travail :

En tant que capitale du Sénégal, Dakar abrite une population de plus d’un million de personnes. Dakar dispose d’installations médicales raisonnables, offrant des soins généraux et spécialisés conformément aux normes internationales. Dakar est classé par les Nations Unies comme un lieu d’affectation familial “A”, ce qui implique l’accès à tous les services de base et à la plupart des activités et installations de loisirs. Les conditions de vie sont confortables et les services sont disponibles.

Bien que la pratique de l’asile en Afrique de l’Ouest soit plutôt généreuse, il est évident que les environnements opérationnels et politiques de la région présentent des défis uniques (en termes de sécurité, de gouvernance et de perspectives socio-économiques) pour l’ONU en général, et le HCR en particulier. La Région abrite une variété de mécanismes de coordination politiques et des Nations Unies qui exigent beaucoup de temps pour s’assurer que le HCR reste pertinent. Parmi ces structures, notons le Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel, dirigé par un RSSG, le GNUD régional et les bureaux régionaux du PAM, de l’UNICEF, de l’OCHA, d’ONU FEMMES, de la FAO, etc. Les donateurs disposent également de plateformes régionales en Afrique de l’Ouest.

Qualifications supplémentaires

Compétences

Baccalauréat ès arts (BA) : Administration des affaires (obligatoire), Baccalauréat ès arts (BA) : Économie (obligatoire), Baccalauréat ès arts (BA) : Marketing (obligatoire), Baccalauréat ès arts (BA) : Sciences sociales (obligatoire)

Certificats

Institut des achats et des approvisionnements – Autre

Compétences

Responsabilisation, Pensée analytique, Orientation client et résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Autonomisation et renforcement de la confiance, Jugement et prise de décision, Gestion de la performance, Gestion des ressources, Sensibilisation organisationnelle, Planification et organisation, Gestion des parties prenantes, Travail d’équipe et collaboration

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Compendium

Ajouter. 3 à mars 2023 Compendium – Partie B

Informations Complémentaires

Ce poste ne nécessite pas d’habilitation fonctionnelle