Les bureaux régionaux VNU (RO) assurent la supervision et l’orientation stratégique des unités de terrain VNU dans leurs affectations géographiques respectives et sont principalement responsables du placement des Volontaires des Nations Unies mobilisés pour les agences, fonds et programmes des Nations Unies axés sur la paix, le développement et les besoins humanitaires. . En outre, les bureaux régionaux représentent et positionnent stratégiquement le programme VNU et rapprochent les services et les solutions du programme VNU de ses partenaires des gouvernements, des entités des Nations Unies, de la société civile et du secteur privé. Les bureaux régionaux soutiennent également la prestation de l’offre de services consultatifs du programme VNU sur la promotion du volontariat conformément au cadre stratégique du programme VNU. 

Objectif du poste 

Relevant du gestionnaire du bureau régional, l’adjoint administratif fournit des services administratifs et logistiques au bureau régional, y compris une assistance à ses unités de gestion (UG), au besoin. Il / elle entretient des relations de travail étroites avec les clients de la région, les bureaux régionaux du PNUD ainsi qu’avec les bureaux de pays du PNUD et le personnel des agences des Nations Unies, et les unités compétentes du siège du programme VNU pour la fourniture de services administratifs et logistiques, l’administration financière et la coordination. Il / elle assume des tâches opérationnelles supplémentaires assignées par le responsable régional pour soutenir la mise en œuvre des activités du programme VNU dans la région sous la direction générale du cadre stratégique de l’organisation. 

Prestation de services financiers, administratifs et logistiques 

• Fournir des services administratifs, financiers et opérationnels au Bureau régional conformément aux systèmes de l’organisation et aux règles et procédures pertinentes ; 
• Établir des charges à payer et maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s’assurer que les paiements du RO traités sont appariés et effectués, que les transactions sont correctement enregistrées et affichées dans le système ERP et que les demandes de remboursement de frais de voyage sont dûment traitées ; 
• S’assurer que les dépenses sont conformes au plan comptable autorisé (segments Quantum GL/PPM). Surveiller les transactions inhabituelles liées aux factures / bons de commande / voyages et les transmettre au siège du programme VNU (FRMS / PTAU) pour des mesures correctives ; 
• Conserver un système de classement approprié pour les dossiers financiers et les documents ; 
• Préparer la correspondance et les rapports de routine, conformément aux procédures internes standard ;  
• Soutenir le directeur régional dans la préparation, la supervision et la maintenance du budget du RO, y compris les allocations aux unités de terrain (FU) telles que le VPI, le FUMT, le budget d’apprentissage du RO d’équipement et d’autres fonds dédiés alloués au RO ; 
• Tenir à jour des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses. S’assurer que les comptes fournisseurs sont tenus à jour. Préparer des rapports axés sur le système au besoin ; 
• Assistance pour les questions de protocole, enregistrement du personnel, coordination avec les autorités locales, gestion de l’espace pour les événements spéciaux et autres questions administratives et logistiques ; 
• Organiser et préparer les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du RO et suivre le suivi, à la demande du directeur régional ; 
• Tenir à jour et classer les dossiers généraux du bureau et conserver les informations et le matériel de référence de manière à faciliter la consultation et la récupération. Recueillir et distribuer le courrier entrant et sortant, selon le cas, et maintenir un suivi précis ; 
• Agir en tant que point focal pour la gestion des absences et surveiller les congés pour le personnel du DS ; 
• Soutenir le RO dans le recrutement et autres besoins administratifs de volontaires pour les pays sans FU, comme demandé ; 
• Soutenir temporairement les FU sur les questions administratives et logistiques pendant les périodes d’absence ou de maladie des collègues respectifs au niveau FU, comme convenu avec le directeur régional. 

Organiser les achats, la gestion des actifs et les activités événementielles 

• Contribuer à l’élaboration du plan de passation des marchés de l’OR et au suivi de sa mise en œuvre ; 
• Initier et assister dans les processus d’approvisionnement en préparant les réquisitions et autres documents en vérifiant leur exhaustivité et l’autorisation/revoir le support documentaire pour s’assurer que les spécifications, les dispositions budgétaires et toutes les autres exigences sont en ordre ; assurer le suivi de la création et de l’approbation des bons de commande ; suivre et placer les reçus dans le système ERP après que les biens/services ont été reçus ou rendus et sur délégation du chef de projet ; 
• Soutenir le siège des VNU et les points focaux des actifs des bureaux régionaux et des bureaux de pays du PNUD sur la gestion des actifs, la collecte, la tenue et la consolidation des registres des actifs des VNU situés dans les bureaux régionaux et les unités de terrain pour garantir que les données du système ERP sont correctes ; 
• Agir en tant que point focal administratif et logistique pour le bureau régional des ateliers, retraites et autres événements dirigés par le RO, y compris la budgétisation financière, l’identification des fournisseurs de services, les besoins d’approvisionnement et initier l’action d’approvisionnement.  

