Consortium Jeunesse Sénégal recrute un Stagiaire Ops/Achats

Unité Organisationnelle : Consortium Jeunesse Sénégal – Bureau Exécutif

Lieu d’affectation : Yaakaar Youth Hub, Ouest-Foire, Dakar

Département d’affectation : Opérations – Service Achats et Logistique

Type de contrat : Stage

Durée estimée : 3 mois renouvelables – temps plein

Rattachement hiérarchique

Sous la responsabilité directe de : Chargée des Achats et de la Logistique

• Collaboration interne avec : équipes Programme, Communication et Opérations
• Collaboration externe avec : fournisseurs et prestataires

Contexte organisationnel

Le Consortium Jeunesse Sénégal (CJS) est une association de jeunes innovateurs sociaux, d’entrepreneurs, d’investisseurs, de décideurs, et de chercheurs entre autres. Sa mission est d’oeuvrer à structurer, renforcer et mettre en réseau les organisations locales de jeunes avec les acteurs clés de l’écosystème, afin qu’ils collaborent mieux, pour ensemble assurer aux jeunes les plus exclus (1) d’avoir accès à proximité ou sur internet à des informations utiles et fiables, à des opportunités d’apprentissages ou d’emplois, ainsi qu’à des services administratif et judiciaire transparents, justes et efficaces ; (2) d’acquérir les bonnes pratiques et les outils pour s’insérer dans le monde professionnel et travailler ; (3) d’obtenir ou de se créer un travail décent dans lequel ils seront protégés contre les traitements abusifs et grâce auquel ils pourront prospérer.

Dans cette perspective, le CJS a lancé le programme Yaakaar qui vise à avancer l’autonomisation et la participation citoyenne des jeunes.

Le programme de stages du CJS ouvre ses portes à des étudiant.e.s et jeunes professionnel.le.s talentueux-ses, leur permettant ainsi de découvrir de manière concrète les différentes missions du Consortium. Ces dernières, couvrant des domaines aussi variés que la communication, le plaidoyer, la gestion de projets et programmes, les ressources humaines, la logistique, les finances, etc, offrent une palette diversifiée d’expériences. L’attribution des stages au CJS dépend des accords et partenariats conclus, de la disponibilité de missions stimulantes, ainsi que des besoins et capacités des unités/départements à encadrer les stagiaires.

Contexte et portée du stage

La fonction achats et logistique est au cœur des opérations de terrain du CJS. La capacité à obtenir efficacement les biens et services nécessaires pour mener à bien les projets et activités du Consortium est essentielle pour atteindre les objectifs fixés et répondre aux besoins des jeunes. La chaîne d’approvisionnement doit être en mesure de répondre rapidement aux besoins des programmes et des opérations en assurant les meilleures pratiques et le respect des normes et procédures, notamment celles émanant des bailleurs (AFD, Ambassade de France, MCF…) avec une documentation de qualité.

Dans le cadre de la mise en œuvre de sa politique de stage et d’une préparation à l’insertion professionnelle dans le domaine d’intervention, le (la) stagiaire Achats a pour attribution principale d’assister la Chargée des Achats et de la Logistique dans la mise en place d’un service compréhensif, cadré et fluide en vue d’appuyer efficacement les différentes équipes Programme, Communication et Opérations dans la mise en œuvre des projets du CJS.

Au cours de sa mission, le – la stagiaire apprendra à travailler avec une équipe multidisciplinaire, comprenant des membres de différentes unités de l’organisation, afin de coordonner efficacement les activités d’achat avec les autres départements impliqués dans la mise en œuvre des projets.

Rôles et attributions spécifiques

Assistance aux achats :

conformément au manuel de procédures, au plan de travail annuel, aux budgets et au plan de passation des marchés :

• Travailler en étroite collaboration avec les équipes programmes et support afin d’anticiper, identifier, recueillir et traiter les besoins en approvisionnement dans les temps ;
• Supporter la Chargée des Achats dans l’organisation de sessions de formation et de sensibilisation des parties prenantes ;
• Assurer le bon déroulement du processus d’achat , en vérifiant que les demandes d’achats sont validées, les spécifications et termes de référence fournis pour l’acquisition des biens, services ou travaux sont bien spécifiés techniquement, et obtenir des clarifications si nécessaire ;
• Participer à la sélection des fournisseurs potentiels, procéder aux demandes de devis, négociation des prix, conditions de paiement et délais de livraison avec les fournisseurs ;
• Comparer les prix et les conditions afin d’optimiser les décisions d’achat ;
• Contribuer à l’établissement des bons de commande, la réception des commandes dans les délais impartis et la vérification de leur conformité aux spécifications requises (quantitatif, qualitatif, contrefaçons, etc.) ;
• Assurer la distribution des commandes aux demandeurs ;
• Veiller sur la présence de tous les documents liés à la procédure d’achat, afin de déclencher le paiement des fournisseurs et consultants au niveau de la comptabilité ;
• Effectuer régulièrement un reporting sur les tâches restantes, les tâches accomplies et les éventuels problèmes rencontrés.

