UNESCO recrute un Assistant Administratif au Programme.

L’IIPE-UNESCO Dakar est le Bureau Afrique de l’Institut international de planification de l’éducation de l’UNESCO (IIPE-UNESCO). L’IIPE-UNESCO est un institut spécialisé dont le mandat est de renforcer la capacité des États membres de l’UNESCO à planifier et à gérer leurs systèmes éducatifs. L’IIPE-UNESCO Dakar est réputé pour ses analyses du secteur éducatif et aide les pays africains à élaborer des plans crédibles de développement des systèmes éducatifs dans le cadre de l’agenda 2030 pour l’éducation. Par une approche de renforcement des capacités, l’IIPE-UNESCO Dakar contribue à la production d’analyses diagnostiques, de plans sectoriels et d’outils pédagogiques qui contribuent à des politiques éducatives plus pertinentes et durables. L’IIPE-UNESCO Dakar est également activement impliqué dans la création de connaissances pour le secteur de l’éducation en Afrique. Vous trouverez de plus amples informations sur ses activités en cliquant sur le lien suivant IIPE-UNESCO Dakar.

Sous l’autorité générale du Chef du Bureau de l’IIPE-UNESCO Dakar et sous la supervision directe du Chargé des finances et de l’administration, l’assistant.e administratif.ve appuiera principalement les équipes de Coopération Technique de l’IIPE-UNESCO Dakar. L’assistant.e administratif.ve pourra également être amené.e à apporter un appui aux autres équipes, lorsque cela s’avérera nécessaire pour assurer le bon déroulement des activités de l’équipe IIPE-UNESCO Dakar.

Tâches et responsabilités

Le/a candidat/e devra:

Fournir des services de secrétariat pour l’équipe Coopération Technique

• Organiser et participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunion.
• Rédiger et préparer les correspondances courantes, les notes de service et les rapports non substantiels (Français et Anglais).
• Assurer au besoin la traduction divers textes (correspondances, courriers, documents brefs, présentations PowerPoint) en anglais ou en français.
• Maintenir un répertoire des noms et contacts de tous les partenaires.
• Appuyer la communication avec les partenaires, participants aux ateliers, etc.
• Organiser le système de classement et le tenir à jour régulièrement.

Organiser les voyages en mission pour les équipes Coopération Technique en lien avec l’administration :

• Assister les voyageurs dans toutes les démarches nécessaires en lien avec leurs voyages. Cela inclus de manière non exhaustive :
• Etablir des plans de voyage, réservation des billets d’avion, visas, Security Clearance, d’hôtel, transferts, calcul des DSA, appui à la communication avec l’agence de voyage, etc.
• Informe et coopère avec les bureaux de l’UNESCO, les commissions nationales, les délégations permanentes, les agences des Nations Unies pour le bon déroulement des missions.
• Faire le suivi de la soumission des rapports de mission et des claims de mission des membres de l’équipe.

Organiser les événements (ateliers, regroupements de formation, rencontres, etc.)

• Appuyer la préparation des documents et supports techniques tels que les notes d’information, programmes, invitations, supports documentaires, gestion des aspects liés aux hôtels, contrats de prestataires.
• Assurer la prise en charge des participants : réservation des fonds, achats des billets d’avions, appui à l’obtention de visa, à l’identification et à la réservation d’hébergement, navette depuis/vers l’aéroport, paiement des perdiems, etc.
• En cas d’événement en ligne, gérer les sessions en créant le lien d’invitation, ajouter des interprètes à la réunion, assister les sessions en enregistrant, en réalisant des sondages, en partageant des documents, etc.
• Etablir les contrats, appuyer l’organisation de la logistique ainsi que le déroulement de l’événement.

Apporter un appui pour les achats des biens et services :

• Assurer la préparation les bons de commande et des contrats, suivre l’état des demandes et maintenir le contact avec les fournisseurs.
• Appuyer la préparation des dossiers d’établissement des contrats de consultants, des interprètes, des traducteurs, entreprises en s’assurant de l’exigence et de l’exhaustivité de documents justificatifs.
• Fournir un soutien logistique aux consultants le cas échéant.

Maintenir l’intégrité financière de l’Unité Administrative et du bureau.

• Faire le suivi de l’exécution des contrats de l’équipe et notifier les membres du personnel concernés des échéances à venir.
• Effectuer le traitement des demandes de paiement et suivi de la mise en place rapide des paiements.

Apporter un appui aux autres équipes, lorsque cela s’avérera nécessaire pour assurer le bon déroulement des activités de l’équipe IIPE-UNESCO Dakar.

Qualifications

Education

Etudes secondaires, générales, techniques ou professionnel complétées.

Expérience

Un minimum de 5 années d’expérience dans le domaine des services administratifs ou dans un domaine équivalent, de préférence au sein d’une organisation internationale.

Aptitudes et compétences

• Excellent sens de l’organisation et forte volonté d’obtenir des résultats.
• Capacité à assurer l’achèvement d’un travail de haute qualité dans les délais impartis.
• Capacité à travailler en équipe, dans un esprit de collégialité et de soutien mutuel.
• Capacité à travailler avec des personnes issues de milieux culturels différents.
• Flexibilité et adaptabilité, la charge de travail pouvant fluctuer.
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office et des systèmes de vidéoconférence, tels que Zoom et
• Microsoft Teams avec une aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
• Excellentes compétences en matière de communication.

Langues

Excellente maitrise du français ou de l’anglais et bonne connaissance de l’autre langue.

Formation

Diplôme universitaire ou certification en administration des affaires est souhaité.

Date limite: 14 Mars 2024.