Soutenir les processus de gestion des voyages  

• Traiter les demandes de voyage dans le système ERP (UNall/Quantum), selon les procédures pertinentes (de la demande initiale au rapport). Assurer la disponibilité du budget selon le plan comptable ainsi que le prix compétitif du fournisseur de voyage conformément aux règles et procédures applicables de l’organisation ;  
• Fournir des informations au personnel sur les voyages, y compris les droits, l’itinéraire de voyage et les réservations d’hôtel. Prendre en charge les dispositions relatives à l’habilitation de sécurité si nécessaire ; 
• Traiter les autorisations de voyage – y compris les mesures de suivi en temps opportun sur les habilitations de sécurité – et les demandes de remboursement en temps opportun et conformément aux droits de voyage du personnel, des consultants, des participants aux réunions des OR, etc., en veillant à ce que les arrangements de voyage respectent les règles et règlements du PNUD et les politiques de voyage connexes ; 
• Surveiller et suivre les demandes de voyage et les rapports de dépenses du personnel du RO et de l’UF et prendre des mesures correctives si nécessaire ;  
• Traiter les demandes de visas pour tous les voyageurs VNU, ainsi que les réservations d’hôtel et les demandes de permis de séjour et de carte d’identité diplomatique pour le personnel international. Traiter les demandes et les renouvellements de laissez-passer des Nations Unies pour le personnel des VNU. 

Promouvoir le renforcement des connaissances et le partage des connaissances dans le domaine concerné 

• Préparer des rapports synthétisant les leçons apprises et les bonnes pratiques en ce qui concerne le soutien à la coordination administrative/financière au niveau du RO ; 
• Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique ; 
• Fournir un encadrement et une formation aux autres membres du personnel qui participent aux activités de gestion du bureau. 

Les compétences de base

Atteindre les résultats : 

• Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais 

Penser de manière innovante : 

• Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, est un résolveur de problèmes pragmatique, apporte des améliorations ​ 

Apprendre en continu 

• Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires​ 

Adaptez-vous avec agilité  

• S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible 

Agir avec détermination  

• Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant 

S’engager et s’associer 

• Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives​ 

Activer la diversité et l’inclusion 

•  Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination ​ 

Compétences transversales et techniques  

Sensibilisation numérique et littératie 

• Capacité et propension à adopter rapidement de nouvelles technologies, soit en saisissant habilement leur utilisation, soit en comprenant leur impact et en donnant aux autres les moyens de les utiliser au besoin

Satisfaction client/Gestion des clients 

• Capacité à réagir en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.   
• Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.  
• Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle.  
• Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. 

Génération de connaissances 

• Capacité à rechercher et à transformer des informations en connaissances utiles, pertinentes pour le contexte ou répondant à un besoin exprimé 

Gestion des documents et archives 

• Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage 

Politique et procédures de voyage 

• Connaissance de la politique et des procédures relatives aux voyages, aptitude à interpréter la politique en matière de voyages, le Règlement du personnel, les circulaires administratives, le règlement financier et les règles relatives aux voyages 

Gestion budgétaire 

• Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l’élaboration et la gestion des budgets d’équipe 

Gestion des achats 

• La capacité d’acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d’une source externe externe 

• Éducation secondaire; 
• Un diplôme universitaire ou l’équivalent serait souhaitable, mais ce n’est pas une exigence.  
• Une certification en administration, comptabilité ou finance ou une formation administrative spécialisée est hautement souhaitable. 

• 6 ans d’expérience pertinente en services de soutien administratif; 
• Alternativement, un baccalauréat combiné à 3 ans d’expérience pertinente dans les services de soutien administratif peut être accepté; 
• Une expérience administrative antérieure avec l’ONU est un atout ; 
• Maîtrise de l’utilisation des ordinateurs et des progiciels bureautiques (ERP, MS Word, Excel, PowerPoint, etc.); 
• La connaissance des systèmes de gestion basés sur le Web est hautement souhaitable ; 
• Maîtrise de l’anglais et de la langue officielle des Nations Unies du lieu d’affectation ; 
• La maîtrise d’une autre langue officielle de l’ONU parlée dans la région respective est un atout. 

• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés;
• Le candidat retenu sera titulaire d’une lettre de nomination du PNUD ;
• Ce poste est réservé au recrutement local. Il est ouvert aux citoyens sénégalais ou titulaires d’un permis de séjour et de travail illimité pour le Sénégal.

Informations sur les candidats concernant les listes du PNUD

Remarque : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats parmi cette annonce de vacance. Nous pouvons également retenir les candidatures et considérer les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Avertissement d’arnaque

L’Organisation des Nations Unies ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Par conséquent, il vous est conseillé d’appliquer un soin particulier lors de la soumission d’informations personnelles sur le Web.

Même description de poste pour les candidats internes et externes