Gestion des partenaires et fournisseurs

• Etablir et maintenir des relations de travail éthiques et professionnelles avec les fournisseurs ;
• Actualiser la base de données des fournisseurs ;
• Mettre à jour la liste des prix ;
• Rester informé.e des conditions actuelles du marché local.

Gestion des actifs et véhicules

• Fournir un support avec l’aval de la Chargée des Achats, et en collaboration avec l’Assistante Administrative et Opérations et la Chargée d’Animation et de Gestion d’Espace, sur tous les petits travaux de maçonnerie, plomberie, électricité, installation, réparation des équipements techniques etc., dans les différents locaux du CJS à Dakar ;
• Assurer la disponibilité des fournitures de bureau et l’entretien approprié des actifs ;
• Organiser le planning des mouvements véhicules de la semaine en fonction des besoins, en accord avec la
• Chargée des Achats et de la Logistique et le chauffeur coursier ;
• Effectuer le suivi de la consommation de carburant, de la maintenance et de la réparation des véhicules, ainsi que de la présence des outils, équipement et documents à jour dans les véhicules.

Les tâches et attributions énumérées dans les TDR / JD ne sont pas exhaustives et peuvent être ajustées en fonction des attentes opérationnelles, mais resteront conformes à l’objectif général du rôle.

Résultats attendus

Au terme du stage, les résultats suivants devront être effectifs :

Le – la stagiaire assure une utilisation de rendement courant des modules de la suite Odoo dans leurs applications aux domaines de la gestion des achats suivant les procédures du CJS ;
L’acquisition rapide ainsi que le développement des capacités effectives, dans leur mise en œuvre efficace, des procédures du CJS dans le domaine spécifique des achats et de logistique ;
La rédaction d’un rapport de stage restituant à toutes les étapes les acquis professionnels, savoir-faire, l’analyse des procédures, systèmes et leur mise en œuvre.

Supervision et coaching

Le – la stagiaire œuvrera sous la supervision directe de la Chargée des Achats et de la Logistique et collaborera étroitement avec ses collègues des autres sections, en fonction des tâches qui lui seront confiées.

Une intégration complète au sein du CJS lui sera proposée, incluant une initiation au mandat de l’organisation ainsi qu’à ses valeurs et principes. De plus, un encadrement approfondi sera assuré par le superviseur tout au long du stage, couvrant les aspects techniques, méthodologiques et éthiques du travail.

En collaboration avec le superviseur, le – la stagiaire établira un Plan de Travail détaillé comprenant des objectifs clairs visant à contribuer directement à la réalisation des missions du service Achats.

Au terme du stage, le – la stagiaire devrait être satisfait.e des compétences acquises et du rôle joué dans le sens de la vision et des missions du CJS. Une évaluation du Plan de Travail sera également effectuée à la fin de la période de stage.

Qualifications, compétences et aptitudes

Attendu :

• Licence/Formation de niveau Bac +3 spécialisée en achat, logistique, économie, gestion ou tous autres domaines pertinents ;
• compréhension des procédures de la chaîne d’approvisionnement ;
• Maîtrise des outils digitaux de collaboration (pack Office, Suite Google, slack, etc.) ;
• Solides compétences analytiques et de négociation ;
• Bonne capacité de collecte, de traitement et de synthèse de l’information ;
• Capacités organisationnelles, de planification et d’autonomie ;
• Rigueur, réactivité et dynamisme ;
• Aptitude au travail en équipe multidisciplinaire et multiculturelle ;
• Bonne capacité à travailler sous pression ;
• Adhésion aux valeurs du CJS.

Souhaitable :

• une expérience d’au moins six mois en achats, logistique, gestion ou tous autres domaines pertinents ;
• Expérience d’utilisation d’un progiciel de gestion sur des modules achats (Odoo…) ;
• première expérience dans les processus de marché et/ou dans une ONG ou association ;
• connaissance de la réglementation nationale en matière de passation des marchés ;
• connaissance des procédures des bailleurs de fonds, particulièrement des directives pour la passation des marchés de l’Agence Française de Développement dans les Etats étrangers.

Comment postuler

• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation deux (2) pages maximum

Envoyer votre candidature à l’adresse [email protected] avec comme objet “Stagiaire OPS/Achats”.

Les envois sans mention de cette référence ne seront pas considérés.

Date de clôture des candidatures : 19 août 2024.

Le CJS s’engage à inclure chacune et chacun, indépendamment de sa race/ethnicité, de son âge, de son handicap, de son identité de genre, de sa religion, de sa nationalité, de son origine socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle. Le CJS s’engage à proposer des aménagements raisonnables pour les personnes en situation de handicap (outils, déplacements, etc.).

Le CJS applique par ailleurs une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec ses valeurs, notamment les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes.