Description de l’offre

Procurement Assistant
FHI 360
Dakar (Senegal)
Grade: Unspecified
Occupations: Procurement, Supply and Logistics

JOB DESCRIPTION
Position: Procurement Assistant (Agent assistant d’achat)
Département: Finance/Administratif
Type de poste : National CDD

Contexte
Family Health International (FHI 360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste de Procurement Assistant, pour le projet EpiC Sénégal.
EpiC est un projet mondial de cinq ans financé par le Plan d’urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR) et l’Agence américaine pour le développement international (USAID). Le projet fournit une assistance technique stratégique (TA) et une prestation de services directe pour surmonter les obstacles à 95-95-95 et promouvoir une gestion autonome des programmes nationaux de lutte contre le VIH en améliorant le dépistage des cas de VIH, la prévention, les programmes de traitement et la charge virale (CV) suppression parmi les populations clés (PC) et les populations prioritaires (PP). Au Sénégal, EpiC travaillera dans plusieurs régions pour fournir des services liés au VIH parmi les PC et les PP au Sénégal et renforcera les capacités des organisations locales et communautaires de PC et travaillera en étroite collaboration avec les structures de santé, le gouvernement sénégalais et les principales parties prenantes pour fournir des services VIH adaptés.

DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la Supervision du Manageur de Finance (FHI 360 Senegal) et la Directrice de Finance, le Procurement Assistant aura pour mission de soutenir les processus d’approvisionnement du bureau du projet EpiC au Sénégal sous l’assistance du Procurement Officer de FHI 360 Sénégal. Il / elle travaillera en étroite collaboration avec les équipes des programmes et des finances basées au Sénégal et au siège dans tous les aspects de la gestion des achats pour assurer le bon fonctionnement et la mise en œuvre du programme. Il / elle collaborera étroitement avec l’équipe des programmes et des finances pour l’achat de fournitures de bureau et programmatiques, d’équipements et d’autres demandes d’achat.

PRINCIPALES RESPONSABILITES :
• Coordonner la gestion des agents en respectant les procédures du bailleur et de FHI 360.
• S’assurer du respect strict du cycle complet de la procédure d’achats.
• Préparer, maintenir et examiner les dossiers d’achat, les rapports et les listes de prix de tous les départements
• Contacter les fournisseurs pour planifier ou accélérer les livraisons, résoudre les pénuries, les livraisons oubliées ou tardives, s’assurer que les conditions contractuelles et les besoins de l’entreprise sont satisfaits
• Comparer les prix, les spécifications et les dates de livraison afin de déterminer la meilleure offre parmi les fournisseurs
• Maintenir la documentation des bons de commande et vérifier les factures avec la comptabilité pour le paiement
• Aider à l’élaboration et à la révision des procédures et politiques opérationnelles en rapport avec l’approvisionnement
• S’assurer que le processus d’achat a été respecté du besoin jusqu’au paiement et donner son accord au Department de finance pour paiement.
• Aider à la formation et à l’élaboration de politiques et de procédures pour le personnel et les domaines fonctionnels ;
• Participer à l’évaluation préalable des bénéficiaires potentiels, en particulier à l’examen des procédures financières, comptables et administratives pour le contrôle des fonds et des dépenses, y compris les rapports et les autorisations appropriés
• S’assurer de la conformité totale avec les politiques d’achat de l’entreprise et les règlements applicables de l’USAID;
• Effectuer d’autres tâches assignées.

Exigences minimales:
• Licence en administration des affaires, en gestion des achats, ou de la chaîne d’approvisionnement, du secteur public ou d’un domaine connexe.
• Au moins trois ans d’expérience dans la gestion des Achats, de préférence pour des projets de développement financés par des bailleurs de fonds
• Connaissance démontrée du processus de gestion des Achats et des règlements des bailleurs
• Connaissance des processus d’approvisionnement
• Capacité de travailler avec un personnel et des partenaires culturellement et géographiquement diversifiés
• Excellentes compétences en communication et en rédaction de rapports
• Aptitude démontrée à travailler à la fois en équipe et de manière indépendante
• Leadership, polyvalence et intégrité démontrés
• Compétence professionnelle à l’oral, à la lecture et à l’écrit français obligatoire, compétence en anglais aussi préférée.

CONDITIONS DE VOYAGE :
• 5-10% voyages domestiques.
Le poste sera basé au bureau de FHI 360 à Dakar, au Sénégal. La préférence va aux ressortissants sénégalais et aux candidats basés au Sénégal.
This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employerwhereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance.
Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.