PNUD recrute un Associé au Programme – Administrateur.

Arrière-plan

L’associé de programme travaillera sous l’autorité générale du représentant régional de l’ONUDC, sous la direction technique directe du coordonnateur du projet TPB et en étroite collaboration avec l’équipe TPB du bureau extérieur et du siège et de l’unité administrative et financière. L’associé de programme sera responsable de toutes les tâches administratives et logistiques ainsi que de certaines missions de fond liées au projet.

Devoirs et responsabilités

Soutien à la gestion du programme

• Gérer les tâches administratives globales, les opérations et les exigences organisationnelles du programme ;
• Accompagner les membres du personnel du TPB, les experts/consultants nationaux et internationaux dans la préparation de leurs missions et pour toutes les questions administratives et logistiques y afférentes (communication, contrats, agenda, visas, réservations d’hôtel, etc.) ;
• Soutenir l’organisation de consultations/réunions/ateliers/événements nationaux et régionaux en Afrique de l’Ouest et du Centre, y compris les arrangements administratifs et de voyage des participants, la rédaction des estimations budgétaires, la négociation et la sécurisation des lieux de réunion, l’organisation des réunions et la préparation des documents de réunion ;
• Rédiger les correspondances entrantes et sortantes, les archives de section et les ressources documentaires ;
• Participer à la collecte et à la diffusion des services, lignes directrices, publications et documentations TPB en Afrique de l’Ouest et du Centre ;
• Maintenir des systèmes de classement de documents efficaces ;
• Établir et mettre à jour régulièrement les inventaires des actifs, la liste de diffusion et les coordonnées complètes des principales institutions et personnes ressources, des acteurs nationaux et régionaux en Afrique de l’Ouest et du Centre ;
• Tenir l’agenda de l’équipe, organiser les rendez-vous, les réunions et les missions ;

• Maintenir les activités de manière proactive/Assurer le soutien de l’équipe pendant que les autres membres du personnel du projet sont en mission ou en congé ;
• Toute autre tâche selon les besoins.

Gestion administrative et financière

• Soutenir les processus de reporting et de suivi des projets de fond et financiers, y compris la révision des projets et du budget ;
• Au besoin, aider à élaborer les budgets des projets et les propositions de financement ;
• Examiner les rapports financiers ;
• Entreprendre les dispositions en matière de passation des marchés et de financement en coordination avec l’Unité administrative et financière ;
• Effectuer la vérification budgétaire des réquisitions, des bons de commande et des TO ;
• Aider au recrutement des consultants nationaux et faire le suivi nécessaire en étroite collaboration avec la Cellule administrative et financière, pour leurs paiements ;
• Toute autre tâche selon les besoins.

Compétences

Planification et organisation :

Capacité à élaborer des objectifs clairs conformément aux stratégies convenues ;

Identifier les tâches et activités qui doivent être traitées en priorité ;

Ajuster les priorités si nécessaire ; allouer le temps et les ressources appropriés à l’accomplissement des tâches ; Anticiper les risques et adopter des mesures correctives au cours de la planification et de l’exécution des activités ;

Utiliser le temps de manière efficace.

Travail en équipe:

Capacité à travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation, solliciter des commentaires en valorisant véritablement les nouvelles idées et l’expertise ;

Volonté d’apprendre des autres; placer l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutenir et agir conformément aux décisions finales du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ;

Partager le mérite des réalisations de l’équipe et accepter la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe ; capacité à travailler avec une petite équipe de professionnels ;

Approche flexible et volonté de contribuer à diverses autres tâches.

Communication:

Très bonnes compétences en communication, y compris la capacité de rédiger des politiques, des études et des communications avec divers interlocuteurs et d’articuler des idées de manière claire et concise ; Capacité à écouter les autres, à interpréter correctement les messages des autres et à y répondre de manière appropriée ; faire preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tenir les gens informés.

Compétences et expérience requises

Éducation:

Diplôme universitaire en gestion, gestion de projet, administration publique ou tout domaine pertinent ;

Expérience:

Minimum de 5 années d’expérience en gestion de programme, avec de solides compétences en rédaction de documents (lettres, rapports, etc.), une connaissance approfondie de la comptabilité et du budget ; développement et contribution à la gestion de projet;

Maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et Internet ;

Excellentes compétences en matière de présentation et de communication écrite et verbale ;

Habitude de travail organisée et structurée avec une compréhension de la priorisation ;

Expérience de travail pratique dans l’administration et la gestion financière des Nations Unies, un atout ;

Une expérience professionnelle pratique de l’utilisation d’UMOJA est un atout.

Langues :

Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français.