Gestionnaire Administratif

• Département : Operations
• Échelon : 7
• Superviseur immédiat : Head of opérations
• Pays/lieu : Sénégal/Gambie/Guinée Bissau

Résumé du poste

Vous gérerez la fourniture de services administratifs réactifs, efficaces et efficients et coordonnerez les fonctions dans deux des domaines opérationnels suivants : ressources humaines, logistique dans la chaîne d’approvisionnement, achats pour la programmation et/ou la flotte, en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les personnes pauvres et vulnérables. Vous encouragerez la bonne gestion des ressources et la fourniture de services de qualité et garantirez qu’elles sont intégrées dans les systèmes, politiques et procédures administratives.

Responsabilités du poste 

• Planifier, coordonner, suivre et écrire des rapports sur les activités et les ressources nécessaires pour garantir la fourniture de services économiques et de qualité par les fonctions d’appui administratif. Anticiper les difficultés dans la fourniture pour garantir la continuité des services.
• Coordonner deux fonctions opérationnelles en plus des fonctions d’administration pour que les services d’appui soient de bonne qualité et fournis d’une manière efficace. Aider à répondre aux difficultés qui affectent la bonne gestion et l’utilisation optimale des biens et ressources du programme.
• S’assurer que les systèmes, processus et politiques administratifs sont alignés aux normes de l’agence et aux réglementations des bailleurs de fonds et du droit local. Recommander des changements dans les pratiques du bureau et coordonner la révision des systèmes, politiques et procédures pour contribuer à l’excellence opérationnelle.
• Superviser l’utilisation et la gestion efficaces des biens et des locaux loués du CP. Garantir la pleine conformité des achats de fournitures de bureau et des systèmes de gestion des biens. Organiser le suivi, le contrôle et les rapports d’inventaire.
• Gérer efficacement les compétences administratives et superviser. Gérer la dynamique de l’équipe et le bien-être des employés.
• Faire du coaching, adapter les plans individuels de développement et gérer la performance des employés directement supervisés
• Servir de point de contact principal et maintenir les relations avec les parties prenantes externes pertinentes (propriétaires des bâtiments, prestataires de services, etc.) pour les questions administratives qui vous sont assignées et s’assurer que les autorisations et documents nécessaires sont à jour.
• S’assurer que les employés ont accès aux informations importantes, à la formation et au matériel et équipement de sécurité pour garantir un environnement de travail sûr.
• Gérer la fourniture d’appui et de services pour les voyages et la logistique des employés et visiteurs. Gérer les activités de planification des évènements, comme la visite de délégations, les formations et les ateliers.

Formation, expérience et capacités requises

Études et expérience

• Licence en administration des entreprises ou un domaine pertinent. Un master est un plus.
• Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans des postes d’appui administratif, avec de plus en plus de responsabilités. Une expérience en gestion de bureau est un plus. Une expérience dans une ONG est un plus.
• Des diplômes supplémentaires peuvent remplacer une partie de l’expérience ; une expérience supplémentaire peut remplacer une partie des études.
• Une expérience dans les achats est un plus.
• Une expérience et des capacités en gestion du personnel propices à un environnement d’apprentissage sont un plus.
• Bonne maîtrise de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et des systèmes de gestion de l’information.
• Compétences personnelles
• Très bonnes compétences en planification, organisation et gestion du temps Capacité à avoir un bon jugement et à prendre de bonnes décisions
• Souci du service au client et bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles
• Conduite éthique et capacité à maintenir la confidentialité
• Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats
• Langue étrangère exigée/souhaitée : Français /Anglais
• Voyages nécessaires : 10%

Principales relations de travail 

Supervision :

Interne :

Externe :

• Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) : Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités. Relations de confiance
• Croissance professionnelle
• Partenariat
• Redevabilité

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

Veuillez envoyer votre candidature comprenant un CV et une lettre de motivation sur l’adresse Email indiquée au plus tard le 14 avril 2023

Objet : Admin Manager

Les procédures d’acquisition de compétences reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables des abus et de l’exploitation.

Employeur respectueux de l’égalité des chances.