La GIZ recrute un Assistant Junior Logistique et Moyens Généraux.

Contexte

Le Hub Gouvernance, composé de 3 projets a été établi entre l’Allemagne et le Sénégal dans le cadre de l’initiative « Compact with Africa » du G20 en 2017.

Cette synergie de projets vise à rendre le contexte plus favorable à l’engagement du secteur privé et au développement économique durable et, par-là, faciliter la création de nouveaux emplois et revenus pour la population jeune.

Il est basé sur une matrice de réformes qui assure le suivi des efforts de réforme du Sénégal et des contributions correspondantes de la Coopération au développement allemande.

Dans ce cadre, la GIZ est responsable de la mise en oeuvre de trois projets de coopération technique à partir de juin 2020 : (1) Appui à l’amélioration du droit foncier et de la gestion foncière ; (2) Appui au droit et à l’administration du travail ; (3) Renforcement d’une administration tournée vers l’avenir pour un développement durable au Sénégal.

Les projets du Hub Gouvernance sont en train de constituer leurs équipes techniques et administratives. Dans ce contexte, la GIZ recherche un∙e Assistant(e) junior en logistique et moyens généraux pour le Hub de Dakar selon les descriptions de poste ci-dessous.

Domaine de responsabilité et attributions

Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable :

• Gérer les stocks et les inventaires
• Appui à la gestion Technique des bâtiments et infrastructures ;
• Appui à la bonne tenue des ateliers ;
• Assurer un archivage conforme des documents selon les règles P+R
• Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

Attributions

Logistique – Moyens généraux

• S’assurer du placement des équipements de formation aux activités du programme (telles que les réunions, les ateliers, etc.) ;
• S’assurer que les équipements nécessaires comme vidéo projecteur, matériel de formation (ZOPP, flip charts, cartes méta plan,
• marqueurs, petites fournitures de bureau, etc.) sont en place. Archivage
• Classer et archiver de façon accessible et selon les règles toute la documentation relative au charroi, stock et inventaire et veiller à la mise à jour de cette documentation chaque trimestre ; Veiller au bon étiquetage des classeurs dans l’archive ;
• Mettre l’archive toujours à jour.

Gestion du parc informatique

• Superviser la sécurité physique du matériel et l’utilisation des moyens informatiques Améliorer l’efficacité dans l’utilisation des moyens informatiques
• Sensibiliser et former les utilisateurs à l’utilisation des moyens informatiques
• Résoudre les problèmes courants de l’utilisateurs

Gestion des stocks et de l’inventaire

• Enregistrer les entrées de matériel dans le stock et en contrôler les sorties ;
• Effectuer l’inventaire du matériel une fois par mois ;
• S’assurer que tous les biens sont étiquetés et répertoriés ;
• A l’aide du logiciel « ONSITE » gérer l’inventaire des projets du Hub selon les principes P+R ;
• Maintenir l’inventaire à jour et dans les règles de la GIZ en vue du contrôle interne annuel ; Faire un rapport trimestriel sur l’état des matériels de modération à la Responsable Administration et Finances en vue de programmer un déclassement et remplacement des matériels endommagés.
• Assure la gestion physique et appui la gestion administrative des phases de « remise » (don aux bénéficiaires), de transfert ou de mise hors service du bien ;
• S’assure que chaque mouvement est traçable et est documenté selon les principes de la GIZ. Il s’assure que la documentation est conforme avant chaque remise.

Gestion du Stock magasin

• Basé sur la situation des stocks, dresser la liste des besoins mensuels.
• Gère l’approvisionnement des stocks de matériel (fourniture de bureau, fourniture de modération, eau, etc.) et fournit la liste des besoins pour validation par le Responsable Unité ;
• Assure le suivi des entrées et sorties du stock des fournitures de bureau et du matériel de modération, ainsi que de l’eau et du petit matériel pour les séminaires et réunions ;
• Contrôle les bons de livraison et accuse réception pour les marchandises reçues ;
• Informe le Responsable Unité et prépare les demandes de réapprovisionnement ;
• Soumet un rapport mensuel de l’état du stock, des entrées et des sorties au Responsable Unité, au plus tard le 10 du prochain mois.

Archivage

• Classer et archiver de façon accessible et selon les règles toute la documentation relative aux stock et inventaires et veiller à la mise à jour de cette documentation chaque trimestre ;
• Veiller au bon étiquetage des classeurs dans l’archive ;

Autres attributions – Moyens généraux

• Appui à la gestion de l’infrastructure (internet, téléphone, électricité, etc.) technique et le parc informatique ;
• Aide à assurer l’hygiène et l’aspect propre des installations avec le chargé de la logistique ;
• Appuyer les Responsables des Projets et le Responsable logistique dans toutes les décisions, échanges et conseils qu’ils doivent faire par rapport aux décisions touchant les aspects logistiques ;
• Prendre activement part à ces réunions, ateliers etc. du Hub ;
• Assumer des tâches transversales et tout autre travail sur demande de son supérieur hiérarchique.

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification

• Licence en sciences de gestion ou logistique/diplôme de fin d’études en gestion des entreprises, brevet professionnel d’études commerciales reconnu

Expérience professionnelle

• Au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste dans les domaines de la logistique (obligatoire)

Autres connaissances/compétences

• Excellentes connaissances en gestion d’inventaire et parc véhicules, de la gestion des installations et de l’appui logistique
• Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
• Intégrité et sens de responsabilité pour le bien être des collègues
• Capacité d’allier autonomie et esprit d’équipe
• Sens de l’organisation et de la priorisation de tâches dans son travail
• Capacité de rester performant·e sous pression et dans le respect de délais prescrits
• Maîtrise du français à l’oral et l’écrit et de bonnes notions en Anglais
• Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.

Dossier de candidature 

• Une lettre de motivation
• Un curriculum détaillé format européen
• Trois références professionnelles

Date limite des dépôts de candidature :

Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le 25.12.2022 à l’adresse suivante : [email protected] avec pour objet « NOM – PRENOM Recrutement Assistant Junior Logistique et moyens généraux »
NB : Seul∙e∙s les candidat∙e∙s présélectionné∙e∙s seront contacté∙e∙s pour la suite de la procédure